DECÁLOGO DE REDACCIÓN

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DECÁLOGO DE REDACCIÓN

Aunque la forma de redactar es muy personal, cabe señalar algunas normas o sugerencias, tales como:

1. Utilizar palabras sencillas que puedan ser comprendidas por todos.

2. Sustituir los párrafos extensos por frases cortas, claras y sencillas.

3. Evitar las frases hechas, las muletillas y los términos arcaicos.

4. Utilizar un verbo simple (avisar, cursar), en lugar de la combinación de verbo más sustantivo (dar aviso, dar curso).

5. Evitar las frases como "el objeto de" y "a tenor de" y emplear una palabra más sencilla, como "para" y "según".

6. En las solicitudes y escritos administrativos, evitar los tratamientos grandilocuentes, como "Ilmo. Sr. Director General" y emplear fórmulas más sencillas, tales como "Sr. Director General".

7. Sustituir la ambigüedad de las ideas por afirmaciones concretas y precisas.

8. Evitar las formas verbales en primera persona. Sustituir "yo acuerdo que..." por "esta Dirección General ha acordado... Otro ejemplo: cambiar "lo que le notifico..." por "lo que le notificamos..."

9. No utilizar, siempre que sea posible, el modo imperativo. En su lugar usar términos como solicitar, sugerir o pedir.

10. Evitar el uso de formas arcaizantes como:

o Las reclamaciones que "hubieren sido" presentadas... por: Las reclamaciones que "hayan sido" presentadas...

o ... Si así no lo "hiciere" se archivará su solicitud, por: ...si así no lo "hace" se archivará su solicitud.

Incorpora estas sugerencias, te ayudarán a mejorar tu redacción…

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PREGUNTAS CLAVES

Siempre tienes que responder algunas preguntas claves, que darán forma a tus ideas y se materializarán en tu escrito:

Conocimiento del tema

¿Cuánto conozco sobre el tema?

¿Qué bibliografía está a mi disposición?

¿Cómo puedo buscar la información?

Identificación del receptor(a)

¿Quién será mi receptor(a)?...

Un jefe, un director, un cliente...

¿Cuánto conoce acerca del tema?

Determinación de los objetivos

¿Qué objetivos tiene mi trabajo?

Cumplir una actividad académica, ser publicado, informar o persuadir.

Consideraciones sobre el estilo

¿Cuáles son las características que deberá tener mi escrito?

Entregar información, persuadir, aclarar algún conflicto o duda.

¿Cuál será el estilo más apropiado de mis intenciones (informe, carta, tarjeta, solicitud, un diálogo u otro)?

Delimitación del espacio

¿El espacio está previamente establecido?

¿De cuánto espacio dispongo para lograr mis propósitos?

Determinación del tiempo

¿De cuánto tiempo dispongo para mi trabajo de redacción?

¿Necesito consultar a expertos, documentarme, reflexionar y ordenar mis notas?

¿Los plazos debo fijarlos yo mismo o me los han dado?

Planeamiento de redacción

¿Tengo una noción clara acerca del tema que voy a desarrollar o requiero de mayor información?

¿Tengo la información a mano? ¿Cuáles serían las diferentes partes, capítulos, temas y subtemas de mi trabajo?

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COMUNICACIONES EN LA EMPRESA

COMUNICACIÓN

1ª DEFINICIÓN: Traspasar el pensamiento a otro u otros.

COMUNICACIÓN------------Comunicar------------ COMÚN------------- COMO UNO

HACER COMÚN A OTROS MI PENSAMIENTO

2ª DEFINICIÓN: Proceso voluntario, interpersonal e intencional, mediante el cual los seres humanos con la ayuda de signos intercambian información.

El ser humano puede comunicar tres cosa: ideas, sentimientos y deseos.

La condición básica para que exista la comunicación es que debe haber intención comunicativa (deseo de comunicarse) tanto en el emisor, como en el receptor.

Toda persona al comunicarse tiene un objetivo, algo desea lograr.

FACTORES DE LA COMUNICACIÓN

Para que la comunicación se produzca, deben existir ciertos factores que interactúen provocando el acto comunicativo.

Según Roman Jacobson los factores son seis:

1. Emisor: Persona que envía un mensaje a otro con la intención de lograr un objetivo.

2. Mensaje: Corresponde a las ideas, sentimientos o deseos que se transmiten.

3. Receptor: Individuo a quien se dirige el mensaje. Debe estar capacitado para captar, decodificar y entender el mensaje.

