El Control

Introducción 4

El significado del Control 5

¿Por qué se requiere el Control? 5

De qué manera se relacionan los planes y controles? 5

El proceso de Control 6

Tipos de Control 8

El diseño de los Sistemas de Control 9

Como identificar las áreas clave del desempeño 10

Como identificar los puntos estratégicos de control 10

Cualidades de un sistema de control eficiente 11

Factores de contingencia del Control 12

Herramientas y técnicas de Control 13

Sistemas de Control de Información 13

Sistema de Información Administrativa (SIA) 13

Efecto de los Sistemas de Información Administrativa (SIA) sobre el Control 14

Controles de Operaciones 15

Controles de Resultados 15

Controles de Calidad 15

Controles de Tiempo 16

Controles de Materiales 16

Controles de Costos 16

Control de Insumos 17

Control de mantenimiento 17

Controles Conductuales 17

Controles de Desempeño del empleado 17

Disciplina 17

Benchmarking 18

Controles Financieros 19

Control Presupuestario 19

Análisis de Razones 19

Auditorias 21

Análisis de costo-beneficio 21

Contabilidad basada en la actividad (CBA) 22

El cuadro de mando integral 22

Temas contemporáneos de Control 24

Los controles y las diferencias transculturales 24

Desafíos en el lugar de trabajo 24

Privacidad 24

Robos 24

Violencia 24

Resistencia del empleado al control 24

Control de las Interacciones con los Clientes 24

Gobierno Corporativo 24

Conclusión 25

Bibliografía 26

Introducción

Para facilitar de manera eficiente el logro de objetivos es posible planear, crear una estructura organizacional y dirigir así como motivar a los empleados. Sin embargo, no hay garantía de que las actividades se realicen como se planeó y de que las metas que los administradores buscan, de hecho, se estén alcanzando.

Los objetivos dan direcciones específicas a los administradores pero el solo hecho de establecer objetivos o de que los empleados acepten sus objetivos no es garantía de que las acciones necesarias han sido realizadas. El administrador efectivo necesita efectuar el seguimiento para asegurarse de que las actividades que se supone que otros deben realizar y los objetivos que se considera que se deben alcanzar en efecto se están realizando y alcanzando.

En tal sentido, esto significa que para poder cumplir eficientemente los planes propuestos debemos desarrollar métodos de medición y control que nos permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se está ejecutando, e implementar las medidas correctivas que sean necesarias.

El significado del Control

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección.

Todos los administradores deben participar en la función de control aun cuando sus unidades se estén desempeñando como se planeo. Los administradores no pueden saber en realidad si sus unidades se desempeñan adecuadamente hasta que hayan evaluado si las actividades se han realizado y se haya comparado el desempeño real con el estándar deseado. Un sistema de control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma en que este facilita el logro de las metas. Mientras más ayuda tengan los administradores en el logro de las metas organizacionales, mejor será el sistema de control.

¿Por qué se requiere el Control?

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el control también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la organización. Dado el ritmo de los cambios del ambiente de las organizaciones registrado en años recientes, este aspecto del control ha ido adquiriendo cada vez más importancia. Algunos de los cambios ambientales más apremiantes son la índole cambiante de la competencia, la necesidad de acelerar el ciclo de pedidos-entregas, la importancia de “agregar valor” a los productos y servicios como vía para crear demanda de consumo, los cambios en la cultura de los trabajadores y las organizaciones y la creciente necesidad de delegar y de hacer trabajo en equipo en las organizaciones.

El valor de la función de control se puede ver en las siguientes áreas específicas:

• Crear mejor Calidad.

• Enfrentar el Cambio.

• Producir ciclos más rápidos.

• Agregar Valor.

• Facilitar la Delegación y el Trabajo en Equipo

• Protección del lugar de trabajo.

De qué manera se relacionan los planes y controles?

Los controles se relacionan en forma directa con las metas establecidas durante el proceso de planeación. En efecto, a menudo los controles (o estándares de control) son de hecho las metas que se han puntualizado con el objeto de especificarlas y detallarlas. Por ejemplo, supongamos que usted es el supervisor de la oficina comercial de una compañía de teléfonos y su empresa tiene como meta el manejo de 2000 llamadas de servicio para el próximo mes. Para un mes con 20 días laborables, la meta puede convertirse en un estándar de control de 100 llamadas al día. Si su oficina maneja las 100 llamadas al día, se logra la meta y no es necesario aplicar controles correctivos. Sin embargo, si su oficina maneja menor número que las 100 llamadas promedio, está por debajo del estándar de control. Si esta situación persiste, su oficina no alcanzara el objetivo deseado para ese mes. Así, usted debe tomar alguna clase de medida para restablecer el control.

El proceso de Control

El proceso de control es un proceso de tres pasos en el que se mide el desempeño real, se compara este contra un estándar y se toman acciones administrativas para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares inadecuados.

Primer Paso: Establecer Estándares de Control, Normas y Métodos para medir el Rendimiento. En un plano ideal, las metas y los objetivos, (o sea los estándares de control), que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límite especificas. Esto es importante por varios motivos. En primer lugar, las metas definidas en forma vaga, por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados”, son igual que palabras huecas, mientras los gerentes no empiezan a especificar que quieren decir con “mejorar” y que pretenden hacer para alcanzar esta meta, y cuando. En segundo, las metas enunciadas con exactitud (por ejemplo, “mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de poca actividad como octubre y marzo”) se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas. Por último, los objetivos mensurables, enunciados con exactitud se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a otras se les asignan los roles de control.

En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en la fila de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad.

Un estándar de control, por lo general llamado simplemente estándar, es una meta especifica de actuación que se debe alcanzar para un producto, servicio, maquina, individuo u organización. Normalmente se expresa en números: peso (14 kg), cuota (200 unidades por hora), o cantidad (cuatro defectuosos).

Muchas organizaciones también permiten una pequeña desviación del estándar a la que se llama rango de variación aceptable o tolerancia. Esto significa que el desempeño se considerara controlado si esta dentro de los limites determinados. Por ejemplo, puede decirse que un producto cumple con el estándar de un peso de 400 gramos si no pesa menos de 375 gramos ni más de 425 gramos. El estándar de control se determinara en 400 gramos, más/menos 25 gramos. La tolerancia es de más/menos 25 gramos.

Segundo Paso: Medir los Resultados. Al igual que todos los demás aspectos del control, la medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con la que se mida dependerá del tipo de actividad que se mida. En una fábrica, por ejemplo, los niveles de las partículas de gas en el aire se tendrían que controlar constantemente por cuestión de seguridad, mientras que la alta

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