Tema: Manual de Procedimientos

Tecnológico de Costa Rica

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Escuela de Administración de Empresas

Tema: Manual de Procedimientos

Avance I  

Elaborado por:

Belén Mora

Daniel Rojas

Déborah Pacheco

Charlotte Vidal

Marine Gilanton

Profesor:

Sofia García Romero

Cartago, Costa Rica

Marzo 2018

Contenido

Capítulo I        2

Generalidades de la investigación        2

Capitulo II        3

Marco Teórico        3

A.        Administración        3

B.        Proceso Administrativo        3

C.        Eficiencia y eficacia        3

D.        Análisis Administrativo        4

E.        Estructura organizacional        5

F.        Manual administrativo        6

G.        Manual de Procedimientos        8

H.        Procedimiento        10

I.        Diagrama de flujo        11

Capitulo III        15

Marco Metodológico        15

A.        Tipo de investigación        15

B.        Fuentes de información        15

C.        Sujetos de información        16

D.        Medios de recolección de la información        16

E.        Variables del estudio        16

F.        Cronograma de actividades        16

Bibliografía        18

Introducción

La presente investigación surge en el curso Análisis Administrativo impartido por el Tecnológico de Costa Rica, con el objetivo de introducir a los estudiantes de Administración de Empresas en conceptos y principios que son pilares en el quehacer administrativo, el cual intrínsecamente conlleva organizar y simplificar las actividades que se lleven a cabo en una empresa.

De la mano a la teoría, se aborda el proyecto final el cual consiste en un Manual de Procedimientos; para este caso en el departamento de Dirección de Proyectos (DIP) de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE) del Tecnológico de Costa Rica (TEC), la cual no posee dichos manuales en la actualidad y uno de sus últimos consejos de departamento decidieron implementarlos. Es por ello que se procede a entablar una comunicación con los miembros del departamento, los cuales muestran interés en el desarrollo del proyecto; ya que este les permitiría registrar simplificar y optimizar los procesos que realizan, permitiendo universalizar cada una de las actividades y generando mayor productividad en el departamento.

Capítulo I

Generalidades de la investigación

1. Antecedentes

El departamento de Dirección de Proyectos no cuenta por escrito con esta información; únicamente cuenta definida su función para el Tecnológico de Costa Rica y a nivel país.

1. Naturaleza

Según Alexander Berrocal, supervisor del departamento, la Dirección de Proyectos (DIP) se dedica a promover actividades relacionadas con la investigación y extensión con impacto positivo en el desarrollo sostenible del país, en tres dimensiones: económica, social y ambiental.  Estas actividades tienen como objetivo captar fondos para el financiamiento de los proyectos y brindar reconocimiento nacional e internacional.

1. Ubicación

Sede Central, ubicada un kilómetro al sur de la Basílica de Nuestra Señora de Los Ángeles, en la ciudad de Cartago

1. Cantidad de personal y puestos

Cantidad de personal: 19

Cantidad de puestos: 20

1. Visión

La visión del departamento se encuentra regida por la estipulada por Vicerrectoría de Investigación y Extensión del Tecnológico de Costa Rica.

“La VIE será una entidad líder en el ámbito institucional, nacional e internacional en la gestión de la investigación y extensión de excelencia en sus diferentes modalidades.”

1. Misión

De igual forma que la visión, la misión bajo la cual se rige el departamento es la establecida por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión del Tecnológico de Costa Rica.

“Promover y facilitar la investigación y la extensión científica y tecnológica, que permita el fortalecimiento académico de la institución y su vinculación permanente con el sector productivo y la comunidad nacional e internacional, para contribuir con el desarrollo integral del país.”

1. Valores

Los valores de Dirección de Proyectos son determinados por los mismos que utiliza la Vicerrectoría de Investigación y Extensión del Tecnológico de Costa Rica.

• Integración.
• Comunicación asertiva y efectiva.
• Excelencia en el servicio.
• Ética.
• Compromiso.
• Superación personal y profesional.

1. Organigrama

1. FODA

1. Descripción general de las instalaciones físicas

El departamento de Dirección de Proyectos se compone de cuatro oficinas y un comedor; la distribución física se muestra a continuación:

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Justificación de la investigación

La presente investigación surge en el curso Análisis Administrativo impartido en el Tecnológico de Costa Rica, con el fin de llevar a la práctica en una situación real los conocimientos adquiridos.

Planteamiento del problema y su importancia

¿Qué procedimientos se encuentra levantados actualmente en Dirección de Proyectos y cuáles son los procesos y las actividades que requieren organizarse?

Objetivos

General

Elaborar un Manual de Procedimientos a partir del conocimiento del departamento de Dirección de Proyectos, sus procesos y actividades.

Específicos

• Conocer Dirección de Proyectos su razón de ser, servicios, estructura y demás características que permitan conformar su concepto.
• Identificar las actividades y los procesos de las áreas involucradas en la Dirección de Proyectos.
• Analizar los procedimientos actuales, planteando observaciones y oportunidades de mejora para Dirección de Proyectos.
• Proponer un Manual de Procedimientos a Dirección de Proyectos.

Delimitación de la investigación

1. Alcances

El presente trabajo tiene como alcance describir y analizar cinco procedimientos identificados en el departamento de Dirección de Proyectos; con el fin de elaborar un Manual de Procedimientos; permitiendo ordenar las tareas y aumentar así la productividad del departamento.

1. Limitaciones

Para la primera etapa del proyecto aún no se logrado determinar las áreas involucradas para la ejecución del proyecto; debido a que el departamento aún se encuentra seleccionado los procesos de mayor importancia para la elaboración del manual.

Capitulo II

Marco Teórico

1. Administración

Definición

El concepto de administración hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones, según el artículo de CONCEPTODEFINICION.DE publicado en 2014.

Su palabra proviene del latín ad-ministrare que significa “estar bajo el mando del otra, prestar un servicio”. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar, es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad.

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