Procedimiento General De Control De Registros

CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR:

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INDICE:

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

4. GENERALIDADES

5. DESARROLLO

6. REGISTROS Y ANEXOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

Responsable de Calidad Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

1. OBJETO

Definir el método utilizado en HHH, S.L. para asegurar que los Registros del Sistema de Calidad se identifican, guardan, archivan, están accesibles, se conservan y se les da un destino final.

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a los registros derivados de la realización de las actividades previstas en el Sistema de la Calidad, los cuales constituyen evidencias del funcionamiento eficaz del mismo.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Manual de Calidad de HHH, S.L.

4. GENERALIDADES

Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades realizadas o de resultados obtenidos.

5. DESARROLLO

En aquellos Procedimientos Generales o Instrucciones Técnicas en los que el desarrollo de la actividad genera Registros de la Calidad, se incluye en el apartado titulado "Registros y Anexos", el nombre o definición de dichos registros.

Para efectuar el Control de los Registros de Calidad, el Responsable de Calidad crea y mantiene actualizado el Cuadro de Control de los Registros de Calidad (PG-4.2.1). Dicho registro recogerá los siguientes datos:

• Denominación del Documento.- Título que se le da al documento.

• Identificación.- Medio de identificación del registro (Ej. Título, nombre del cliente, fecha, número, código asignado al formato, etc.)

• Responsable de archivo.- Se anotan las siglas que identifican al responsable o responsables de su archivo.

• Lugar.- El lugar en el que se archiva el Registro.

• Acceso.- Se anotan las siglas que identifican a las personas que tienen acceso a los Registros según leyenda a pié de página.

• Custodia.- Se especifica el período de conservación establecido para cada Registro.

• Destino final.- Se especificará el destino final que se le va a dar al Registro una vez concluido el período establecido para su conservación, por ejemplo, conservar en archivo general, destruir, etc..

La conservación de los Registros de la Calidad se establece, salvo acuerdo contractual con el cliente, o por razones de operatividad interna de o por requisito legal, por un período mínimo de tres años a partir de la fecha de emisión o, en su caso, obsolescencia.

Durante el periodo de conservación, el responsable de dichos Registros establece las condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o deterioro de los mismos por accidentes, condiciones ambientales, etc. y de forma que puedan ser fácilmente recuperables para su consulta.

De aquellos Registros de la Calidad que sean conservados en soporte informático, el Responsable de su archivo realizará una copia de seguridad siempre que se realice una modificación del mismo y como mínimo, una vez al mes (se hayan realizado o no modificaciones), conservando siempre los registros previos por el período de tiempo establecido. Para éste tipo de archivos, en el campo “Lugar” del

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