4. Contexto: Es la idea central de donde nacen los mensajes. Aquello de que se está hablando.

5. Código: Es cualquier conjunto de signos y sus reglas combinación para producir un mensaje.

a. Codificar: transformar las ideas en signos.

b. Decodificar: transformar los signos en ideas

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6. Canal: Medio o conducto por el cual el mensaje transita desde el emisor al receptor. Es importante que el emisor sepa elegir el canal adecuado al receptor y la situación.

Además de los factores mencionados, debemos agregar otros electos que están presentes en la comunicación.

Fuente de información: Corresponde a los conocimientos, vivencias o experiencia que posibilitan al emisor la elaboración de mensajes relacionados con un contexto.

Fuente de ruidos: Interferencias que afectan la recepción del mensaje pueden ser:

a. Externos: Voces, rizas, una persona, una mancha, etc.

b. Internos: preocupaciones, dolores, juicios de valor, etc.

Retroalimentación: Es la respuesta. Proceso mediante el cual se cierra el ciclo abierto por el emisor, haciendo que el receptor se convierta en emisor y éste en receptor generándose el intercambio esperado.

La importancia de la retroalimentación o respuesta es que le permite al emisor saber si logró o no su objetivo y poder tomar decisiones.

Tomando como base la retroalimentación, podemos establecer lo siguiente:

a) Cuando el emisor recibe la respuesta y le interesa se produce interacción y hablamos de comunicación propiamente tal.

b) Cuando el emisor no recibe o no le interesa la respuesta no hay interacción, por lo tanto, hablamos de información.

COMUNICACIONES EN LA EMPRESA

Toda empresa para lograr sus objetivos requiere de información. Esta la obtiene de las comunicaciones que mantiene con el medio y las que se producen al interior de ella. Por lo tanto, tenemos: externas e internas.

1. Comunicación externa: Cuando la empresa se comunica con otras organizaciones o particulares con múltiples propósitos, por ejemplo, comprar, vender, cobrar, etc. Ésta abarca tres dimensiones:

1.1. Externa operativa: Cuando los miembros de la organización se ponen en contacto con el exterior en el marco de sus actividades profesionales diarias. Cada uno debe comunicarse como representante de la empresa con personas de fuera: clientes, proveedores, contratistas, poderes públicos etc.

1.2. Externa estratégica: Abarca dos aspectos:

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1.2.1 La comunicación con destino anticipado de constitución de redes. Por intermedio de sus miembros la empresa busca existir en su medio y desarrollar relaciones positivas con actores considerados clave: Municipales, Dirección del Trabajo, Dirigentes, empresas homólogas. En el momento que se realizan estos intercambios no son indispensables, pero pueden servir cuando se presente una dificultad o hecho puntual.

1.2.2. La escucha externa como función de vigía o de observatorio de la empresa que por intermedio de alguno de sus miembros, sitúa captadores de información estratégica en el medio. De este modo se entera lo antes posible de datos de nuevas reglamentaciones, movimientos sociales que pueden afectarla.

1.3. Información externa de notoriedad. Cuando la institución-empresa es la que informa con el fin de hacer conocer sus productos, mejorar la imagen general o desarrollar su notoriedad. Las principales formas de información externa de notoriedad son: Publicidad, promoción, donaciones, patrocinio, demostraciones de productos.

2. Comunicación interna: Cuando se produce dentro de la empresa entre los distintos niveles jerárquicos que la componen. Se dividen en informales y formales.

2.1. Comunicaciones internas informales: Aquéllas que se identifican con las relaciones que establecen las personas en el plano social, de amistad. No aparecen reflejadas en la estructura formal de la empresa. Corresponde a intercambios no estructurados o no previstos en la organización.

Los inconvenientes de la comunicación informal son:

1. Los procesos de distorsión a que están expuestos los mensajes por la influencia de los valores creencias y necesidades sicológicas de las personas en el procesamiento de la información.

2. Su capacidad de convencimiento y credibilidad debido a que rara vez se verifica la información por ser trasmitida por un amigo de confianza al que no se cuestiona.

2.2. Comunicaciones internas formales: Tienen relación con el quehacer propio de las tareas que le corresponden a cada trabajador. Permiten coordinar las acciones y siguen un conducto regular. Se clasifican según el grado de autoridad que poseen emisor y receptor en tres tipos:

2.2.1. Comunicación vertical descendente: Cuando el emisor tiene mayor grado de autoridad que el receptor. Jefe a Subordinado. Generalmente, bajan políticas, beneficios, cambios y fundamentalmente órdenes e instrucciones de trabajo.

2.2.2. Comunicación vertical ascendente: Cuando el emisor tiene menor grado de autoridad que el receptor. Subordinado a jefe.

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