Proyectos

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL MANTENIMIENTO

1.5. ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

 Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste

 Tener un producto final como resultado

 Tener un comienzo y un fin claro

 Ser responsabilidad de una sola persona

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:

 Descripción de la tarea

 Inputs o precondiciones necesarios

 Requerimientos de recursos con costes

 Tiempo estimado

Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas clave o hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:

 Proporcionar una medida del progreso del proyecto

 Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto

 Enfocar la atención sobre los resultados

En la gestión de proyectos es muy importante poder definir las tareas. Es un asunto clave para poder realizar la programación. La mejor persona para definir la tarea en un proyecto es el que la va a realizar.

1.6. MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

Se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.

Rol Descripción

R Responsible Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más habitual es que exista sólo un R; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien debe ejecutar las tareas.

A Accountable Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.

C Consulted Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).

I Informed Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.

En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de Aprobador y el de Responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).

Una RAM de alto nivel se puede graficar con el listado de todos los entregables del proyecto definidas en la EDT versus los recursos definidos en el OBS. No todos los recursos tendrán necesariamente una entrada para cada actividad. Una RAM de bajo nivel se puede utilizar para designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades específicas.

• Matriz RASCI

La matríz RASCI es una variación de la RACI. La única diferencia es la adición de un nuevo rol: el de Soporte.

Rol (inglés) Rol (español) Descripción

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