La minuta

Minuta.

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.

El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e información escrita que tiene destino externo), así como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación escrita en un determinado periodo y se puedan hacer consultas en función de la fecha de expedición.

La referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para contar con información que permita identificar la documentación escrita.

El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:

Minuta de la sesión de trabajo.

Lugar de la reunión (despacho del director x).

Fecha de la sesión (día, mes y año).

Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).

Objetivo de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando).

Sírvase observar el modelo No. 5 del anexo de este trabajo para un ejemplo de la minuta.

Klaudia las carateristicas internas y externas de laminuta pertenecen a los textos funcionales y los puedes sacar del libro que te llevastes de TLR 2

Ejemplo

EJEMPLO DE MINUTA

MINUTA DE ACUERDO CELEBRADO ENTRE:

Junta de Accionistas y Departamento de Compras.

Lugar: Edificio de la Empresa.

08 05 96

día mes año referencia tipo de asunto num. de hoja

Asunto Acuerdo

Autorización de compra de Se resuelve conceder un presupuesto

material especializado para por 50,000.00 iniciales para apartado

el departamento. del material, así como la aceptación de

los pagarés que sean firmados por el

jefe del departamento.

Jefe de Accionistas Gerente de Departamento

Klaudia los siguientes documentos son parte de la los textos funcionales te pueden servir chécalos y es toda la información que encontré suerte

Carta Comercial.

Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.

La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

Hay normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo.

Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:

Membrete. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta.

Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del día, mes y año en que se escribe.

Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo.

Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.

Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión.

Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.

Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.

Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente.

Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma.

Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo.

Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).

Referencias Finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta.

Memorándum.

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

Los elementos de memorándum son los siguientes:

Membrete

La palabra memorándum centrada

Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto

Fecha

Dirección

Texto

Despedida

Antefirma

Firma

Referencias finales.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.

Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.

Sírvase observar el Modelo No. 2 del anexo para ver un ejemplo de memorándum.

Circular.

La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.

Los elementos que componen a la circular son:

Membrete

La palabra circular centrada en la parte superior del papel

Número o clasificación ; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.

Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto

Fecha

Dirección; nombre

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