Problema de automatización en la empresa Chokola`k

Caso Chokola`k

El caso que a continuación se presenta desarrolla los pasos básicos para solucionar un problema de automatización en la empresa Chokola`k que se dedica a la elaboración y comercialización de tabletas de chocolate.

Competencias a desarrollar en el alumno:

1. Identifica un problema aplicando los métodos de análisis de sistemas estudiados.

2. Utiliza herramientas para detectar estas posibilidades de mejora o situaciones de problemas.

3. Planifica la investigación a realizar de acuerdo a la información que necesita para resolver un problema.

4. Utiliza su experiencia y criterio para analizar las causas de un problema.

Objetivos que se persiguen al presentar el caso:

1. Ejemplificar la aplicación de la metodología para resolver un problema de automatización de oficinas en su fase inicial.

2. De acuerdo a los conocimientos adquiridos en el curso detectar oportunidades de mejora en la aplicación de la metodología para resolver el problema.

Información de la empresa

La empresa tiene como objetivo la fabricación y comercialización de tabletas de chocolate puro, formados a partir de una masa de cacao triturado, azúcar y canela, proporcionado en tamaños prácticos para ser preparado como bebida.

Es un producto saludable sin componentes químicos, o grasas adicionales, 100% natural. Sus componentes brindan propiedades saludables, entre ellas:

• Sensación de bienestar al organismo, por contener componentes con propiedades euforizantes y estimulantes.

• Fuente de energía saludable, por ser un alimento rico en grasa vegetal, hidratos de carbono y proteínas, que proporcionan nutrientes al organismo.

• Fuente de minerales y vitaminas, como el potasio, fósforo y magnesio.

• Antioxidantes que previenen la degeneración de las células del organismo.

La planta de producción está ubicada en el municipio de Mixco, a la altura del Km. 16; cuenta con distribución apropiada para los principales procesos de producción: tostado, cribado, molienda, moldeo, secado, y empaque; además con oficinas para el personal administrativo.

Para el proceso de producción se requieren 5 personas, y para la labor de ventas de 2 vendedores que a su vez distribuyen el producto. Se utiliza un sistema de inventarios PEPS, estimando 5% de inventario de producto terminado por imprevistos en cuanto a pedidos extraordinarios, o carencia de materia prima.

a. Mercado y clientes meta

Mercado

El mercado inicial es toda persona mayor de 5 años, que tenga la disponibilidad económica de adquirir el producto, o medios alternos en caso de menores de edad, y que además tenga una preferencia hacia el chocolate. La mayoría de personas consumen chocolate en bebida como un producto ocasional, no como un producto de consumo frecuente. Es por ello que se debe de aumentar en el mercado meta el consumo del mismo.

La empresa se enfocará inicialmente en un sector central de la República de Guatemala. A personas adultas de ambos sexos pertenecientes al área urbana. Especialmente a las familias, por ser un producto tradicional guatemalteco.

Debido a que se tiene un producto de consumo alimenticio, se puede enfocar a toda la población, no importando profesión o cultura, especialmente se dirige a padres de familia que gusten servir a sus hijos un producto alimenticio de contenido energético, buen sabor y tradicional de acuerdo a la cultura guatemalteca.

Clientes Meta

Los clientes meta pertenecen a los departamentos de Guatemala y Sacatepéquez inicialmente, que suman una población de 3,227,664 habitantes según la proyección para el 2007 realizada por el INE.

De estos habitantes se limita a los comprendidos entre 5 y 39 años que son quienes tienen una mayor preferencia hacia el producto.

b. Tendencias y contexto

El contexto se enfoca en el departamento de Guatemala y Sacatepéquez donde el clima es regularmente templado a excepción de la época de verano. Por ser un producto que forma parte de la tradición guatemalteca no le es indiferente a las personas y quién no goza una taza de chocolate.

c. Visión

Ser el mayor productor de tabletas de chocolate puro para bebida en Guatemala, siendo reconocido a nivel nacional e internacional por proveer un producto puro, saludable y de excelente sabor.

d. Misión

Satisfacer el mercado guatemalteco y llegar a nuevos consumidores en el extranjero ofreciendo tabletas de chocolate puro para beber, saludables, de gran sabor y pureza por sus ingredientes provenientes de cultivos sustentables. Manteniendo procesos eficientes a través de la mejora continua y el compromiso de los colaboradores

e. Objetivos

Objetivo General

Formar una empresa industrial dedicada a la producción y comercialización de tabletas de chocolate puro para los departamentos de Guatemala y Sacatepéquez. Y a su vez que sea rentable tanto mercadológica, técnica, productiva, organizacional, económica y financieramente.

