Relación de los hechos, debates o acuerdos en la reunión, atendiendo los puntos de la agenda.

[pic 1]

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL[pic 2]

POLICÍA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de asistentes
2. Lectura del acta anterior
3. Verificación de los compromisos
4. Temas a tratar…

DESARROLLO

Relación de los hechos, debates o acuerdos en la reunión, atendiendo los puntos de la agenda.

n.

COMPROMISOS:

Relación de los compromisos adquiridos por los participantes

CONVOCATORIA

Se indica la fecha en la que se desarrollará la próxima reunión.

Anexo: uno (listado en _____ folio(s))

Elaborado por:         Grado, Nombres y Apellidos

Revisado por:         Grado, Nombres y Apellidos

Fecha de elaboración: DD-MM-AAAA

Ubicación:   Sitio en que se encuentra alojado el documento electrónico

[pic 3]

Dirección de la unidad

Teléfono(s) de la oficina productora

Correo electrónico institucional

www.policia.gov.co

[pic 4]

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL[pic 5]

POLICÍA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

[pic 6]

Dirección de la Unidad

Teléfono(s) de la oficina productora

Correo electrónico institucional

www.policia.gov.co

[pic 7]

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

ACTA: documento interno que constituye o expresa lo tratado en una reunión o situación específica, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este.  Estos adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta.  Por lo tanto, se deberá cumplir con lo ordenado en la legislación vigente.

Para la elaboración de las actas se debe utilizar papel en formato carta (dimensiones 21.59 cm x 27.94 cm), con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en el rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

LOS COMPONENTES MÍNIMOS DEL ACTA SON:

• Membrete
• Lugar y Fecha
• Número de acta
• Motivo de la reunión
• Orden del día
• Desarrollo de la orden del día
• Compromisos
• Convocatoria
• Asistentes

PARTES DEL ACTA:

1. Márgenes:  se deben observar las siguientes márgenes:

Superior:                 2 cm                 Inferior:                 2 cm

Lateral izquierdo:         3 cm                 Lateral derecho:         3 cm

Nota: las actas por ser un documento interno y por su carácter administrativo se deberán imprimir por ambas caras.

1. Membrete: es la inscripción impresa que se emplea en la parte superior de los documentos, con el logotipo y los datos que generan identidad institucional. Consta de tres renglones escritos en letra arial 10 a dos centímetros por debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, así:

Escudo de la Policía Nacional alineado a la izquierda  (dimensiones 2 cm x 2 cm)

Primera línea:          MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla)

Segunda línea:         POLICÍA NACIONAL (sin negrilla)

Tercera línea:          NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)

Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso, y las unidades desconcentradas podrán emplear una cuarta línea; como por ejemplo las escuelas de policía y las seccionales.

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