Responsabilidad del control de activos fijos

EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

1. ACTIVO FIJO

En términos generales, el activo fijo es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado o explotado por la empresa de naturaleza relativamente duradera y permanente.

2 SU IMPORTANCIA

En toda organización los activos son necesarios para la operación y el buen funcionamiento de la misma por los que se ve necesario el control administrativo y con table de los mismos.

En la actualidad, la administración de los activos fijos dentro de una organización es fundamental ya que representa en gran parte la inversión o patrimonio de la organización, que sin ella sería imposible operar normalmente y son de suma importancia por las depreciaciones y resguardos de cada uno de ellos.

Si la administración de los activos fijos no se le tiene el cuidado optimo, ocasionara un gran problema en la operación de todos los departamentos de la empresa.

3 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos debía recaer en el Departamento Contable, quien no respondió adecuadamente a la importancia que tiene un control de los mismos, limitándose a un registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus costos.

Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos pase a la Gerencia de Administración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables, pues con ello podrá:

 Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.

 Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio.

 Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.

4 INICIO DEL CONTROL

El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el Area Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo.

Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

5 CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES

La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. El objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.

6 CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:

a) Código de Identificación física de cada activo

b) Código de Equipo

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