El Control

CONTROL

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño en las actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseñados para alcanzarlos se están llevando a cabo, por ello es función de todo administrador desde el presidente hasta el supervisor.

La palabra control tiene varios significados y, más aun varios sentidos verificar, regular, compara con una norma, ejercer autoridad sobre, limitar o restringir. Todas son significativas para la teoría y la practica., sin embargo, tendremos que referirnos básicamente a los significados “verificar” y “comparar con una norma”.

Importancia del control

E s imposible imaginar una organización que este exenta de controles, ya que son indispensables en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos. Y surgen preguntas, tales como: ¿qué factores hacen importante el control para los administradores y sus organizaciones?, ¿Cuánto control deben ejercer los administradores?

La decisión administración en áreas de definición, planeación y logro de objetivos está dirigida hacia la creación del valor; las decisiones de control se adoptan como una acción destinada a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado. Por tanto las decisiones acerca de programas de control efectivos deben reflejar el grado de riesgo asociado con la ejecución de determinado plan u objetivo; cuanto mayor sean los riesgos originados en la incertidumbre y el costo de una misión especifica, mayor debe ser la preocupación por el control.

Tipos de control

La dirección superior puede instrumentar controles de 3 tipos básicos antes, durante o después de que una actividad suceda.

El precontrol: se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. Con el pre control se elimina cualquier desviación significativa antes de que el trabajo se realice. Al respecto, la dirección superior crea políticas, procedimientos y programas dedicados a eliminar el comportamiento que causara resultados en el trabajo. El precontrol se centra en la eliminación de problemas previstos a futuro.

Control retroaliméntativo: este tipo de control se centra en el desempeño organizacional pasado, es decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción.

El mayor defecto de este tipo de control se observa cuando ya el daño está hecho, cuando el administrador tiene la información; aun tratándose de un problema grave. Es similar a lo que dice el proverbio “tapar el poso después de ahogado el niño). Sin embargo, en muchas actividades la retroalimentación es el único tipo variable de retroalimentación.

Control preventivo: este sostiene la idea de que la mayor parte de la responsabilidad de las desviaciones negativas, con respecto de las normas o estándares, puede determinarse aplicando los elementos esenciales de la administración.

Supuestos del principio del control preventivo: la conveniencia del control preventivo se basa en tres supuestos:

• Que los administradores mejor preparados cometen un mínimo de errores

• Que los fundamentos de la teoría administrativa pueden emplearse para medir el desempeño.

• Que puede evaluarse la aplicación de los fundamentos de la administración.

Auditoria Administrativa: la aplicación del principio del control preventivo ha dado lugar a diferentes acciones en varias direcciones; entre las más efectivas ha sido el mejoramiento de los programas encaminados a la evaluación individual de los administradores. Un primer aspecto consiste en practicar una evaluación del desempeño en comparación con la norma o estándar de fijar y cumplir objetivos comprobables. Un segundo aspecto esencial de este proceso que solo se realiza en pequeña escala, es la evaluación de los gerentes en su papel de administradores.

Técnicas de control

Con poca diferencia, todos los procesos administrativos y las técnicas concretas están relacionados directa o indirectamente. La función de planeación establece los objetivos y planes; la función de organización fija la estructura organizacional, la dirección y la comunicación que dan vida al proceso de control.

Recursos humanos: como una tradición, se ha usado la medición del trabajo para controlar al personal. Esta técnica se utiliza para establecer normas respecto al rendimiento. Se compara el desempeño con las normas y se determina si el empleado las cumple; esta técnica a personal cuyo trabajo es manual. Pero en años recientes se han establecido normas para gerentes, supervisores, etc.

Recursos financieros. De las técnicas tradicionales, las más comunes son los presupuestos que no sólo se aplican a los recursos financieros, sino también al personal y alos materiales. Presupuestar tomando en cuenta el dinero puede incluir a los ingresos, los costos y los presupuestos en efectivo, y consta de tres pasos básicos:

a) Expresar en unidades monetarias los resultados de planes anticipados para un periodo futuro.

b) Coordinar estas estimaciones de dinero en el seno de un programa bien equilibrado.

c) Comparar el desempeño real con el programa equilibrado calculado.

Recursos materiales: El control de estos recursos se relaciona estrechamente con la función de operaciones de una empresa. Las técnicas por utilizar son sobre inventarios, calidad y programación. Para el control de inventarios se pueden utilizar los sistemas de cantidad de orden económico y órdenes periódicas. Con respecto al control de calidad se emplean graficas (medidas de alcance y porcentaje de defectos). Las técnicas de programación para el control de materiales incluyen las graficas de Gantt y los modelos de redes (CPM, PERT, etc.)

El proceso básico de control implica 3 etapas:

1 Establecimiento de estándares:(criterios de desempeño). Son los puntos elegidos en un programa total de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño, que proporcionan a los administradores indicadores respecto a como funcionan las actividades, sin que sea necesario que estos observen toda la ejecución del plan.

Los estándares pueden ser de muchas clases. Entre las mejores se encuentran las metas u objetivos verificables, ya sea en términos cuantitativos o cualitativos, y que se fijan en regularidad en sistemas de APO

...