Auditoria Administrativa

Enfoque de Víctor Rubio Ragazzoni

A) Concepto y aportaciones

Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa autorización del responsable de la función.

La función de la auditoria administrativa consiste en el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa, para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así como comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control

B) Metodología

1ª. Etapa

Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación el auditor debe considerar:

• Características particulares de la empresa

• Finalidad de los trabajos.

• Secuencia de su desarrollo (seguir un ordenamiento).

• Estimación de tiempos para el desarrollo de cada trabajo.

• Determinación del personal que intervenga (selección del personal apto)

• Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las características del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará)

• Determinación de medios materiales.

• Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará

Para la elaboración de los programas específicos de auditoria, antes de iniciar la auditoria es necesario, recopilar y recabar información, de los manuales de organización y operación, catalogo de formas, proyectos, fundamento legal, planos, y programas, informes, etc., con el objeto de contar con elementos que sirven de base para la elaboración de programas específicos de revisión.

Concluida la investigación preliminar se procederá a un análisis de la documentación e información recabada, a fin de detectar el área o áreas que puedan representar alguna problemática y necesidad de revisión más detallada. Una vez conocido el problema en origen y magnitud a estudiar y los objetivos a cumplir, deberá un programa específico.

Los auditores deben tener capacidad en:

• Diseños de sistemas y procedimientos

• Análisis de puestos

• Organización y métodos

• Manejo y control de proyectos

• Técnicas de investigación

Antes de iniciar la auditoria, se diseñarán los instrumentos necesarios que facilitan el desarrollo del estudio. Ejemplo: Cuestionarios, guías de entrevista, listas checables etc.

2ª. Etapa

Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que será en beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor profundidad o detalle o porqué.

En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.

Técnicas de investigación:

A) Encuestas:

a) Cuestionarios (respuesta cerrada, abierta o selectiva; general de auditoria; funcional; análisis de condiciones de trabajo, de procedimientos y de formas).

b) Entrevistas (estilos y técnicos)

B) Interpretación de documentos:

a) Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y procedimientos).

b) Observación.

3ª. Etapa, Evaluación de Resultados y recomendaciones.

Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente orden:

• Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.

• Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones.

• Evaluación de resultados.

• Determinación de la solución. O sea la conclusión a que ha llegado el auditor, después de evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:

 Utilidad que reporta al cliente.

 Sujeción de los objetivos y políticas establecidas.

 Requerimientos del cliente.

 Recursos disponibles.

 Costo de ejecución

 Riesgos probables

 Posibilidad de Control.

 Tiempo de realización.

 Desarrollo de la empresa.

 Condiciones legales.

 Derechos

La evaluación deberá comprender las funciones de la administración:

A) Planeación (objetivos y políticas; planes y programas)

B) Organización (estructura orgánica; funciones; niveles de autoridad y responsabilidad; manual de organización).

C) Integración (elemento humano; recursos materiales, técnicos y financieros).

D) Dirección (supervisión; comunicación, coordinación y delegación).

E) Control (medidas de control que aseguren los resultados; registros y controles operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manual de operación).

4ª. Etapa: Presentación

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