Formas Basicas De La Informacion Escrita

Formas básicas de la información escrita

Oficio

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras.

El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos: En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.

Ejemplo

DEPENDENCIA. Dirección Gral. De Telégrafos Nacionales.

SECCION. Depto. Mantenimiento.

MESA. Tercera.

NUM. DE OFICIO. 31/84

EXPEDIENTE. MT- 05/84

ASUNTO: Se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de Tuxtetec, Oax.

México, D.F. 21 de junio de 1996

C. EDUARDO MARTINEZ GOMEZ

ADMINISTRADOR DE LA OFICINA

DE TELEGRAFOS NACIONALES

AV. 5 DE MAYO 34

TUXTEPEC, OAX.

Comunico a usted que por acuerdo del C. Director General de Telégrafos Nacionales, el día 9 de julio del presente año, se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de Tuxtepec, Oax., principiando es esa oficina a su cargo. Por lo tanto pedimos a usted, brinde las facilidades necesarias al Sr. Fidel Pérez Manzano, responsable del trabajo a realizarse.

A t e n t a m e n t e,

“SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION”

JEFE DE MANTENIMIENTO

Ing. Adolfo Gutiérrez Domínguez

AGD/mi

Memorándum

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

Ejemplo

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO

Industrial y de servicios No. 107

MEMORANDUM

Marzo 25 /96.

AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA

C O N T R O L A D O R.

Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. 00

A t e n t a m e n t e,

Ing. Felipe Pérez

Director.

Circular

La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.

Ejemplo

LA COSTEÑA S.A.

CIRCULAR NUM. 28

ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.

20 de marzo de 1997.

Al personal de este departamento:

Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un sistema de trabajo extraordinario para que, en un plazo improrrogable de treinta días, se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento.

Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00 horas.

ATENTAMENTE

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO

Manuel Ruiz Flores

C.C.P. C. Oficial

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