El uso de hojas de cálculo: Consideraciones para la Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley.

El uso de hojas de cálculo: Consideraciones para la Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley

Introducción

Muchas empresas confían en las hojas de cálculo como herramienta clave en su información financiera y los procesos operativos.

Como En consecuencia, el uso de hojas de cálculo es una parte integral del marco de información y la toma de decisiones para estas empresas. En el desarrollo y el uso de hojas de cálculo, las empresas necesitan para equilibrar su facilidad y flexibilidad en contra de la importancia de la información confiable para el uso de la administración. Los requisitos de la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley aumentar el foco en los controles relacionados con el desarrollo y mantenimiento de hojas de cálculo. En este trabajo se analiza la evaluación del entorno de control y las actividades de control específicas que deben ser considerados por los administradores para evaluar el uso de hojas de cálculo importantes como parte de su 404 proceso.

Como usuarios de las aplicaciones de hojas de cálculo como Microsoft Excel

®o Lotus 1-2-3 ® se han vuelto más sofisticado, por lo que tienen las hojas de cálculo. Una vez utilizado para apoyar las funciones simples, tales como la explotación forestal, el seguimiento y la por un total de información, hojas de cálculo con fórmulas mejoradas y las características avanzadas incorporadas ahora se utilizan para apoyar tanto las funciones de negocio como los modelos de valoración complejos. El uso de macros y varias hojas de cálculo que están unidos entre sí permite a los usuarios construir modelos enrevesadas muy complicadas-y, a veces, y otras funciones de la empresa con la documentación mínima o nula. Además, estas hojas de cálculo complejas no son normalmente apoyado por el mismo entorno de control como el desarrollado formalmente-, comprada aplicaciones. Para ejemplo, los desarrolladores y usuarios de hojas de cálculo no son por lo general formado en la programación estructurada, pruebas,

de control de versiones o de vida de desarrollo de sistemas ciclos y hojas de cálculo son raramente restringidos de no autorizado el acceso de los controles de seguridad.

Fondo

Las hojas de cálculo suelen tener una amplia gama de complejidad y el uso. Es importante separar los problemas de complejidad y de uso, ya que los requisitos de control pueden ser diferentes para un hoja de cálculo complejo utilizado por una persona con experiencia específica que para una hoja de cálculo utilizado

y modificado por muchas personas. Cualquiera que sea la situación, las empresas deben evaluar cuidadosamente si es posible implementar controles adecuados

sobre las hojas de cálculo de apoyo significativa cuentas y revelaciones. Como algunas empresas han descubierto, los errores en las hojas de cálculo relativamente simple puede dar lugar a posibles errores materiales en sus resultados financieros. Recientemente, varias empresas grandes tienen ya sea

deficiencias de control hagan públicas o se ha censurado públicamente por los reguladores relacionados con la hoja de cálculo insuficiente controles.

Un artículo del 24 de mayo, de la revista Computer World 2004 indicó que: "La evidencia anecdótica sugiere que el 20% a 40% de hojas de cálculo tienen errores, pero auditorías recientes de 54 hojas de cálculo encontrado que 49 (o 91%) tenía errores, según una investigación de Raymond R. Panko, profesor en la Universidad de Hawai. "El Diario de la Propiedad Administración el 1 de julio de 2002 establece: "30 a 90 por ciento de todas las hojas de cálculo sufren de al menos una de los principales usuarios de error. El rango de las tasas de error depende de la complejidad de la hoja de cálculo se está probando. Además, ninguno de las pruebas incluidas hojas de cálculo con más de 200 artículos de línea donde la probabilidad de error se aproxima a 100 por ciento ". Realice una búsqueda en línea para los errores de cálculo o de auditoría de hoja de cálculo, y usted encontrará una serie de grandes fracasos atribuidos a las inexactitudes de hojas de cálculo que afectó a la prensa en el último año.

Un error de cálculo en una institución financiera importante fue considerado un factor importante en un estado financiero $ 1000 millones error en la clasificación de los títulos valores. El error producido de un proceso de un control de cambios defectuosa no aprobado cambiar a una fórmula en la hoja de cálculo y otros deficiencias de control, incluyendo la falta de técnica y de usuario

documentación, pruebas insuficiente y de copia de seguridad inadecuada y los procedimientos de recuperación.

