Tecnicas Administrativas

Las técnicas administrativas, un instrumento para racionalizar los

procesos de cambios. Conceptos de Planificación Estratégica

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1. Nuevas tendencias de la administración: una aproximación

Es probable que para muchos especialistas del área documentación/información, las ciencias administrativas se asocien con aquellas que facilitan la administración de la "rutina" de operación de sus unidades. O, en el mejor de los casos, con técnicas específicas para mejorar la programación de actividades o del presupuesto de su unidad de información. Independientemente de la validez de esta perspectiva de la administración, existe otra importante faceta de esta disciplina que puede suministrar instrumentos metodológicos, para abordar problemáticas de carácter más global, que pueden estar afectando el desarrollo de las unidades de información. En la presente sección de este trabajo, se quiere llamar la atención sobre una dimensión importante de las técnicas administrativas: como un instrumento para administrar la acción de cambio en una organización.

El concepto de cambio engloba las modificaciones -incluyendo creaciones, eliminaciones- en la configuración actual de cualquier sistema o estructura organizacional que es necesario efectuar, como consecuencia de las acciones tendientes a absorber una situación problema. Esta situación problema puede ser:

a) superar algún obstáculo que impide el desarrollo normal de una actividad -por ejemplo la obtención oportuna de documentos, la reducción de los costos de duplicación de los documentos, o reducir los tiempos de revisión del producto del análisis de la documentación., etc. Estas situaciones problemas pueden englobarse en la idea de problemas "operativos".

b) mejorar las comunicaciones con las autoridades o supervisores de la unidad de información, de modo de obtener un mayor apoyo o respaldo a los programas de trabajo de la unidad. En este caso podríamos hablar de problemas político/institucionales de la unidad de información.

c) aumentar las consultas y ampliar las comunidades de usuarios de los servicios de la unidad de información. En este caso estaríamos apuntando a problemas de rendimiento global de la unidad de información.

En resumen, la idea de situación de cambio comprende por una parte, una situación actual -con determinados procesos, estilos de gestión, productos finales y destinatarios-, una situación futura a la que se aspira o es necesario alcanzar -que supone cambios en los procesos, en los estilos de gestión, productos o destinatarios- y en las acciones que es necesario efectuar para transitar de una situación a otra. Los cambios que será necesario efectuar variarán igualmente entre una y otra situación: en algunos casos se concentrarán en aspectos operacionales, en otros en cuestiones político-institucionales y otros de mayor envergadura, apuntarán a modificar la "performance" global del sistema. Asimismo, el esfuerzo o envergadura de la acción de cambio será igualmente variable: desde acciones leves de corrección de la actual situación hasta acciones profundas sobre la estructura total del sistema.

Un último aspecto que es necesario destacar de la acción de cambio, se refiere al ámbito donde ésta se genera: en algunos casos, la acción de cambio responde a la necesidad de absorber una situación problema generada en el ámbito interno de la unidad de información -por ejemplo en la cadena de procesamiento- y en otros casos, son situaciones problema surgidas en el entorno de ésta, como sería por ejemplo, una reducción presupuestaria o un cambio en la localización dentro del organigrama institucional.

2. La situación de "cambio": ¿ situación permanente o coyuntura?

La literatura actual de administración tiende a acentuar una dimensión de la problemática de las organizaciones: su inserción en un medio que las obliga a enfrentar una "situación de cambio", más o menos profundo, casi como un estado permanente, a diferencia de la perspectiva habitual que asocia el cambio a situaciones especiales o excepcionales. Podría hablarse en un caso, de una percepción dinámica del entorno o medio ambiente donde se desenvuelve la unidad de información y, en otro caso, de una percepción más estática del mismo fenómeno.

La perspectiva dinámica del entorno, se expresa por ejemplo, en los cambios de prioridades e intensidades asignadas al cumplimiento de los objetivos que aparentemente "mueven" el quehacer de la institución, lo que modifica los requerimientos institucionales de información. O, en los cambios, a veces imperceptibles en el mundo de la generación de nuevos conocimientos, que condicionan igualmente la naturaleza de los servicios que puede prestar una unidad de información.

