Licenciada

Libro: Administración de Personal y Recursos Humanos.

Autor: William B. Werther, Jr.; Keith Davis.

Editorial: McGgraw-Hill; 1996.

Una de las principales funciones del departamento de Recursos Humanos es atender el principio del “ciclo del empleo”. La preparación, selección y reclutamiento de personal es un aspecto clave para el crecimiento y el logro de los objetivos de toda compañía, empresa u organización. Para acometer tal tarea es necesaria una clara comprensión de los puestos existentes y de los planes programados para ocuparlos. Para esto, todo departamento de RRHH debe poseer un sistema de información y base de datos; la información precisa sobre los puestos de empleo de una organización es vital para que el profesional de la administración de recursos humanos pueda actuar de manera proactiva. “Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organización. Si están bien diseñados, la organización progresará hacia el logro de sus objetivos.” Esta información es clave, además, para lograr una administración efectiva de los programas de compensaciones e incentivos a los empleados.

1) Análisis y diseño de puestos.

El objetivo del análisis de puestos de trabajo es obtener un conocimiento profundo de las labores que se llevan a cabo en la organización. Esta tarea es realizada generalmente por especialistas del departamento de recursos humanos, quienes reciben el nombre de analistas de puestos. La información obtenida es crucial para encontrar solicitantes idóneos, rediseñar un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar niveles adecuados de compensación, etc.

Antes de comenzar a obtener la información necesaria para el análisis de puestos, se debe informar a todos los empleados de las razones que llevan a la empresa a efectuarlo; de lo contrario, los empleados podrían sentirse amenazados y resistirse a colaborar con el proceso de obtención de datos. Por el lado del analista, éste debe familiarizarse a fondo con la organización en sí, con su entorno externo y con el tipo de trabajo que realiza. Esto constituye la primer fase del análisis de puestos.

La siguiente fase se divide en tres partes: el analista,

1) identifica los puestos que es necesario analizar

2) elabora un cuestionario para el análisis del puesto

3) obtiene información para el análisis del puesto.

La información se puede obtener a través de entrevistas, comités de expertos, cuestionarios, bitácoras de los empleados, observación directa o una combinación de estas técnicas.

En la tercer fase, se procede a aplicar la información obtenida. Las aplicaciones son las siguientes: descripciones del puesto, descripción de las distintas especificaciones del puesto y determinación de los niveles de rendimiento.

Estas tres aplicaciones integran el sistema de información sobre los recursos humanos, le mismo permite que el proceso de toma de decisiones respecto de los recursos humanos sea mucho más sólido y confiable.

Diseñar un puesto de trabajo es de crucial importancia para el futuro de cualquier organización con objetivos a largo plazo. En la mayoría de los casos, la forma en que los empleados se desempeñan en su trabajo y cumplen con sus tareas está influida por las características del puesto que ocupan. El diseño de cada puesto debe reflejar las expectativas organizativas, ambientales y conductuales. Teniendo en cuenta estos elementos, y manteniéndolos en el equilibrio adecuado, se diseña el puesto.

Luego, la productividad y el nivel de satisfacción de cada empleado constituirán una fuente de información (retroalimentación) respecto a la manera en que se diseñó el puesto.

Equilibrio eficiencia-satisfacción.

Un diseño efectivo asegura un alto nivel de vida laboral en el puesto, y por lo tanto un mayor beneficio para la organización. Los trabajos muy satisfactorios suelen ser menos eficientes a nivel productivo, así como cuando se pretende demasiada eficiencia se consigue menor satisfacción del empleado. Para obtener un diseño efectivo se requiere un punto de equilibrio entre la eficiencia y los elementos conductuales, grado de satisfacción.

2) Planeación de los recursos humanos.

Esta es una técnica que tiene como objetivo estimar la demanda futura de recursos humanos en una organización.

Mediante su utilización los gerentes y especialistas de personal pueden diseñar planes que apoyen la estrategia de la organización y permitan cubrir las vacantes que existan.

