DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCIÓN

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En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento, estamos en una era de automatización y la creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

En Latinoamérica todos los países que la conforman han utilizado y aprobado los documentos mercantiles ya que por medio de ellos aseguran sus transacciones comerciales. Las cuales conllevan al desarrollo socioeconómico de la población y la nación de cada uno de ellos.

En Venezuela las transacciones comerciales han contribuido de manera muy importante con el desarrollo económico y social de la población, con el respaldo de los documentos mercantiles que han asegurado las diversas transacciones que ha realizado el estado para su beneficio.

TRANSACCIÓN COMERCIAL.

Es el intercambio de valores por compra, venta, permuta, pagos, cobros, préstamos, depósitos, descuentos, etc., que efectúan los comerciantes.

Las empresas de negocios son de muchas clases y abarcan gran variedad de transacciones. Algunas son comerciales dedicadas a comprar y vender mercancías. En ellas se incluyen los mayoristas, detallistas, proveedores industriales. Otras existen para proporcionar servicios, por ejemplo, las peluquerías, bancos, tintorerías, oficinas de contadores públicos, abogados, médicos, etc. Hay empresas manufactureras que compran materiales y lo modifican de alguna manera antes de ofrecerlos a la venta, por ejemplo, carpintería, fábricas de calzados, etc.

El intercambio de bienes y servicios con valor económico en las actividades comerciales recibe el nombre de transacción comercial.

Las transacciones comerciales son de dos tipos:

• Las que generan ingresos: Los ingresos son el resultado de las transacciones en las cuales, quien recibe el ingreso, vende servicios o bienes, en efectivo, promesas de pago, otros bienes o alguna combinación de los mismo, a los compradores o clientes extraños al negocio. Ejemplo, el medio refleja el volumen de sus transacciones por medio de los honorarios obtenidos.

Un hotel percibe ingresos por el alquiler de sus habitaciones y además puede aumentarlos por el servicio de restaurant, venta de regalos, servicios de bar, lavado de ropa, etc.

• Las que generan egresos: Los gastos pueden definirse como una parte del costo que se ha consumido durante el periodo contable. Son los egresos de activo consumidos en la obtención de los ingresos. Por ejemplo, alquiler del local, luz, sueldos,teléfono,etc.

DOCUMENTOS MERCANTILES.

Se denomina los documentos mercantiles como las actividades de compra-venta de un producto y lo que se realiza para que ese producto se venda más.

Son todos aquellos que toman forma en el momento en que la operación se realiza y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.

Es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos pueden ser negociables y no negociables.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES.

Son muy importante porque permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud del que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Facilitan el respaldo y registro de las operaciones.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES.

Negociables:

Son documentos negociables aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantiles sustituyen el dinero efectivo, por lo tanto, son negociables. Entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambio, pagare, cartas de crédito, acciones y bonos.

No negociables:

Se entiende por documentos Mercantiles no negociables aquellos creados para dar fe o dejar constancia de haberse realizado una operación comercial, entre ellos se encuentran la factura y los recibos.

COMPROBANTES DE COMPRAS.

El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca las condiciones más favorables. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago sea al contado o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor. Abarca cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:

• Solicitud de compra: El departamento de compras, de no existir éste, quien haga sus veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.

• Orden de compra: Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si ésta tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada

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