Comunicacion

En este bloque se trata de enumerar e identificar los iconos y áreas más importantes para que el usuario pueda iniciarse en la creación y edición de documentos.

Elementos de pantalla

Una vez arrancado el procesador de texto Microsoft Word, aparecerá su pantalla principal con las siguientes zonas:

Barra de Título. Si la ventana de documento se encuentra maximizada (nuestro caso), aparecerá el nombre del programa y el nombre del documento que se está visualizando. En caso de no estarlo, aparecerá sólo el nombre del programa, y en la ventana de documento, el nombre del documento.

Barra de Menú. Nos ofrece las opciones disponibles para realizar con el procesador de texto; las opciones que aparecen en gris son aquellas que no podemos utilizar.

Barra de Herramientas. Se utilizan para agilizar el trabajo al usuario del procesador de texto, mediante botones de acceso rápido a opciones de uso común (estas barras se pueden personalizar, añadiendo botones o definiendo nuevas barras). Pulsando sobre las barras de herramientas con el botón derecho del ratón, se presenta un cuadro con las barras que se pueden activar, cuyo número varía en función de la acción que se esté realizando (una " indica las que están visibles actualmente). También se puede acceder a esta lista, en el menú Ver. En la ilustración de la pantalla de Word, se pueden ver (de arriba abajo) las barras: “Estándar”, “Tablas y bordes” y “Formato”. Algunas barras (no presentes en la lista), se activan automáticamente, cuando son útiles.

Regla. Controla los márgenes y las tabulaciones en posición vertical y horizontal. Para visualizarla, habrá que seleccionar esa opción en el menú Ver.

Barras de desplazamiento. Permiten desplazarse por el documento.

Presentación del documento. Visualiza el documento activo de siete formas: Normal, Diseño en pantalla, Diseño de página, Esquema, documento maestro, pantalla completa y vista preliminar. Véase apartado 6.6 Modos de trabajo.

Línea de estado. Proporciona información sobre el documento y modo de trabajo (nos informa de la página activa, la sección actual, el nº total de páginas, así la línea y columna en la que escribimos).

El Puntero del ratón. El puntero del ratón se desplaza libremente a lo largo de la pantalla, adquiriendo distintas formas, dependiendo de donde se sitúe:

En el área del documento: indica el lugar donde se situará el nuevo punto de inserción al pulsar el botón izquierdo del ratón.

Apuntador: permite seleccionar alguna opción del menú o de la barra de herramientas.

Modos de trabajo

Word puede trabajar con el mismo documento de distintas formas. Cada una de ellas es adecuada para unas necesidades determinadas. La mayor parte de los modos disponibles, se encuentran, para su selección, en el menú “Ver”, sólo uno se encuentra en el menú “Archivo” que es el de “Vista Preliminar”. Todos los modos o presentaciones son incompatibles entre sí, lo que significa que, seleccionando uno, se anula el que hubiera escogido con anterioridad. Veamos las formas de presentar Word el documento:

MODO, VISTA O PRESENTACIÓN INDICADO PARA: CARACTERÍSTICAS

VISTA NORMAL Escribir y editar documentos de texto básicos. Es el modo por defecto tras la instalación. Se ve el formato de párrafo o fuente (tipo de letra) tal y como se imprimirá.

Los saltos de página se ven mediante una línea horizontal de puntos.

No muestra: encabezados, pies, regla, columnas, etc.

DISEÑO EN PANTALLA Optimizar el diseño, con el fin de hacer la lectura en pantalla más sencilla. El texto aparece más grande y se ajusta a la ventana del documento.

Lleva asociado otro elemento (“Mapa de documento”) que muestra un esquema con los puntos clave del documento. Se puede hacer coincidir este elemento con los otros modos de visualización.

DISEÑO DE PÁGINA Visualizar el documento tal y como aparecerá al imprimir. Por ello es la presentación más acertada para la creación de documentos con diferentes formatos, imágenes, encabezados, notas..., etc. La edición del documento se hace más lenta, dado que el programa debe mostrar todos los códigos y símbolos no imprimibles. Pueden desactivarse éstos en la barra de herramientas estándar.

Permite cambiar márgenes (reglas).

ESQUEMA Contraer o expandir documentos, simplificando así las operaciones de mover, copiar texto y reorganizar documentos extensos. Presenta una nueva barra de herramientas para operar con ella.

DOCUMENTO MAESTRO Ayudar a organizar y actualizar un documento extenso, como un informe, o un libro compuesto por varias partes separadas (subdocumentos). Poco usado.

PANTALLA COMPLETA Visualizar el documento; sin reglas, barras de herramientas ni otros elementos de pantalla. Al situar el puntero en la parte superior de la pantalla, se activa el menú general.

VISTA O PRESENTACIÓN PRELIMINAR (U OPCIÓN “PREVER”) Mostrar las páginas completas a un tamaño reducido, para poder observarlas en pantalla antes de imprimirlas. Es por ello un modo obligado de trabajo, antes de proceder a imprimir el documento; especialmente si la impresora seleccionada en la edición del documento, es distinta a la que finalmente imprime. Permite verificar los saltos de página y el aspecto global del documento.

Se pueden realizar las siguientes acciones: imprimir, modificar los márgenes, reducir el nº de páginas, modificar el zoom, etc. .

El uso de la ayuda

Word incluye diversas opciones para ayudar al usuario, veámoslas:

Asistente de Office: es un sistema nuevo de ayuda, que se basa en la participación de unos “personajes” (un clic, un gato, etc. ...). Este sistema incluye una serie de procedimientos y explicaciones paso a paso, de las tareas más importantes que se pueden realizar. Se activa por defecto en la primera sesión; en lo sucesivo se llama con F1 o seleccionando ”?"-Ayuda de Microsoft Word”. A continuación se presenta una ventana para introducir, con el teclado, el contenido de la pregunta y hacer clic en “Buscar”, seleccionando finalmente el tema que interese.

Opción “Contenido e índice” (en el menú “?”): permite visualizar automáticamente una ventana que proporciona la ayuda, clasificada en 3 fichas:

Contenido:

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