Comunicaciones interpersonales efectivas en el trabajo directivo

COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LAS ORGANIZACIONES

Un programa de éxito en las comunicaciones con los empleados se basa en el liderazgo del Director o Gerente General, quien debe estar comprometido filosófica y conductualmente con la idea de que la comunicación con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicación, su compromiso trascenderá al resto de la organización. El compromiso deberá ser con una comunicación en ambos sentidos y no sólo unilateral y de manera descendente (como sucede en muchas organizaciones ineficaces), deberá tener un énfasis en la comunicación cara a cara pero apoyándose con acciones y con todos los elementos gráficos, escritos, audiovisuales y en general no verbales que se tengan a mano. Cuando hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, la credibilidad y confianza aumentan y son el escenario, el clima perfecto, para que la comunicación eficaz y efectiva se logre.

La Comunicación Cara a Cara

Siempre que sea posible, se deberá utilizar una comunicación directa, sincera, cara a cara con los empleados. Esta forma de interacción permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentación más auténtica. Los gestos, los movimientos y postura corporales, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan información sumamente valiosa a la interacción y confirman o contradicen la comunicación verbal.

Otra de las ventajas de la comunicación cara a cara es que permite la retroalimentación inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversación, pero requiere de una buena disposición y habilidades para escuchar, comprender y emitir la acción subsecuente que sea necesaria.

Lo que se DEBE HACER:

1. Aprender a expresarse en forma apropiada.

2. Aprovechar su personalidad para ganarse la simpatía de la otra parte.

3. Usar una voz suave, amigable y cordial.

4. Expresar su punto de vista con claridad y concluir con el punto sin necesidad de repetir continuamente partes del mensaje.

5. Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga.

6. Darle a la otra parte la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir.

7. Aceptar las diferencias de opinión sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una actitud negativa hacia la otra parte.

8. Después de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, tomando la mejor determinación posible y sosténgala.

Ya sea que sus decisiones en el momento de la comunicación resulten correctas o incorrectas, aprenda a vivir con ellas y siga adelante.

Lo que NO SE DEBE HACER:

1. No ser dominante en la conversación con la otra parte.

2. No utilizar sarcasmos en el diálogo, ni adoptar una actitud cínica o altanera.

3. No utilizar jamás su poder para amenazar al interlocutor.

4. Evitar el enojo (el que se enoja pierde la discusión).

5. No utilizar palabras groseras, expresiones peyorativas u ofensivas.

6. No tomar jamás lo que se le diga como un ataque personal.

7. Tratar de no perder la calma o actuar en forma temerosa.

8. Refrenarse de adoptar una posición de la que no pueda salir adelante.

9. No perder jamás la ecuanimidad y paciencia.

Lo más importante indudablemente es el manejo de un elemento muy importante para mejorar las comunicaciones, ese componente es:

LA VOLUNTAD

Sólo queriendo y poniendo todo lo posible de nuestra parte, toda nuestra VOLUNTAD y esfuerzo, podremos comunicarnos mejor con nuestros semejantes; ya sean familiares, amigos, compañeros de trabajo, subordinados, jefes, etc.

Cuando trate de resolver conflictos, además de adoptar una actitud conciliadora, realice sus comunicaciones a nivel de sentimientos, porque es ahí donde los seres humanos podemos entendernos comprender lo que está sintiendo.

Comunicación Efectiva

Los seres humanos nos diferenciamos del resto de los seres por nuestra gran capacidad de comunicación, y por los resultados a los que esta comunicación nos ha llevado. Sin embargo, la mayor parte de las veces la comunicación se ve disminuida por comportamientos negativos aprendidos durante la vida, porque nos dejamos llevar por una falsa lógica, o porque fácilmente cedemos ante nuestros impulsos primitivos.