Las ventajas de la planeación de los recursos humanos incluyen:

• mejor utilización del personal de la empresa;

• posibilidad de que los esfuerzos del departamento de personal y los objetivos globales de la organización se establezcan sobre bases congruentes;

• lograr considerables economías en las contrataciones de personal;

• enriquecer y mejorar la actual base de datos de información del personal, lo que permite apoyar a distintas áreas de la empresa;

• coadyuvar a la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores niveles de productividad gracias a las aportaciones de personal mejor capacitado y motivado.

Al ser una técnica que requiere una considerable inversión, no resulta del todo conveniente para las organizaciones pequeñas. Sus costos sólo se justifican en el caso de medianas a grandes organizaciones, alcanzando en éstas considerables ventajas competitivas.

Demanda de los recursos humanos.

La estimación de las necesidades de personal a futuro, a fin de prepararse para llevar a cabo las estrategias operativas, puede realizarse de manera formal e informal. Muchos de los factores que influyen en planificación de las estrategias de personal se encuentran en las causas de la demanda de recursos humanos a futuro, las que pueden ser:

• externas (económicas, factores sociales, tecnológicas, competitivas),

• organizativas (planes estratégicos, presupuestos, ventas y producción, nuevas actividades, cambios organizativos),

• laborales (jubilaciones, renuncias, terminación de contratos, decesos, permisos no remunerados).

Técnicas de detección de tendencias.

En el campo de los recursos humanos, estas técnicas consisten en diversas prácticas que se orientan a determinar cuáles serán las futuras necesidades de personal.

La mayoría de las empresas sólo llevan a cabo estudios relativamente informales sobre el futuro inmediato; conforme adquieren experiencia en el proceso de detectar sus necesidades a futuro en el campo de los recursos humanos, recurren a técnicas de mayor complejidad. Las técnicas de detección de tendencias utilizadas son: empleo de expertos y proyección de tendencias, entre otros métodos.

Con este trabajo de previsión de los factores que influyen en la demanda de recursos humanos, los administradores de personal pueden establecer planes a corto y largo plazo. Los planes a corto plazo suelen ser más específicos y pueden presentarse gráficamente, con la ayuda de una planilla, donde se incluyan listas de todas las necesidades futuras de personal para cada tipo de trabajo.

La oferta de recursos humanos.

Una vez que se ha conseguido proyectar la demanda futura de recursos humanos, el siguiente paso consiste en llenar las vacantes que se programaron.

Existen dos tipos de fuente de suministro de personal para toda organización: la interna y la externa. La oferta interna se compone del personal propio de la organización, quienes pueden ser trasladados, promovidos, etc. Cuando éstos no son suficientes, hay que salir al mercado externo.

Una vez que se han analizado los dos tipos de fuentes, los resultados de ambos procesos permitirán formular planes de recursos humanos a corto y largo plazo.

Toda información que se obtenga a lo largo de estos procesos se convierte en un elemento importante de la base de datos del departamento de personal.

3) Reclutamiento.

Este es el proceso de identificar, interesar y atraer candidatos capacitados para cubrir las vacantes de la organización. Se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.

Los departamentos de personal suelen tener a cargo la función de reclutamiento. Los datos obtenidos en las fases de análisis y diseño de puestos son de gran ayuda para especificar los requerimientos de cada puesto vacante.

El primer paso del proceso de reclutamiento es la identificación de vacantes (a través de la planificación de los recursos humanos o por petición específica de los gerentes de línea).

Existen diversos canales a través de los cuales se puede identificar candidatos:

Canales para el reclutamiento interno.

Tanto si se trata de una promoción como de un movimiento lateral, el reclutamiento interno suele ser más simple ya que los candidatos ya están familiarizados con la organización en sí. En estos casos casi siempre tienen mayor decisión los gerentes de línea que la administración de personal.

La participación del departamento de personal se da mediante los programas de promoción de información

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