PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Este procedimiento establece la manera de elaborar, modificar, revisar, aprobar, divulgar, distribuir, proteger y controlar la documentación vigente y los registros relativos al Sistema de Calidad, Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente de XXXXXXXXXX.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en todas las áreas de XXXXXXXXXX. y por los responsables de la documentación y los registros relativos al sistema.

3. DEFINICIONES

Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte Nota: Entre otros se consideran como documentos: Procedimientos, Manuales, Guías, Instructivos, Especificaciones, Métodos de Ensayo, Formatos, libros, Planos y diagramas. Esta información puede estar en cualquier medio de soporte y puede incluir, por ejemplo, papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. La información se usa para describir o controlar cómo se harán las cosas y pueden modificarse para adecuarse a las necesidades de la compañía.

Documento Externo: Información utilizada por la compañía y cuya actualización y modificación depende de organismos externos que impacte la gestión de la empresa.

Documento Interno: Aquellos generados por cualquier área de la compañía.

Documentos Controlados: Son aquellos documentos codificados de acuerdo con el procedimiento de control de documentos, para los cuales tanto su distribución como actualización debe registrarse en el listado maestro por parte del Responsable del Control de la Documentación.

Documentos No Controlados: Son aquellos documentos de carácter perecedero que no requieren actualización permanente, por lo tanto no tienen identificación con sello y no se incluyen en el listado de distribución.

Documentos Obsoletos: Es aquel que ha perdido su validez o su vigencia y que en consecuencia debe ser identificado, recogido o destruido (según lo determine cada área), para evitar su utilización como parámetro en el manejo de los criterios de calidad. Es necesario identificar adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido para propósitos legales y/o de preservación de conocimiento.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Instructivo: Documento que explica cómo se debe realizar una tarea con un alto nivel de detalle.

SIG: Sistema Integrado de gestión en Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Archivo:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Modificaciones menores: Las que al ser realizadas no alteran las actividades de un documento, limitando se a cambios de forma y no de fondo en el documento. Algunos ejemplos de estas son: clarificación de la redacción, correcciones ortográficas y actualización nombres de cargos.

Modificaciones mayores: Se dan cuando se introducen cambios que afecten de manera substancial el contenido del documento, tales como: asignación de nuevos responsables, inclusión de nuevas actividades. Generándose una nueva versión del mismo.

4. DESARROLLO

La documentación se controla a través del listado maestro de documentos. La distribución de las copias impresas solicitadas por los clientes se consideran “NO CONTROLADAS” por lo que no se actualizan cuando se presenten cambios en el documento.

Las Política y los objetivos del sistema son controlados a través del Manual ya que se incluyen como parte del mismo.

4.1 TIPO DE DOCUMENTOS DEL SIG

El sistema de Gestión está conformado por los siguientes tipos de documentos:

NIVEL TIPO DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN

1 Manual MN Documento que describe el sistema de gestión de la empresa, el cual se considera el medio de referencia para la evaluación interna o por terceros.

2 Procedimientos – PR Documentos que especifican, quien realiza una actividad, cuando se hace y que documentación se utiliza para verificar que la actividad sea ejecutada conforme a lo requerido.

3 Documentos – DC Están incluidos en este grupo de documentos: Descripciones de perfil, Planes, Plan de emergencias, PSO, Panorama de factores de riesgo, manual del RUC, sistema de vigilancia epidemiológica, profesiograma y demás documentos generados por los procedimientos definidos por el sistema SIG.

4 Instructivos – IT Los instructivos o instrucciones de trabajo son documentos que indican detalladamente como deben realizar una actividad para facilitar su realización.

5 Formatos – FR Actas y demás formatos que servirán de registros del SIG.

6 Políticas -POL Todas las políticas que se establezcan en la empresa

4.2 CODIFICACIÓN O NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos codificaran de la siguiente manera:

Tipo de documento-Consecutivo (Según listado maestro de documentos y registros FR-03)

Como dar la versión a los documentos:

La versión de los documentos se escribirá en números. El documento comenzara

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