La forma efectiva para mantener una buena comunicación en el trabajo es entender bien el rol del emisor o sea la persona que da el mensaje. Este debe ser claro, preciso y asegurarse que la otra persona lo entienda de la misma forma que fue enviado. El receptor que es quien recibe el mensaje, debe escuchar con atención y demostrar interés cuando le habla. Debe confirmar que el mensaje que recibió es totalmente correcto.

Por otra parte no se debe inducir a comunicaciones conflictivas, como por ejemplo: emitir juicio sobre otras personas, solo traerá un mal ambiente dentro del lugar de trabajo; por lo tanto, debemos buscar las cosas que tenemos en común con los demás y de esta manera crear compañerismo y por supuesto un lugar o ambiente de trabajo agradable.

Ventajas

1. Una buena comunicación entre los individuos crea un agradable ambiente en el área de trabajo.

2. Mayor efectividad en las tareas que se nos asignan.

3. Evitamos distracciones y malas interpretaciones de lo que hablamos.

Desventajas

1. Mala comunicación, el emisor no sabe comunicar bien el mensaje y puede crear un mal entendido.

2. Causar interrupciones y distracciones.

3. Podría crear un problema con los compañeros de trabajo además de tener un ambiente útil y de tensión en el mismo.

Se debe tener buena comunicación entre los compañeros para evitar malas entendidos que podría crear un ambiente no agradable en nuestro lugar de trabajo, afecta la calidad del mismo.

Cápsula: Comunicaciones interpersonales efectivas en el trabajo directivo

El ruido es cualquier factor que perturba, interfiere, o crea una situación confusa en la comunicación. Puede ser interno (cuando el receptor no está prestando atención), o externo (cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente. Puede presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicación. Las instrucciones poco claras sobre cómo realizar una actividad pueden hacer que los empleados "oigan" instrucciones diferentes o incorrectas.

Dado que el ruido puede interferir con la comprensión, los dirigentes deben tratar de que no rebase el nivel que permita una buena comunicación. El malestar físico, el hambre, el dolor o fatiga, también pueden considerarse una forma de ruido y pueden impedir una comunicación satisfactoria. El problema empeora con un mensaje excesivamente complejo o poco claro.

Las barreras son factores de diferente naturaleza que crean dificultades para lograr una comunicación exitosa.

Entre las principales barreras que identifican los especialistas se encuentran las siguientes:

• Percepciones diferentes. Las personas que tienen diferentes conocimientos y experiencias perciben el mismo fenómeno de distintas maneras.

• Diferencias culturales y de lenguaje. Para que un mensaje sea comunicado como es debido, las palabras utilizadas deben tener el mismo significado para el emisor y para el receptor, cosa que no siempre sucede, por diferencias culturales, o de otro tipo.

• Emociones. El temor, la inseguridad, el afecto, o cualquier tipo de emociones o sentimientos influyen en la interpretación de un mensaje y pueden distorsionar su sentido original.

• Relaciones interpersonales. El nivel de las relaciones que existan entre emisor y receptor (confianza, desconfianza, prejuicios) pueden afectar la efectividad de la comunicación.

• Prejuicios, de percepción y atribución. Los estereotipos que tengan los participantes en el proceso de comunicación ("los abogados sólo dicen no se puede", "los contadores son unos esquemáticos") afecta el nivel de comprensión de mensajes y conductas.

• Filtración o manipulación. La información puede "manejarse" para que sea vista por el receptor de manera más favorable. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que él cree que quiere oír, está "filtrando" la información. Los intereses personales y las percepciones diferentes de lo que es importante para cada cual están presentes en la filtración (23).

Como se afirmó anteriormente, los ruidos y barreras pueden encontrarse en cualquier. Un resumen de esto puede verse en el siguiente esquema.

Ruidos y barreras

En el emisor En la transmisión En el receptor

- Falta de claridad

- Ausencia de empatía con el receptor

- Asumir actitudes que bloquean

- Inoportuno - Ruidos en el ambiente

- Interferencias

- Contexto

- Intermediarios

- Canal inadecuado - Falta de atención

- Percepción errónea

- Evaluación prematura

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