Frente a esta situación de cambio más o menos permanente, las organizaciones -o en nuestro caso una unidad de información- pueden "sufrir" pasivamente los efectos negativos o positivos que los cambios puedan provocar en la organización o, por el contrario, desarrollar los mecanismos internos para minimizar los efectos de los factores negativos y aprovechar aquellos positivos; planteado en otros términos: efectuar las acciones administrativas que permitan a la organización adecuarse o administrar la situación de cambio.

La ciencia administrativa, suministra los instrumentos técnicos y teóricos, para efectuar este proceso de racionalización de las acciones de cambio. La racionalización se puede entender como el esfuerzo de anticipación y control de la situación de cambio, a través de la identificación de los mejores medios alternativos para alcanzar los objetivos de la organización. Por oposición, se podría entender la acción no racionalizada, como aquella que está a merced de los cambios o que efectúa las acciones de adecuación a éstos, en forma no coherente, a través de reacciones no articuladas. (Ver Gráfico N° 1)

3. Una concepción sistémica de información: el sistema de información y su entorno

La aplicación de las metodologías de la planificación estratégica (PE) en el campo de la información, va a exigir un cambio de óptica acerca de la naturaleza de la unidad de información. Como puede desprenderse de los puntos anteriores, se hace necesario, en primer lugar, incorporar en la descripción de una unidad de información, el concepto de entorno o medio ambiente en que ésta se encuentra inmersa. Esta incorporación, no es un mero aditamento al concepto de unidad de información, sino que es parte constitutiva de ésta; expresado en otros términos, no es posible comprender la naturaleza de una unidad de información sin referirse, por ejemplo al medio institucional donde pertenece, a los usuarios frecuentes, a la documentación que procesan o las fuentes que sumistran los insumos. En segundo lugar, se hace necesario ampliar la descripción hacia el interior de la unidad de información: Se requiere incorporar nuevos componentes a la visión frecuente que se tiene de ésta, que sólo destaca las componentes de la cadena productiva de la unidad de información, dejando fuera otros de igual importancia. Esta visión más rica de los componentes de la unidad de información, permitirá una consecuente mejor percepción de los problemas y oportunidades de cambio.

Es muy frecuente la tendencia a percibir a la unidad de información como una entidad más bien simple, constituida por un conjunto de operaciones técnicas (concepción funcionalista) que hacen posible prestar un determinado servicio o generar un producto de información. Una concepción restringida del sistema objeto "unidad de información", limitará consecuentemente nuestras posibilidades de analizar sus problemas e introducir las modificaciones que se estime necesario efectuar en ella. Esta superación, como ya se anticipó, será un paso indispensable para intentar un ejercicio de PE de una unidad de información.

A continuación se presenta una aproximación general a una concepción sistémica de unidad de información, que permitirá posteriormente examinar los pasos metodológicos de PE en una unidad de información.

4. La unidad de información como sistema

Se presenta a continuación una concepción de la unidad de información, entendida como un sistema complejo, inserta en un medio organizacional -o entorno inmediato- y en un medio social determinado -o entorno general. Según este esquema, en el concepto de unidad de información habría que considerar los siguientes elementos: (Ver Gráfico N° 2)

en primer lugar, el entorno general al que pertenece la organización matriz de la unidad de información. En efecto, es practicamente imposible definir a una unidad de información sin indicar el medio o sector de la sociedad donde se encuentra inmersa. Así por ejemplo, se habla de "bibliotecas universitarias", "centros de documentación de institutos de investigación", "bibliotecas de ministerios", "bibliotecas de Bancos Centrales", etc. Este entorno general, aunque a veces en forma menos perceptible, va creando oportunidades para el crecimiento u obstáculos para el desarrollo de las unidades de información del respectivo sector. El caso más representativo que se puede mencionar, es el de la Biblioteca Universitaria de la década de los sesenta, que tuvo un auge acorde al desarrollo de la universidad estatal en América Latina en el mismo período. El caso contrario, podría constituirlo la biblioteca del sector público latinoamericano de los setenta/ochenta.

toda unidad de información -bajo modalidades diferentes- es parte integrante de una organización en

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