Respecto a la auditoría

FECHA: Febrero de 2013

RESPECTO A LA AUDITORÍA

No. de la auditoría: 001 de 2013

Proceso, procedimiento o actividad a auditar: Coordinación Administrativa y sus Procedimientos; Gestión Financiera y sus procedimientos; Gestión Presupuestal, Contable y Tesorería y sus procedimientos, Administración Financiero del Fondo y sus procedimientos, Gestión de Talento Humano y sus Procedimientos; Gestión de Recursos Físicos, Documentales y Tecnológicos y sus procedimientos; Coordinación Legal y sus procedimientos; Plan de Contratación, Gestión de Cartera y sus procedimientos, Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes y sus Procedimientos, Derechos de Petición y sus procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus procedimientos y Comunicaciones y sus procedimientos, SIG Producto o Servicio no conforme y Control de Documentos/Registros,

Normatividad promoción y Protección y sus procedimientos, Asuntos Concesionales y sus procedimientos, Fomento de la Industria y sus procedimientos y Vigilancia, Control Seguimiento y sus procedimientos.

Se realizarán seguimientos permanentes a los hallazgos de auditoria sus correspondientes planes de acción y cumplimientos de las acciones correctivas y planes de mejoramiento.

Fechas de la auditoría: Febrero 5 de 2013

Objetivo de la auditoría: Evaluar la eficacia, eficiencia y nivel de sostenibilidad en los aspectos financieros, operativos, de gestión, jurídicos, y de control interno, a través de los procesos y procedimientos a cargo de las diferentes áreas y sus Coordinaciones.

Alcance de la auditoría: Funcionamiento de las áreas y tareas realizadas durante el último trimestre sobre Coordinación Administrativa y sus Procedimientos; Gestión Financiera y sus procedimientos; Gestión de Talento Humano y sus Procedimientos; Gestión de Recursos Físicos, Documentales y Tecnológicos y sus procedimientos; Coordinación Legal y sus procedimientos; Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes y sus Procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus procedimientos y Comunicaciones y sus procedimientos.

RESPECTO A LA DOCUMENTACIÓN

Proceso, procedimiento o actividad a auditar: Requerimientos de los entes de control y vigilancia externos de la ANTV, Contraloría, Función Pública (DAFP), Contaduría General, etc. Seguimiento a las obligaciones de la ANTV en materia de información, requerimientos, derechos de petición y sus respuestas, canalizar la información entregada a cada entidad y su publicación cuando esta sea necesario u obligatorio. (Administración del Control Interno de la Entidad)

Criterios de la auditoría: Procedimientos de Coordinación Administrativa: Conciliación de información, Informes financieros, Transacciones de pago, Registro de información, Administración informática, PAC, Declaraciones tributarias, Caja, Caja menor, Bancos, arqueos, conciliaciones Bancarias, circularizaciones, Informes entes de control, Proyección planta de cargos, plan financiero, Proyecto de presupuesto, liquidación de presupuesto, Primeros movimientos, Expedición CDP, Expedición CRP, Cierre mensual, Cierre Anual, Traslado presupuestal, Adición presupuestal, Reducción presupuestal, Vigencias futuras,

Procedimientos Gestión de Talento Humano: Planta de Personal, Salud Ocupacional, Manual de Funciones, Vinculación, Plan de Capacitación, Liquidación Nómina, Evaluación de Desempeño, Inducción, Medición Clima Organizacional, Re inducción, Comités, programas de Bienestar.

Procedimientos de Gestión Documental: Correspondencia, Administración de Archivos.

Procedimientos de Gestión de Recursos Físicos: Administración de recursos físicos, Adquisición de bienes y servicios, Gestión ambiental interna, Reclasificación de bienes devolutivos, Baja de bienes servibles no utilizables, Toma física de inventarios bienes devolutivos, procedimientos de las áreas.

Administración de Software y Hardware. Procedimientos Coordinación Legal: Contratación Pública adquisición de bienes, Plan de Compras, contratistas ANTV, Normagrama, procedimientos de las áreas. Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes: Resolución y tratamiento de quejas y reclamos, derechos de petición, tutelas y procedimientos de las áreas.

Control Interno Disciplinario: Procedimientos del área, inventarios de procesos y resolución de conflictos.

Comunicaciones: Procedimientos del área, comunicaciones oportunas y efectivas, medios de comunicación internos y externos.

