PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS lICEO DEL SUR

1. OBJETIVO

Elaborar una propuesta de política de calidad orientada en la creación de objetivos guiados hacia el logro de la calidad de la IED Liceo del Sur de Santa Marta.

1. ALCANCE

La necesidad y decisión de establecer nuevos controles y buscar el mejoramiento

en los diferentes métodos de trabajo, para el continuo mejoramientodel procedimiento de control de registros que se venia realizando en la IED Liceo del Sur de Santa Marta.

1. DEFINICIONES

A continuación, se incluyen algunas definiciones y abreviaturas relacionadas con el control de documentos:

APROBACIÓN: Confirmación de que lo consignado en los documentos corresponde con los procesos de Gestión que se realizan dentro de la organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento.

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se aseguran los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la IED Liceo del Sur, y que una vez finalizado su trámite siguen siendo vigentes y objeto de consulta para las propias oficinas.

ARCHIVO DE OFICINA O GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. (Parágrafo del art. 20 del Reglamento General de archivos del Archivo General de la Nación)

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión.

DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo establecido para los registros de calidad; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico, microfilmación, entre otros.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos, Fotografías, etc.)

DOCUMENTO EXTERNO: son aquellos que provienen desde fuera de la Institución educativa y son utilizados por los procesos. Como ejemplo: normas externas o reglamentación legal. Contienen Información y su medio de soporte generada por cualquier función, entidad o persona externa a la organización.

FORMATO: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o proceso y que facilita la recolección de información clave.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

GUÍA: Documento que establece recomendaciones o sugerencias

IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestión de calidad.

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado

INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una actividad o proceso específico. Por su extensión o referencia repetida en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado.

Los instructivos pueden ser:

• De formatos: Describe cómo debe diligenciarse un formato y da pautas para el análisis.
• De trabajo: Describe la forma de realizar una tarea u operación de manera sencilla y clara.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación ordenada de los documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la última versión aprobada de los documentos.

NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.

PROCEDIMIENTO: Según el numeral 3.4.5 de la Norma ISO 9000:2005 es la “forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. La nota 1 del mismo numeral indica que los procedimientos pueden estar documentados o no. También se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Procedimiento que se establece formalmente en un medio reproducible físico (papel) o magnético (CD).

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.

RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su posterior clasificación y almacenamiento.

REGISTROS: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, cartas, memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas y otros. Los registros obtenidos pueden conducir a determinar el nivel o status de los indicadores de procesos, planes y procedimientos. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Como proporcionan evidencia no pueden ser modificados.

REVISIÓN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar los objetivos establecidos.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de una misma oficina como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

VERSIÓN: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1).

1. RESPONSABLES

• Junta Directiva
• Rector
• Coordinador
• Profesores

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC-ISO 9000:2005
• NTC-ISO 9001:2008
• NTC ISO9001:2015
• NTC 30300y 30301 de 2013
• GTC- ISO / TR 10013, Directrices para la documentación del SGC.
• Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos (regulación de la función archivística del Estado).
• Decreto 2527 de 1950, que autoriza el procedimiento de microfilm en archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
• Norma Fundamental para la elaboración de documentos
• Tabla de Retención Documental.
• Lista o cuadro de clasificación documental

1. ACTIVIDADES

A continuación, se presentan las actividades definidas para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.

1. ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS

El proceso de controlar un documento incluye actividades definidas para garantizar la adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad y prevención de obsolescencia en la documentación del SGC de la IED Liceo del Sur de Santa Marta.

1. Elaboración de documentos

Todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad son identificados y elaborados por los dueños de procesos describiendo acciones y actividades reales y no ideales de acuerdo con los requisitos establecidos en la Norma Fundamental para la elaboración de documentos (NF – 0).

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