Proyecto de Investigación Guía

Alumno

Matrícula

Cynthia Margarita Sigala Robles

21847

Asesor

Fecha de propuesta

Rubén Araiza Hernández, ISC

09 de febrero de 2009.

1. Título

Diseño de un proceso de planeación y organización para la realización de un congreso.

2. Justificación

El mercado de congresos está emergiendo rápidamente como uno de los sectores más importantes en la industria del turismo global. Reconociendo esta tendencia, diversos recintos y centros para congresos y convenciones están siendo construidos en todo el mundo, no solo en las principales ciudades y capitales, sino también en ciudades secundarias y terciarias.  

Es por ello que en esta investigación se describe el diseño de un proceso de una planeación y organización para la realización de un congreso, especificando paso a paso la estructuración de todos los elementos y herramientas que permitan el desarrollo integral y profesional haciendo mención de las principales actividades que habrán de seguirse antes, durante y después del evento, a fin de garantizar el compromiso y éxito del mismo, minimizando los errores más frecuentes.

Al profesionalizar y especializar lo servicios en el ámbito, el área de congresos tendrá un crecimiento continuo por lo que es indispensable capacitarse, actualizarse y sobre todo desarrollar técnicas y herramientas que mantengan altos estándares de calidad y servicio al cliente.  Este mercado no solo debe convertirse en un segmento atractivo para esta importante actividad, sino que debe estar preparada para tener una participación significativa que consiga poner en valor los procesos de planeación y organización buscando responder en todo momento a las tendencias marcadas por esta actividad, y así, obtener un mayor beneficio por su derrama económica para quienes la practican.  

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3. Objetivos

3.1. Objetivo general:

Diseñar un proceso de planeación y organización para la realización de un congreso

3.2. Objetivos particulares:

3.2.1.  Describir y explicar los elementos básicos para entender en qué consiste el proceso de planeación y organización de un congreso

3.2.2. Detallar los diferentes pasos que se deben realizar antes, durante y después de un congreso

3.2.3. Enunciar la formulación del equipo de trabajo que es conveniente conformar para la realización de un congreso especificando la participación, responsabilidades, roles y obligaciones.

3.2.4. Revisar las principales actividades y acciones que habrán de seguirse para asegurar la realización del congreso con éxito

3.2.5. Determinar los requerimientos y logística de acuerdo al congreso

3.2.6.  Definir cronogramas de trabajo de acuerdo al Congreso

3.2.7.  Conocer los diferentes montajes de salones y adecuarlos tomando en cuenta el tipo de actividades a desarrollarse dentro del congreso

3.2.8. Optimizar resultados en la planeación y organización de un congreso

3.2.9. Minimizar errores más comunes tanto en la planeación como en la organización de un congreso con la formulación de planes concretos que permitan alcanzar los objetivos propuestos

3.2.10 Auxiliar en todos los aspectos necesarios para la planeación y organización de un congreso

3.2.11Orientar y lograr que se obtengan los conocimientos suficientes que permitan la adecuada planeación y organización de un congreso

4. Planteamiento del problema e hipótesis

4.1. Planteamiento(s)

4.1.1. ¿Es importante el proceso de  planeación y organización para la realización de un congreso con el fin de minimizar errores y asegurar el éxito del mismo?

4.1.2. ¿Esta investigación servirá como auxiliar para la realización de un congreso?

4.1.3. ¿Se puede optimizar la elaboración y formulación de actividades que ayuden de manera clara y concreta a la planeación y organización de un congreso?

4.2. Hipótesis

4.2.1. Es importante el proceso de planeación y organización para la realización de un congreso con el fin de minimizar errores y asegurar el éxito del mismo ya que el desarrollo de un evento exige una acertada planificación y organización a fin de alcanzar los objetivos que se propongan y los resultados sean los mejores.

4.2.2.  Esta investigación servirá como auxiliar para la realización de un congreso ya que ayuda a reconocer e identificar los elementos básicos que se deben tener en cuenta durante la planeación y organización profesional del evento especificando qué es lo que se debe hacer, quien, cómo, cuando y donde formulando estrategias y planes concretos que permitan alcanzar los objetivos

4.2.3. Es posible optimizar la elaboración y formulación de actividades que ayuden de manera clara y concreta a la planeación y organización de un congreso a través de la elaboración de cronogramas de acción que contengan todos y cada uno de los elementos necesarios a fin de que se apliquen y puedan cumplirse los objetivos propuestos.    

5. Marco teórico / conceptual / de referencia

5.1. Autor(es) y/o Teoría(s) a utilizar:

5.1.1. Carvioto Magallón, Tonatiuh.  

Origen, evolución y crecimiento de los congresos.

5.1.2. Carvioto Magallón, Tonatiuh.  

Definición y características de los congresos.

   5.1.3. Carvioto Magallón, Tonatiuh.  

Organismos de apoyo.

5.1.4. Fleitman, Jack .

Análisis histórico del evento.  

5.1.5. Fisher, John.

Características de un plan inicial

5.1.6. Nurkanovic Egea, María.

Elaboración de cronogramas de actividades

5.1.7. Carvioto Magallón, Tonatiuh.  

Montaje de auditorios y salones.

5.1.8. Fleitman, Jack.

   Comercialización y publicidad del congreso.

5.1.9. Fisher, John.

Búsqueda de Patrocinadores.

5.1.10. Ficher, John

Costos y presupuestos

5.1.11. Fleitman, Jack.

Clasificación de Comités.

5.1.2. Nurkanovic Egea, María.

Cierre del evento

5.2. Resumen del marco teórico:

5.2.1. Hace mención de los elementos teóricos e históricos, considerando los antecedentes que existen en la realización de los eventos.

5.2.2. Describe de manera clara el significado de lo que es un congreso así como sus características principales.  

5.2.3. Enfatiza la importancia de involucrar a organismos de apoyo como respaldo al evento.

5.2.4. Identifica los antecedentes históricos con el objetivo de proyectar los alcances y tener una estimación de resultados en el congreso a realizar.

5.2.5. Hace referencia a la preparación y el trabajo que hay detrás de la planeación y organización de un congreso de manera clara y eficaz.

5.2.6.  Explica la aplicación del cronograma de actividades a través de la programación y cumplimiento de cada uno de los elementos que lo conforman.

5.2.7.  Detalla cada uno de los montajes adecuados para llevar a cabo las actividades propias de cada evento dependiendo del lugar donde se realicen.

5.2.8. Menciona y explica cada una de las técnicas de comercialización que deben de utilizarse para la publicidad de un congreso a fin lograr captar el mayor mercado posible.

5.2.9. Plantea el desarrollo de nuevas formas de llegar con posibles clientes y/o empresas para lograr su aportación económica para el desarrollo y la realización del congreso.

5.2.10. Guía práctica y clara sobre cómo elaborar el costeo de todo el congreso y como presentar una propuesta al cliente.

5.2.11. Conforma el equipo de trabajo por un coordinador general y coordinadores de áreas especificas, responsables de llevar a cabo todas las funciones necesarias para la exitosa realización de un evento.

5.2.12. Explica de manera específica el modelo de informe de cierre del evento tanto para un organizador profesional de congresos como para el cliente.