PROCESO DE APROBACION DE FACTURAS.

[pic 2]

PROCESO CRÍTICO

APROBACIÓN DE FACTURAS

[pic 3]

Pablo Bravo Espinoza

Ing. Admin Empresas / Finanzas

17/05/2014

INDICE

1.        Levantamiento de la problemática        

1.1.        Objetivos        

1.2.        Flujograma actual        

2.        Objetivos propuestos        

2.1.        Mejoras justificadas        

2.2.        Mecanismos de control        

2.3.        Indicadores de evaluación.        

2.4.        Nuevo Flujograma        

3.        Conclusión        

1. Levantamiento de la problemática

“La Empresa” lleva muchos años a llevando el proceso manual de aprobación de facturas, no cuenta con sistemas y el flujo actual entorpece el normal pago de proveedores y en retiradas ocasiones las facturas se pierden en el proceso o quedan guardadas en los escritorios por semanas o meses, esto llevo a tener pérdidas al reconocer gastos fuera de ciclos, perdiendo IVA.

1. Objetivos

Los Objetivos eran cumplir las procesos de compra partiendo por la cubrir de forma rápida la necesidad, aun que existían niveles de aprobación los flujos no eran lo suficientemente eficiente, dejando de lado el cierre del ciclo que era cancelar de forma oportuna el gasto incurrido.

1. Flujograma actual

1. Objetivos propuestos

Los objetivos propuestos son incorporar un sistema de aprobación Worflow  que admite los procesos empresariales que incluyen el envió de documentos  a compañeros y jefatura para su revisión y aprobación, haciendo mas eficiente el proceso  que incluyen la digitalización de los documentos, minimizando el extravió y perdidas de documentos tributarios.

Este proceso administra las tareas humanas relacionadas, realizando seguimiento y proporcionando el registro del proceso una vez completado.

1. Mejoras justificadas

Las mejoras del sistema es que permite asignar  tareas a todos los usuarios los cuales pueden ingresar a través de un link que se envía a su correo, dirigiendo al modulo de intranet Workflow.

Los usuarios revisores pueden elegir entre aprobar, rechazar o reasignar a otra área para su revisión.

En cada proceso de aprobación o revisión cada usuario puede ingresar un comentario como también adjuntar algún documento que respalde la factura (ejemplo: orden de compra, distribución del gasto, etc.)  

Los perfiles asignados a cada usuario tiene un monto por tramo asignado.

1. Mecanismos de control

El sistema entrega mecanismos de control, a través de SLA asignados por tarea, este sistema envía mail de Alerta indicando la cantidad de documentos pendientes de aprobación, estos son enviados diariamente, a los resolutores y jefaturas.

1. Indicadores de evaluación.

El sistema entrega parámetros de gestión medibles y cuantificables, registrando todos los eventos en cada proceso, pudiéndose agrupar por usuarios, áreas, gerencias, etc.

Los informes son descargables en formato Excel, txt y pdf, se puede obtener por fechas.

...