INSUMOS

Normatividad vigente, Resoluciones, Instructivos, Políticas, SIG, Plan Financiero, Plan Estratégico, Planes de acción, herramientas de Autoevaluación, Ley 80 de 1193, Plan Institucional de Gestión Ambiental, Tratamiento a no Conformidades, observaciones y recomendaciones de auditorías anteriores y todas las demás herramientas de auditoria establecidas por la ley.

RESPECTO A LOS PARTICIPANTES

Auditor Líder: Joaquín Salinas Tibabuso

Equipo Auditor: Joaquín Salinas Tibabuso y

Auditado: Coordinador Administrativo y Equipos de Trabajo; Gestión Financiera y su equipo de trabajo; Gestión de Talento Humano y su equipo de trabajo; Gestión de Recursos Físicos, Documentales y Tecnológicos y su equipo de trabajo; Coordinación Legal y su equipo de trabajo; Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes y su equipo de trabajo, Control Interno Disciplinario y su equipo de trabajo, Comunicaciones y su equipo de trabajo, Normatividad, Promoción y Protección y su equipo de trabajo, Asuntos Concesionales y su equipo de trabajo, Fomento de la Industria y su equipo de trabajo y Vigilancia, Control y Seguimiento y su equipo de trabajo.

Experto Técnico: N/A

Acompañantes: N/A

RESPECTO A LA METODOLOGÍA

Tiempos de duración de la auditoría: Nueve (10) entrevistas con una duración promedio de dos (2) horas: Coordinaciones y Equipos de trabajo.

Para cada proceso de auditoria se realizara un cronograma de actividades y tiempo de ejecución.

Método de recolección de evidencias: 1. Realizar una revisión previa de las carpetas de los Contratistas del área, hoja de vida de trabajadores oficiales, análisis de información solicitada al área y revisión y análisis de documentación adicional en sitio.

2. Preparación de la Lista de Verificación.

3. Elaboración del Plan de Auditoría.

4. Realizar Reunión de Apertura (Auditado y su Equipo de Trabajo).

5. Ejecutar la auditoría de gestión y resultados.

6. Realizar las preguntas y pruebas de cumplimiento obteniendo información a través de:

• Entrevistas con servidores públicos y contratistas.

• Observación de actividades y de las condiciones y medios de trabajo circundantes.

• Documentos tales como la política, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, manual de funciones, entre otros.

7. Registrar los hallazgos de auditoría.

8. Adelantar reuniones de seguimiento al desarrollo de la auditoría.

9. Presentación Informe Preliminar

10. Adelantar Reunión de Cierre con el Auditado y su Equipo de Trabajo.

RESPECTO A LA METODOLOGÍA

Información a incluir en el reporte: Registro del desarrollo normal de la auditoria establecido en el Manual de Control Interno, fechas de realización, personas entrevistadas, No Conformidades identificadas, observaciones, recomendaciones, debilidades, fortalezas.

Fecha esperada de entrega y distribución: El reporte o informe de auditoría será elaborado y presentado de la siguiente manera:

1. Dentro de los tres (3) días siguientes de realizada la auditoría, se hará llegar a través de memorando un Informe Preliminar para que dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo sea controvertido y/o manifestada su conformidad.

2. Un Informe Final luego de transcurrido el término anterior, realizando la entrega formal en Reunión de Cierre de auditoría.

3. El informe final se entregará al Auditado (Coordinador), y en él estará contenido los resultados de auditoría. Copia del informe se hará llegar a los dueños de los procesos que se vean comprometidos en los hallazgos y a la Dirección General en informe Gerencial.

OTROS

Confidencialidad: El Equipo Auditor garantiza a los usuarios, funcionarios y comunidad en general el comportamiento ético basado en los principios de confidencialidad y seguridad de los datos suministrados.

El Director de la ANTV se compromete a generar y estimular la participación de los servidores públicos en el cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan General de Auditoria de Gestión y Resultados, para así llevar a cabo el desarrollo del mismo.

Reuniones de Apertura y Cierre: El Coordinador de cada área se hace responsable y en todo caso deberá garantizar la asistencia de los entrevistados a estas reuniones, las cuales serán citadas oportunamente.

Tratamiento No Conformidades y/o Plan de Mejoramiento. Dentro de los (8) días hábiles siguientes a la Reunión de Cierre, el Auditado deberá presentar a Control Interno previo análisis de las causas que generaron los hallazgos, el “Formato Aplicación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Plan de mejoramiento” con el diligenciamiento que contenga las acciones correctivas y/o preventivas para subsanarlas.

JOAQUIN SALINAS TIBABUSO

Auditor Líder Auditado Asesor Control Interno

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