CUESTIONARIO RECIBO DE DOCUMENTOS

CUESTIONARIO RECIBO DE DOCUMENTOS

Acuerdo 060

1. Definición de: Comunicaciones oficiales y correspondencia

. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

2. Qué normas se deben tener en cuenta para la conservación documental?

Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a

8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de Backus, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

3. Qué entiende por Imagen Corporativa, según este acuerdo?

Que la imagen corporativa también se basa en la forma en que una empresa utiliza las normas establecidas para la documentación (normas Icontec).

Diapositivas Unidad de Correspondencia

4. Qué es para usted la unidad de correspondencia en una entidad?

Unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.

5. Qué servicios presta la unidad de correspondencia?

.* Atención a los usuarios: estas unidades son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad.

* Atención de consultas sobre el trámite solicitado.

* Servicio de alerta: uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

* Préstamo y reproducción de documentos.

* Horario de atención al público: debe estar en un lugar visible y de fácil acceso.

6. Mencione algunas recomendaciones para prevenir atentados en la unidad de correspondencia.

identifique sobres o paquetes sospechosos:

•sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

• Sobres o paquetes sin remitente.

•paquetes sucios, manchados o con olores extraños.

•exceso de avisos o de sellos postales.

•palabras restrictivas.

•paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

Recibo de Documentos

7. Qué es Gestión Documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último de los archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e instituciones.

8. Qué norma dice que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia?

La norma 060 de 2001

ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programada gestión documental

9. Cuando hay varias regionales, cuántas unidades de correspondencia deberán existir: y cuando hay varias sucursales en una misma ciudad, cuántas se requieren?

La entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

10. Hay dos formas para llevar a cabo los procedimientos de recibo y despacho de documentos:

Manual y sistematizada

11. Según el destinatario, cómo se clasifican las comunicaciones?

Comunicación interna: son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o de los funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella.

Comunicación externa: son las que se cruzan entre las entidades o instituciones y entre estas y personas naturales.

12. Cuáles son los (7) pasos para el recibo de documentos:

Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y conductos estos pueden ser directos o indirectos. La recepción se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos

Clasificación: consiste en separara los documentos recibidos en los siguientes grupos:

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