Procedimiento de control de documentos y registros

1. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos para la versión, aprobación, divulgación, distribución, modificación, actualización y control de los documentos y registros   que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y medio Ambiente – HSEQ en CARGAS DE COLOMBIA S A S.

1. ALCANCE

Aplica a toda actividad relacionada con la versión, aprobación, divulgación, distribución, modificación, actualización y control de la documentación y registros,  definida en el Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y medio Ambiente de CARGAS DE COLOMBIA S A S.

1. RESPONSABILIDADES

A continuación se mencionan las responsabilidades aplicables al presente documento.

1. FUNCIONARIOS DE LA COMPAÑÍA

Todos los funcionarios de la Compañía responsables de los procesos deben documentar los procedimientos e instructivos de trabajo y/o formatos, y entregarlos a la coordinación HSEQ para su respectivo trámite de versión y aprobación.

1. COORDINACIÓN HSEQ

Es responsabilidad de la coordinación HSEQ velar por el cumplimiento de las directrices descritas en el presente documento. Es responsable de revisar que los procedimientos, instructivos y formatos elaborados en cada una de las áreas cumplan con lo establecido en el presente documento antes de la versión y aprobación del mismo; posteriormente codifica y edita dichos documentos. Divulga los documentos que se editan por primera vez y los que han tenido modificaciones y actualizaciones, controla los originales de todos los documentos, actualiza y dispone de los documentos obsoletos, publicados por la red. Es responsable de administrar el Manual de Calidad, actualizar y mantener el FOR-HSEQ-001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

1. GERENCIA.

Establecen los procedimientos e instructivos de los procesos y aprueban su liberación. Supervisan el uso y manejo adecuado de los documentos desarrollados por la organización, así como los formatos que forman parte del HSEQ. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos especificados en tales documentos y los exigidos por las normas obligatorias, ellos deben responder por la aplicación de los documentos publicados en sus áreas de influencia.

1. DEFINICIONES

1. APROBACIÓN

Actividad emprendida para revisar la coherencia del contenido del documento con el cumplimiento de los objetivos establecidos.

1. DIVULGACIÓN

Acción encaminada a difundir, comunicar o dar a conocer la versión y aprobación de un documento, para su posterior aplicación en el proceso pertinente.

1. DISTRIBUCIÓN

Publicación de los documentos por la red a los respectivos usuarios, los cuales se consideran necesarios para documentar sus procesos y el buen desempeño en cada una de las áreas.

1. DOCUMENTO

Son todos aquellos procedimientos, instructivos, formatos, registros, y manual que mantienen información del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y medio Ambiente de la compañía.

1. FUNCIÓN

Corresponde a la gestión que debe desarrollar cada empleado en su puesto de trabajo, definida en actividades descritas en los procedimientos e instructivos del HSEQ.

1. MANUAL HSEQ

Documento que describe el Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y medio Ambiente de la organización, enuncia el mapa de procesos y su interacción, los procedimientos de tales procesos, incluye la Misión, la Visión, la Política de Calidad, los objetivos y su alcance con el SGI.

1. NORMA

Todo documento, política, procedimiento, instructivo o modelo establecido por consenso, aprobado y publicado por un organismo facultado, que suministra para uso común y repetido: reglas, directrices o características para realizar actividades.

1. PROCEDIMIENTO

Es un documento que describe las actividades generales o particulares que se llevan a cabo dentro de un proceso, en el cual se da lugar a una transformación luego de la ejecución de una serie de pasos. El procedimiento describe en forma genérica un proceso del sistema donde pueden interactuar varias áreas de la compañía. De aquí se pueden depender uno o varios instructivos, dependiendo la necesidad de aclarar en detalle la ejecución de dichas actividades. Estos documentos se consideran de Nivel 2 dentro de la estructura del sistema de gestión de la calidad.

1. PROCESO

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre sí para transformar elementos de entrada en salidas, valiéndose de una serie de recursos para dar cumplimiento a los objetivos claros y la forma de conseguirlas.

1. REGISTRO

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Pueden considerarse como ejemplos de registros las órdenes de compra, actas de reuniones, quejas de clientes, informes de entrevistas, evidencia de formación académica, encuestas, entre otros. Incluye los formatos que contienen información detallada acerca del comportamiento de un proceso u operación para fines de análisis, seguimiento y mejoramiento.

1. RESPONSABLES

Funcionarios de CARGAS DE COLOMBIA SAS que pertenecen a un área o departamento específico que tienen el compromiso u obligación de realizar alguna actividad descrita dentro de un documento de un proceso.

1. VERSIÓN

Garantiza la conveniencia, adecuación y eficacia del documento para alcanzar los objetivos establecidos de los documentos antes de su publicación, la aprobación corresponde a los responsables de los procesos. Aplica a todos los documentos del HSEQ que requieren versión antes de su aprobación; dichas revisiones son efectuadas por funcionarios que forman parte de los procesos a los que pertenecen dichos documentos y son quienes generalmente lo elaboran.

1. DESARROLLO

1. VERSIÓN Y APROBACIÓN

A continuación se presentan los elementos asociados con este numeral.

1. Versión

Una vez elaborado el documento, el funcionario que lo elaboró revisa que el contenido sea coherente con los objetivos establecidos en los procesos y que la secuencia de las actividades sean las más indicadas para su logro y en caso de encontrar desviaciones, realiza los ajustes al documento con base en la eficacia de su ejecución y realizar los ajustes correspondientes. En la Tabla No. 1 se disponen los cargos responsables de revisar y aprobar los documentos en cada uno de sus niveles.[pic 2]

Tabla 1 CARGOS QUE REVISAN Y APRUEBAN DOCUMENTOS

Nota: Sin perjuicio de lo anterior, toda persona encargada de la elaboración del documento será encargada de su versión general para posterior aprobación, para lo cual se empleará el documento de referencia:

1. Aprobación.

La aprobación por parte de la gerencia será establecida por medio de correo enviado a la coordinación HSEQ o con la firma digital de dicho ente, según lo establecido en la Tabla No. 1, quien se asegura de la conveniencia, adecuación y eficacia del documento para alcanzar los objetivos establecidos, adicionalmente los documentos serán firmados digitalmente para evitar el uso innecesario de papel, dando este proceso por entendido que el documento es válido ante el Sistema de Gestión Integral.

Los formatos se revisan y aprueban una vez son requeridos para el registro de información en la ejecución del proceso y los responsables de su versión y aprobación son aquellos cargos que se establecen en la Tabla No. 1. Una vez son revisados y aprobados, la coordinación HSEQ lo revisa en cuanto a su forma, lo codifica según lo establecido en el numeral 5.3.4 del presente documento, lo edita e incluye en el FOR-HSEQ-001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. Los formatos no requieren de inclusión de casillas para versión y aprobación.

...