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Incluso aparentemente simples cálculos pueden presentar el riesgo de una declaración equivocada. Macros (símbolos, nombres o claves que representan una lista de comandos, acciones o pulsaciones de teclado) o otras funciones incrustadas en hojas de cálculo puede afectar drásticamente el funcionamiento de la hoja de cálculo. Por ejemplo, una macro incrustada en una hoja de cálculo diseñado para facturas totales para la grabación de un saldo de cuentas por cobrar puede añadir cantidades no compatibles con el equilibrio. Examen visual de la hoja de cálculo probablemente no identificar el error, y la revisión analítica tampoco sería identificar el error si la macro es constantemente presente a través de los periodos de revisión.

Los controles que pueden ayudar a mitigar estos riesgos incluyen el acceso controla ese límite el que los empleados pueden ver y actualizar la hoja de cálculo, un nuevo cálculo de hoja de cálculo de clave métricas y comparación con los valores calculados, y el detalle de revisión y verificación de cálculos incrustados en el hoja de cálculo.

El uso de hojas de cálculo y, más importante, la falta de controles sobre hojas de cálculo, ha sido un factor que contribuye en errores de información financiera en una serie de empresas. Los ejemplos incluyen aquí destacar la importancia de la comprensión cómo se usan las hojas de cálculo en una empresa de proceso de información financiera y evaluar los controles sobre las hojas de cálculo como parte de la proceso de la Sección 404 de conjunto de la empresa.

¿Cómo son las empresas que utilizan hojas de cálculo?

Para evaluar cómo las empresas están utilizando hojas de cálculo, es útil para clasificar tanto los usos y la complejidad de hojas de cálculo. Los usos de la información contenida en las hojas de cálculo se pueden agrupar en las siguientes categorías:

Operacionales: Las hojas de cálculo se utilizan para facilitar el seguimiento y monitoreo de flujo de trabajo para apoyar la operativa procesos, tales como una lista de reclamaciones abiertas, facturas pendientes de pago y otra información que anteriormente se se han mantenido en el papel, carpetas de archivos manuales. Estos se pueden usar para supervisar y controlar que financiera transacciones se capturan con precisión y completamente.

Información Analítica / Administración: Las hojas de cálculo utilizado para apoyar el examen y la gestión analítica la toma de decisiones. Estos pueden ser usados para evaluar la razonabilidad de los importes financieros.

Financieros: Las hojas de cálculo utilizados para determinar directamente las cantidades de transacciones de los estados financieros o balances que se completan en el libro mayor y / o estados financieros.

La complejidad de hojas de cálculo se puede clasificar de la siguiente manera:

Baja: Hojas de cálculo, que sirven como un registro electrónico y el sistema de seguimiento de la información.

Moderado: Las hojas de cálculo que realizan cálculos simples, como el uso de fórmulas para sumar cierta campos o calcular nuevos valores multiplicando dos células. Estas hojas de cálculo se pueden utilizar como métodos a traducir o cambiar el formato de la información, a menudo para su revisión y análisis analítico, para los asientos de diario de grabación o para hacer una divulgación de los estados financieros.

Altas: Las hojas de cálculo que soportan complejos cálculos, valoraciones y herramientas de modelado. Estos hojas de cálculo se caracterizan por el uso de macros y varias hojas de cálculo de apoyo donde se vinculan las células, los valores y las hojas de cálculo individuales. Estas hojas de cálculo se pueden considerar "aplicaciones" (es decir, programas de software) en su propio derecho.

A menudo se utilizan para determinar transacción cantidades o como base de entradas de diario en el libro mayor general o revelaciones de los estados financieros.

Un operador de un banco fue capaz de perpetrar el fraude a través de manipulación de modelos de hojas de cálculo utilizados por el banco de personal de control de riesgos. Mientras que una comprobación independiente de la las actividades del comerciante y Valor en Riesgo (VaR) se suponía que será realizada por el personal de control de riesgos del banco, en lugar una hoja de cálculo se basó en que la información obtenida desde el ordenador personal del comerciante que incluyó cifras para las transacciones que no eran reales. Debido a inadecuada de control de la hoja de cálculo, este fraude continuaron durante

meses.

Una empresa de servicios públicos tuvo un costo de $ 24 millones a las ganancias

después de una hoja de cálculo de error-un error simple en la corte y pegar-traducido en una oferta errónea para la compra de contratos de cobertura a un precio mayor de lo que quería pagar.

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