ARCHIVOS

Partes: 1, 2

1.

2. El archivo físico

3. Sistemas de información

4. Tipologías de archivos

5. La organización de archivos

6. El archivo desde el punto de vista legal

7. El archivo y la gestión documental

Empresa que se va a consultar: Sonora Electricidad S.A. de C.V.

Necesidad de la empresa: Esta requiere ser evaluada por un especialista, para determinar un método específico para el control de registros. La compañía ha perdido varios clientes, además se han extraviado algunos documentos que son de suma importancia para la empresa.

Objetivo de la consultoría: Poder determinar los motivos por los cuales una determinada área de la empresa esta teniendo problemas, buscar una solución óptima al problema y hacérselo saber al responsable en el momento adecuado para que se tomen medidas correctivas o preventivas dependiendo de la magnitud del problema.

Determinación del área a revisar: Administrativa

Alcance de la auditoria: Control de registros.

• Clasificación y registro de documentos.

• Descripción y ordenación de documentos.

• Instalación de documentos.

• Manual de archivo.

Procedimientos a realizar: Se pretende dar las bases al responsable para solucionar el problema, sugiriendo algún sistema contable en el cual se pueda llevar un almacenamiento virtual de información primaria de la empresa, así como determinar áreas donde se deberá guardar de forma ordenada la información física con la que cuente la empresa.

Contenido del Curso

El objetivo de este curso es la inducción de los empleados, hacia la importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa.

El curso tendrá una duración de 40 hrs., en un periodo de cuatro semanas de lunes a sábado dos horas diarias, en las cuales se abordara cada punto del contenido teórico, que a continuación se presenta:

TEMARIO

1. El archivo.

1.1. El archivo y el documento.

1.2. Soportes documentales.

1.3. Funciones del archivo.

2. El archivo físico.

2.1. El archivo físico. El edificio de archivo.

2.2. Mobiliario de archivo.

2.3. Condiciones ambientales y de seguridad.

3. Sistemas de información.

3.1. Tipos de sistemas de archivo.

3.2. Aplicación de los sistemas de archivo.

4. Tipologías de archivos.

4.1. El archivo tradicional.

4.2. Las nuevas tecnologías de archivo.

4.3. Otros tipos de archivo.

5. La organización de archivos.

5.1. Clasificación y registro de documentos.

5.2. Descripción y ordenación de documentos.

5.3. Instalación de documentos.

5.4. Manual de archivo.

6. El archivo desde el punto de vista legal.

6.1. Los archivos en la empresa.

6.2. Custodia legal de documentos.

6.3. Normativa aplicable.

7. El archivo y la gestión documental.

7.1. Fases y tratamiento del documento.

7.2. Las transferencias de documentos.

7.3. La conservación y el expurgo

A continuación se presenta los módulos a desarrollar en este curso, con el respectivo material a utilizar, consta de una presentación de "power point" para cada modulo, con sus respectivas dinámicas y evaluaciones correspondientes para el curso que se desea impartir para la empresa.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos.shtml#ixzz369u7K080

Partes: 1, 2

1. El archivo y documentación:

Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:

• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

• La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.

• Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

• Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

Concepto de documento:

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento.

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:

• En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.

• La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados;

• Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.

El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

1. Soporte Documental

Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.

Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

El término "conservación", en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservation, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservation, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman

parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.

Después de esta aclaración terminológica sobre los conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a

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