METODOLOGÍA Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA.

METODOLOGÍA Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA.

La función de organización y métodos constituye el ámbito por excelencia para la aplicación de la metodología y técnicas de investigación administrativa en la administración pública. La metodología y técnicas de investigación en organización y métodos conforman un instrumento indispensable para que las UOM sean capaces de analizar, diagnosticar las estructuras y procedimientos y el comportamiento humano en el conjunto de la administración pública.

Para plantear el problema de la situación actual, esto es, formular un diagnostico administrativo de la organización, se necesita tener un marco teórico, que en el caso de la organización, se necesita tener un marco de referencia teórico, que en el caso de organización y métodos es la modernización administrativa y la teoría de la organización, que permite delimitarlo y seleccionar las técnicas de investigación administrativa más convenientes.

Por otra parte, se requiere contar con un marco de referencia metodológica que comprenda determinados pasos por seguir de acuerdo con un modelo conceptual (véase fig. 5.1), tales pasos son los siguientes:

1) El planteamiento del problema y la determinación de las causas que lo originan.

2) Recopilación de información en organización y métodos, mediante las técnicas documentales y de campo.

3) Análisis e interpretación de la información sobre organización y métodos, con auxilio de las técnicas de investigación administrativa.

4) Presentación de soluciones del problema administrativo.

5) Aplicación de la metodología y técnicas de investigación administrativa en la formulación de manuales administrativos. Esta metodología corresponde al cuerpo de estudios y trabajos que debe realizar el analista de organización y métodos.

Figura 5.1. Modelo conceptual de la investigación administrativa.

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.

Es importante establecer que el ámbito de la metodología administrativa es más amplio y general que el de los problemas de organización como: problemas de las relaciones entre política y administración pública; de la función e influencia de la administración pública en la sociedad etc., para cuya interpretación y explicación la ciencia de la administración pública se auxilia de los métodos sociológicos, además de los propios de la administración pública como el método de casos y los métodos comparativos. Aunque prácticamente, la metodología y técnicas de investigación administrativa aplicadas en organización y métodos están encaminadas a formular el diagnostico administrativo.

Para formular el diagnostico administrativo se siguen los pasos señalados en la metodología administrativa.

Planteamiento del problema.

El primer paso para analizar y diagnosticar un organismo o sistema administrativo es definir el problema, sus dimensiones y su marco de referencia teórico-conceptual, por ejemplo del marco teórico-conceptual que proporciona la modernización administrativa y la teoría de la organización se derivan cierto tipo de estudios que pueden enmarcar en forma más concreta las actividades del analista de organización y métodos en el momento de realizar el diagnostico administrativo.

El planteamiento del problema comienza con una interrogante sobre la realidad; después se detalla la ubicación en el espacio y tiempo, la naturaleza, la extensión del problema y por último se estructura una pregunta clave y varias preguntas secundarias o complementarias.

Procedimiento para determinar las causas del problema.

Constituye propiamente la fase del análisis administrativo. En ella se buscan las causas que originan el problema de organización. Es necesario hacer una clara diferenciación entre las causas radicales y también conocer los antecedentes del problema, cuando se haya presentado antes, o si han ocurrido problemas similares y cuales soluciones se han puesto en práctica para resolverlo. Para detectar las causas que originan el problema en la organización se pueden seguir los procedimientos de estudio y análisis siguientes:

I. Un análisis planeado del funcionamiento de un organismo o sistema administrativo, que comprenda el examen completo de sus: objetivos, políticas, organización, sistemas de trabajos métodos y procedimientos, recursos humanos, materiales, financieros, etc.

El examen de la estructura orgánica actual se realiza mediante la elaboración de un organograma que delinea la función de cada unidad orgánica y su inserción en la jerarquía. Para el personal del organismo públicose debe establecer la situación exacta de cada servidor público con la indicación de las operaciones por unidad de tiempo de trabajo, el porcentaje de tiempo de cada operación y su relación con el problema de organización.

Es importante también examinar las condiciones de trabajo: medio, relaciones humanas, comunicaciones, grupos informales, etcétera. Así mismo se revisan las políticas y normas administrativas relacionadas con trabajo. Este tipo de estudios se aplica también en la creación de nuevas unidades administrativas.

II. El estudio de las funciones específicas de la administración y comunes a varias dependencias o unidades. Tal es el caso del análisis de la función de personalde compras y suministros, de contabilidad, etc.

III. El examen de un área de trabajo en especial, con el fin de considerar posibles mejoramientos en sus métodos y procedimientos. Se estudian y analizan los trámites de operación, instructivos contables, instructivos de puestos, manuales de control interno, circulaciones, reglamentos, decretos, etcétera. Se analiza el flujo de operaciones o de la documentación mediante la elaboración de diagramas de flujo, de bloque, etc., también las formas de oficina utilizadas.

Analizar en la misma forma los sistemas de comunicación, volúmenes de trabajo, información y consulta. Para el volumen de trabajo se analizan las estadísticas sobre volúmenes de trabajo y costos de operación y los documentos archivados mediante su clasificación, frecuencia de utilización y cantidad.

IV. El análisis administrativo se aplica también con el fin de utilizar en forma racional el equipo y las máquinas de oficina, para estudios de distribución del espacio o de los medios y sistemas de comunicación, para el empleo de nuevas técnicas y para mejorar el diseño o el control de formas.

En este tipo de análisis administrativo se estudia entonces la distribución geográfica de los locales y edificios; los desplazamientos del personal; el equipo de oficina en uso y la inversión efectuada; el tiempo utilizado, los tipos y frecuencia de las descomposturas; los tiempos disponibles, la eficiencia, etc.

V. Otro tipo de estudios que permitan detectar deficiencias o anomalías en la estructura o el funcionamiento de las unidades administrativas para corregirlas. El resultado de estos estudios que comprenden desde la simplificación de trámites administrativos hasta el estudio de toda la estructura de la organización de las dependencias públicas, se integra en los manuales administrativos. Para obtener esta información se requiere utilizar las técnicas de investigación apropiadas como son las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. También se requiere el análisis de las técnicas de investigación administrativa como los organogramas, diagramas de flujo, etc., cuya aplicación se trata más adelante. Esto debe seguir un verdadero proceso de investigación.

Fuentes para obtener información sobre los problemas y sus posibles casusas.

Las fuentes internas del problema son las CIDAP, las propias UOM, y las unidades de programación; el supervisor, el jefe de departamento o el encargado de un área de trabajo específico puede detectar los problemas como: retrasos de trabajo, incremento desorbitado de personal, aumento de gastos, etc.; asimismo la autoridad superior de la que dependa dan las aéreas afectadas y otras unidades como auditoría contable y contraloría.

Las fuentes externas de capacitación de los problemas pueden ser: los comités técnicos consultivos de organización y métodos y otras dependencias del sector público; las opiniones del público y de los sindicatos.

Propuestas de solución.

Una vez diagnosticado el problema del organismo o sistema administrativo y determinado sus causas o las circunstancias que lo provocaron, se está en posibilidad de proponer o sugerir opciones de solución dentro de las limitaciones en la organización.

El problema existente en el primer caso es que las soluciones del pasado no siempre se adaptan a las circunstancias actuales y en el segundo caso, que las soluciones en otro organismo no siempre se adaptan a los problemas propios del organismo o sistema administrativo que se pretende mejorar. Se deben analizar las opciones al encontrar sus ventajas y desventajas, y decidir sobre la más viable de poner en práctica.

También es necesario hacer una estimación de costos y presupuesto de los recursos humanos, financieros y materiales, requeridos para solucionar el problema.

Existe gran cantidad de técnicas que permiten

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