SEGURIDA Y SALUD OCUPACIONAL

ELABORACIÓN, CONFORMACIÓN Y TRAMITE ANTE EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL DEL REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y EL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL

SURATEP, como Administradora de Riesgos Profesionales quiere suministrarle a las empresas afiliadas una orientación básica sobre los procedimientos a tener en cuenta en la elaboración, conformación y trámite ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (Código Sustantivo del Trabajo Artículos 349, 350, 351) y el Comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigía Ocupacional, para las empresas menores de 10 trabajadores (Resolución 2013 de 1.986) y el Decreto Ley 1295 de 1994; Pero más que un cumplimiento a la legislación es importante garantizar ambientes de trabajo seguros y productivos que sean sinónimos de salud y satisfacción para sus empleados.

A continuación se presenta la información y los anexos específicos que le servirán de guía para elaborar, conformar y tramitar la aprobación del Reglamento y el Comité o Vigía.

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

1. Diligencie y envíe, en original y dos (2) copias, el formato "Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial", colocando en los espacios vacíos la información especifica de la empresa; lo demás se debe copiar estrictamente igual. Cuando se solicita el código de actividad, colocar el número que corresponde a la clase de riesgo, según lo especificado en el Decreto 1607 de 2002. Usted puede encontrar en la página de Internet de SURATEP www.suratep.com.co/legislación dicho Decreto. Ver anexo 1 (Reglamento de Higiene y seguridad Industrial).

2. Coloque en el articulo IV la información de los factores de riesgos propios de la empresa, haciendo uso de la clasificación que aparece detallada en el anexo 2 (clasificación de los factores de riesgo según las condiciones a que pertenecen).

3. Haga firmar por el representante legal de la empresa y coloque el sello de ésta, en el caso, que exista.

4. Elabore y envíe en original y copia, la carta donde presente al Ministerio el proyecto de reglamento para que sea sometido a su aprobación; ver anexo 3 (formato guía carta presentación ante el Ministerio).

5. Envíe el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio o de la entidad competente de acuerdo con la actividad económica de la empresa.

6. Envíe copia del formato de inscripción del Comité Paritario de Salud Ocupacional, debidamente registrado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

COMITÉ PARITARIO DE SALUD CUPACIONAL

1. Elija el comité paritario de salud ocupacional o el vigía ocupacional. Tenga en cuenta que debe estar conformado por representantes del empleador y de los trabajadores. El empleador los nombrará directamente y los trabajadores lo harán mediante votación libre. Para realizar la inscripción de los candidatos usted podrá hacer uso del anexo 4 (hoja de inscripción de los candidatos al comité paritario de salud ocupacional).

2. Organice el proceso de votación y elección de los candidatos que van a representar a los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos, elegir los jurados que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de apertura de las votaciones. Para tal fin usted podrá utilizar como guía los anexos 5 (formato para votos) y 6 (acta de apertura de elecciones de los candidatos al comité paritario de salud ocupacional).

3. Realice el proceso de votación y elección de los representantes: Registre en un formato el nombre, cédula y firma de la persona que va a votar, con el fin de respaldar los datos de votación que posteriormente se obtendrán. Ver anexo 7 (Registro de votantes comité paritario de salud ocupacional). Una vez finalice la votación diligencie el acta de cierre de las votaciones, haciendo uso del anexo 8 (Acta de cierre de las votaciones para elección de los candidatos al comité paritario de salud ocupacional) y proceda a efectuar el conteo de los votos dejando constancia de ello en un formato. Ver anexo 9 (Resultados obtenidos del conteo de votos).

4. Conformado el comité preséntelo ante todo el personal de la empresa y divulgue las funciones básicas que les tocará desarrollar.

5. Diligencie y envíe una copia del acta de conformación del comité. Ver anexo 10 (Acta de conformación de comité paritario de salud ocupacional).

6. Programe en el menor tiempo posible una primera reunión para determinar los procedimientos y el plan de trabajo a desarrollar. Para programar las actividades usted podrá utilizar el anexo 11 (seguimiento a las medidas correctivas para la prevención de incidentes / accidentes de trabajo).

7. Diligencie y envíe, a más tardar a los 8 (ocho) días de constituido el comité, en original y dos (2) copias el formato de inscripción de comité paritario de salud ocupacional o vigía ocupacional. Ver anexo 12 (formato de inscripción de comité paritario de salud ocupacional o vigía ocupacional). NOTA: este anexo se presenta para que se familiaricen con él, pero la inscripción del Comité se debe hacer en el formato que entrega el Ministerio de Trabajo, con su respectivo logo. Al diligenciar este formato tenga en cuenta: En el ítem I cuando se solicita el código de actividad, colocar el número que corresponde a la clase de riesgo, según lo especificado en el Decreto 1607 de 2002. Usted puede encontrar en la página de Internet de SURATEP www.suratep.com.co/legislación dicho Decreto; en el ítem II solo debe ser llenado para empresas de menos de 10 trabajadores y en el ítem IV se debe colocar el número de la resolución de aprobación otorgado por el Ministerio de Trabajo, en caso contrario, se debe dejar el espacio vacío.

NOTAS:

• Cuando se requiera la aprobación tanto del “Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial como del Comité Paritario de Salud Ocupacional”, en forma simultanea, usted debe enviar conjuntamente toda la papelería exigida para que le sea otorgada su aprobación.

• Cuando se requiera únicamente la aprobación del “Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial”, recuerde que usted debe enviar la copia del formato de inscripción del “Comité Paritario de salud Ocupacional o Vigía Ocupacional” que ya ha sido debidamente registrado ante el Ministerio de Trabajo y de Seguridad Social.

• El Ministerio está verificando que el total de votos coincida

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