Auditoria Administrativa

Metodología De La Auditoria Administrativa

Metodología para realizar una auditoria administrativa: Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. (Franklin 2003 pp. 55)

De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:

a) Planeación

b) Instrumentación

* Examen

* Informe

* Seguimiento

A. PLANEACION

Es un lineamiento generales que norma la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes.

Objetivo

Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.

* Fuentes de estudio

Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas

* Gobierno Corporativo

* Órganos de control interno

* Socios

* Niveles de organización

* Comisiones, comités y grupos de trabajo

* Sistemas de información

Externas

* Normativas, Leyes nacionales y Regionales

* Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo

* Organizaciones lideres en el campo de trabajo

* Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas regulatorias

* Redes de información

* Proveedores

* Clientes o usuarios

* Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

* Determinación de las necesidades especificas

* Identificación de los factores que requieren atención

* Definición de estrategias de acción

* Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

* Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

* Especificación del perfil del auditor.

* Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Franklin 2003 pp. 56

Preparación del proyecto de auditoria: Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Propuesta técnica

* Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar

* Alcance: Áreas de aplicación

* Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores

* Objetivos: Logros que se pretende alcanzar

* Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos

* Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla

* Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

* Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

* Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios

* Resultados: Beneficios que se espera obtener.

* Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)

Programa de trabajo

Es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Sirve como guía a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la labor efectuada.

* Identificación: Nombre del estudio

* Responsables: Auditor a cargo de su implementación

* Área(s): Universo bajo estudio

* Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos

* Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información

* Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades

* Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

* Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes

* Formato: Presentación y resguardo de progresos

* Reporte de avance: Seguimiento de las acciones

* Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

Asignación de la responsabilidad Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria administrativa.

Capacitación Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.

Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de de coordinación y de reporte establecidos.

Actitud La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del personal de la organización.

Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva.

Diagnostico preliminar El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que se va orientar el curso de acción de auditoria.

Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realización de los siguientes pasos:

1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoria

2. Afina el objetivo general

3. Definir los objetivos tentativos específicos por área

4. Complementar la estrategia global

5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria

6. Determinar las acciones a seguir

7. Delimitar claramente el universo a examinar

8. Proponer técnicas para la capacitación y el análisis de la información

9. Plantear alternativas de medición

10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias

11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen

12. Contribuir en la elaboración del informe

13. Proponer mecanismos de seguimiento

En la planeación se fija el objetivo de la auditoria, los factores a revisar, que incluyen el proceso administrativo y los elementos específicos que complementan su funcionamiento, las fuentes de estudio interna y externas, la investigación preliminar y la preparación del proyecto de auditoria que considera la propuesta técnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitación, asignación de responsabilidad y actitud, así como el diagnostico

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