Objetivos Específicos

• Producir y vender en promedio más de 20,000 unidades mensuales.

• Crecimiento del nivel de producción y ventas de 7% en volumen por cada año.

Descripción de la problemática

Entrevista con el Gerente General de Chokola´k, Sr. Sergio Gómez

“Tenemos problemas porque la bodega está llena de producto que nos han devuelto. El primer mes se hizo una donación a un orfanato creyendo que las ventas habían bajado por la época de verano y las personas no consumen mucho chocolate. Pero últimamente sucede todos los meses. Y se debe tomar alguna medida para poder solucionar este problema.”

“Durante la reunión se identificaron dos necesidades que se deben solventar para poder solucionar el problema: distribuir el producto que se tiene en bodega y ampliar la cartera de clientes.”

“Los procedimientos del departamento de producción y del departamento de ventas son buenos. Creo conveniente, sin embargo, revisarlos para analizar si se pueden introducir algunas mejoras que ayuden a optimizar estos procesos.”

“Este es el tercer mes que sucede lo mismo, es evidente que nuestra liquidez cada mes es menor. De igual forma me preocupa el ciclo de vida del producto ya que aunque sea aproximadamente de un año no sabemos las condiciones a las que está expuesto en las bodegas de nuestros clientes, esto podría agilizar su fecha de caducidad.”

Entrevista con el supervisor de ventas de Chokola´k, Sr. Humberto Mejía

“ El departamento de ventas está integrado por dos vendedores, uno asignado a la Ciudad Capital y el otro al departamento de Sacatepéquez, además de la venta son encargados de la distribución del producto, esto hace que el tiempo que utilizan para entregar les impida hacer la promoción necesaria y contactar nuevos clientes.”

“Al haber descuidado la promoción no nos habíamos percatado de la necesidad de una impulsadora para que mantenga la góndola con producto y brinde degustaciones a los consumidores para que conozcan el producto.”

“El vendedor encargado de la ciudad capital atiende sólo a una cadena de supermercados, quienes hacen el pedido y él lo entrega: a fin de mes cuando llega a cobrarles, se encuentra con que el producto no se vendió y proceden a devolverlo porque es manejado a consignación.”

“El vendedor encargado del departamento de Sacatepéquez no reside en la ciudad capital, para mí es muy difícil, porque hace el pedido por teléfono y sólo viene a recogerlo para su distribución en los supermercados. Cuando planifico una reunión trato de hacerla a fin de mes para aprovechar que los vendedores vienen a cobrar o entregar el producto que han devuelto”.

Entrevista con el Jefe de Producción de Chokola´k, Sr. Miguel Ángel López

“Yo tengo a mi cargo a 6 operarios a quienes se les paga de acuerdo al número de tabletas que producen al día, por ello deben producir el mayor número de tabletas para poder hacer el cálculo de planilla. Me preocupa que cuando terminamos las tabletas que manejamos como meta diaria, al llevarlas a la bodega se reduce el espacio porque está llena de producto que han devuelto.”

“Creo que aunque sea un producto natural con un ciclo de vida más largo que otros, las tabletas de chocolate se vencen y se pierde el producto.”

“Otro factor que me llama la atención es que no he recibido la orden de parar la producción, aunque la bodega esté llena de producto.”

Resumen de hallazgos en la entrevista inicial:

1. Inventario de producto terminado elevado ya que ha sido devuelto por el único proveedor, ha provocado un índice bajo de rotación del producto.

2. Proceso de venta inadecuado.

3. Estrategias de mercadeo deficientes.

4. Baja en inventario de producto final debido a fecha de caducidad.

5. Planes de producción rígidos.

Identificación y definición del problema

1) ¿Cuál es el problema?

Se está acumulando en bodega el producto terminado, porque hay continuas devoluciones en los últimos meses.

2) ¿Cuáles son las causas del problema?

El producto se entrega a consignación en la cadena de supermercados que es el único cliente que se tiene, al no venderlo devuelven el producto que está en stock y poco a poco se ha acumulado en bodega.

3) ¿Cuáles son las posibles soluciones?

Contratar impulsadoras, dar degustaciones,

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