RECIBO Y SALIDA DE DOCUMENTOS

NOMBRE: IVETTE GOMEZ

FECHA: 28 DE OCTUBRE DE 2012

ACTIVIDAD: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

TEMA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1 Los envíos deben estar perfectamente empacados y sellados, el embalaje o condicionamiento debe ser apropiado para la naturaleza de su producto.

El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía; si se trata de sobre deben ir sellados y con una rotulación clara y legible.

Todo envío debe llevar los datos del remitente y del destinatario, domicilio o cargo, identificación tributaria, fecha, lugar, numeración consecutiva, código e identificación del documento, número de folio, cantidad, firma y sellos.

Se debe indicar si el envío es de carácter privado, urgente, frágil o si se requiere de alguna posición en el manejo.

Si se trata de paquetes se recomienda llenar los espacios vacios con materiales de empaque, si los envíos son múltiples se debe indicar el número de cajas contra el número de envío en orden consecutivo.

II FORMA CORRECTA DE EMBALAJE: el tipo de embalaje y la forma de embalar se debe elegir siempre de acuerdo al tipo mercancía, su peso y fragilidad.

Un buen embalaje tanto interno como externo es esencial.

OBJETOS FRAGILES Y/O PEQUEÑOS: Se deben identificar en el exterior y utilizar bolsas especiales y cajas acolchadas, se debe indicar siempre en el exterior la fragilidad del contenido.

LIQUIDOS: Se deben empacar en contenedores anti goteo, acompañado de unos materiales internos ligeros y fuertes y sellados con una bolsa de plástico.

POLVOS Y GRANOS FINOS: Se deben empacar en bolsas de plástico fuerte, selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera, utilizar etiquetas de flechas hacia arriba para materiales no sólidos.

• IMPRESOS: Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno

Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes...

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Proteja sus discos de datos (CD o DVD), cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor.

• Rellene la dirección con claridad, utilice letras mayúsculas cuando escriba a mano, para facilitar su lectura al personal de correos.

• Si reutiliza una caja, quite toda etiqueta y cinta adhesiva. Asegúrese que la caja esté en buen estado.

• No selle en demasía su embalaje. Recuerde que todos los envíos pueden ser abiertos por las autoridades aduaneras para su inspección.

• No utilice cinta de celofán o cuerda para sellar su envío.

III La entidad donde laboro es pública, tiene un área de Gestión Documental ella tiene 6 procedimientos para el recibo y despacho de los documentos, esta una ventanilla en donde la compañera revisa, radica y registra la información en un software, se imprime un sticker en donde dice el nombre del usuario o solicitante, fecha, número consecutivo de entrada persona a la cual se le asigna, número de folio ; se le pega en una parte superior izquierda del documento.

Luego otro compañero los escanea enviándolos vía intranet a correos institucionales, el asunto es el tipo de documento.

Hay una patinadora o gestora documental la cual hace dos recorridos diarios en los horarios de las 11am y 3pm llegando a cada jefe de área.

Luego

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