DOCUMENTACIÓN CARTA COMERCIAL

DOCUMENTACIÓN

CARTA COMERCIAL

Es de los documentos más importantes, ya que es una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar a lugares remotos.

Ha de cuidarse su estilo, no sólo para conseguir una perfecta comunicación, sino también para obtener una impresión impecable de la persona a la que va dirigida la carta.

La carta debe caracterizarse por ser clara, integral, breve, cordial, coherente, veraz y correcta.

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL:

• Membrete

• Fecha

• Referencia o asunto

• Datos del destinatario

• Saludo o vocativo

• Texto o cuerpo de la carta

• Despedida

• Antefirma

• Instrucciones de distribución (c.c.p.: con copia para…)

• Anexos

MEMBRETE

Son los datos de la empresa:

• Razón social (nombre)

• Dirección

• Logotipo

• Slogan o lema

• Giro (a qué se dedica la empresa)

Venta de productos Naturistas

Madero 465 Col. Centro. Tel. 9 67 23 37 Fax: 1 34 56 78

vital@hotmail.com

FECHA

En este documento se escribe la fecha completa, nunca abreviada y debe ser así:

Aguascalientes, Ags. 27 de Octubre de 2012.

Irapuato, Gto. 16 de Febrero de 2012.

REFERENCIA O ASUNTO

Facilita el manejo de archivo, no se subraya ni se escribe en mayúscula. Es un elemento para indicar una carta anterior o bien, hace breve mención del tema a tratar en esa carta.

Ejemplo:

• Referencia: Oficio No. 2305 del 5 de agosto.

• Asunto: Solicitud de Cotización.

DATOS DEL DESTINATARIO

Contiene el tratamiento, que puede ser natural (señor, señora, señorita) o académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Capitán), se escribe un solo tratamiento. Después el nombre en mayúscula inicial o fija, el cargo y nombre de la empresa, éste último se escribe solo con mayúscula inicial; a continuación la dirección de la empresa y lugar de destino.

EJEMPLO:

Ing. Anibal Cuellar Rodríguez

Gerente, Club el Nogal

Calle 81 No. 143, Fracc. Girasol

Jesús María, Ags.

SALUDO O VOCATIVO

El saludo es elemental por cortesía (estimado, apreciado, distinguido) y se acompaña del tratamiento y apellido.

Ejemplo: Apreciado Doctor Hernández.

El vocativo se usa en lugar del saludo cuando la comunicación se dirige a personalidades eclesiásticas, políticas, civiles, etc.,

Ejemplo:

Señor Presidente

Señor Embajador

Señor Ministro

TEXTO O CUERPO DE LA CARTA

Es la parte más importante de la carta.

En el cuerpo es donde se desarrolla el asunto, el tema del documento.

Lo recomendable es que conste de tres párrafos:

Uno como introducción, otro, el más extenso, es donde se aborda propiamente el tema y uno más como conclusión.

Ejemplo:

A sus finas atenciones me permito recomendar a la C.P. Luisa Téllez Ortiz, quien por su vasta experiencia en finanzas, puede ser considerada para prestar sus servicios como contadora en esa importante empresa a la que usted pertenece.

Lo anterior debido a que en la empresa donde la mencionada contadora trabajó con anterioridad, hubo recorte de personal, situación que afectó a la señorita Luisa Téllez.

Me pongo a sus órdenes para cualquier información que considere al respecto.

Sin más por el momento me despido de usted.

DESPEDIDA

La despedida es una palabra de cortesía.

Es indispensable su uso y tan importante como el saludo.

...