AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INDICE

CAPÍTULO I

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

PÁGINA

1.1 CONCEPTOS GENERALES 1

1.1.1 Definición 1

1.1.2 Generalidades del negocio 2

1.1.3 Estructura organizacional 2

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA 4

1.2.1 Internas 4

1.2.2 Externas 4

1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE 4

1.3.1 Locales 5

1.3.2 Importados 5

1.4 TERMINOLOGÍA FARMACÉUTICA 5

1.4.1 Medicamento o producto farmacéutico 6

1.4.2 Productos farmacéuticos o psicotrópicos 6

1.4.3 Producto farmacéutico prohibido 7

1.4.4 Producto farmacéutico no aprobado 7

CAPÍTULO II

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2.1 CONCEPTOS GENERALES 8

2.1.1 Definición 8

2.1.2 Objetivos 9

2.1.3 Importancia 9

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2.1.4 Ventajas 10

2.2 PLANEACIÓN 10

2.2.1 Objetivo 11

2.2.2 Factores a revisar 11

2.2.3 Fuentes de Estudio 11

2.2.4 Investigación preliminar 12

2.2.5 Diagnóstico preliminar 13

2.2.6 Preparación del proyecto de auditoría 13

2.3 INSTRUMENTACIÓN 14

2.3.1 Recopilación de información 14

2.3.2 Técnicas de recolección 14

2.3.3 Medición 14

2.3.4 Papeles de trabajo 15

2.3.5 Evidencia 15

2.3.6 Supervisión del Trabajo 15

2.4 EXAMEN 15

2.4.1 Propósito 16

2.4.2 Procedimientos 16

2.4.3 Técnicas de análisis administrativo 16

2.4.4 Formulación del diagnóstico administrativo 17

2.5 INFORME 17

2.5.1 Aspectos operativos 17

2.5.2 Lineamientos generales para su supervisión 17

2.5.3 Tipos de informe 18

PÁGINA

2.5.4 Presentación del informe 19

2.6 BASE TÉCNICA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 19

CAPÍTULO III

AUDITORÍA INTERNA

3.1 CONCEPTOS GENERALES 20

3.1.1 Definición 21

3.1.2 Objetivos 21

3.1.3 Importancia 22

3.2 FUNCIONES 23

3.2.1 Campos de acción 23

3.2.2 Alcance 24

3.2.3 Plan de Trabajo 24

3.3 LOS PAPELES DE TRABAJO 25

3.3.1 Definición 25

3.3.2 Objetivos 26

3.3.3 Contenido 26

3.4 PROGRAMA DE TRABAJO 27

3.5 PRUEBAS SUSTANTIVAS 27

3.6 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 28

3.7 DIFERENCIA ENTRE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y AUDITORÍA

INTERNA. 29

CAPÍTULO IV

DIVISIÓN DE OPERACIONES

PÁGINA

4.1 CONCEPTOS GENERALES 30

4.1.1 Definición 30

4.1.2 Objetivos 30

4.1.3 Importancia 31

4.2 ORGANIZACIÓN 31

4.2.1 Departamento de facturación 31

4.2.2 Departamento de créditos 32

4.2.3 Departamento de bodega 33

4.2.4 Departamento de distribución 35

4.3 POLÍTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES 37

4.4 CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE OPERACIONES. 38

4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y dar

soluciones a problemas de importancia 38

4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente, para coordinar actividades 39

4.4.3 No supervisar al personal en forma adecuada 39

4.4.4 Falta de delegación de autoridad y responsabilidad 39

CAPÍTULO V

CASO PRÁCTICO

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE OPERACIONES DE UNA

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.

PÁGINA

5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 40

5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR 40

5.2.1 Datos generales de El Producto Farmacéutico, S. A. 41

5.2.2 Datos generales de la División de Operaciones. 43

5.3 MEMORÁNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 46

5.4 PLAN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 47

5.5 EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMEIENTOS 49

5.5.1 Departamento de facturación 49

5.5.2 Departamento de créditos 57

5.5.3 Departamento de bodega 65

5.5.4 Departamento de distribución 73

5.6 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 81

CONCLUSIONES 89

RECOMENDACIONES 90

BIBLIOGRAFÍA 91

ANEXOS

Anexo No. 1: Organigrama de la compañía El Producto Farmacéutico, S. A.

Anexo No. 2: Organigrama de la División de Operaciones.

Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos.

Anexo No. 4: Descripción de los requisitos para optar a los puestos.

Anexo No. 5: Flujograma de la facturación, autorización, preparación y

distribución de los pedidos.

Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de créditos por primera vez a los

clientes.

INTRODUCCIÓN

Las empresas Distribuidoras de Productos Farmacéuticos juegan un papel

importante en la sociedad guatemalteca, a través de ellas se obtienen grandes

beneficios como la adquisición de bienes para sanar enfermedades de una

población en general.

En toda entidad, la administración tiene la responsabilidad de implementar

controles adecuados y la Auditoría Administrativa, los evalúa con el objeto de

descubrir su eficiencia y presentar las conclusiones a través del informe de

auditoría.

El motivo del trabajo, fue descubrir las causas desde el punto vista de una

Auditoría Administrativa, por las que se hace necesario que la Auditoría Interna

realice una evaluación del cumplimiento de las políticas, procedimientos y

controles existentes, para evitar la pérdida de mercadería e inconformidad en el

despacho de pedidos con los clientes.

Para llevar a cabo la presente investigación, preliminarmente se realizó un

análisis de la institución, en la cual se determinaron sus principales actividades y

características esenciales de la rama económica en la cual se desenvuelve.

Seguidamente se realizaron entrevistas con los jefes de las áreas que fueron

objeto de estudio, aquí realizamos un cuestionario de Auditoría Administrativa a

cada uno de ellos, para evaluar las políticas y procedimientos de sus

departamentos, toda la información se obtuvo a través de las técnicas de

observación, consultas, indagaciones y confirmaciones. Se concluyó con toda la

información para luego elaborar el informe respectivo, el cual se ha dividido en

cinco capítulos relacionados a una Auditoría Administrativa.

El capítulo I presenta la definición, las generalidades del negocio, la estructura

organizacional, las actividades internas y externas, los productos que distribuyen

éstas empresas y la terminología farmacéutica más importante utilizada en

nuestro país.

El capítulo II contiene la metodología, la definición, los objetivos, la importancia,

las ventajas, la planeación, la instrumentación, el examen y el informe de

Auditoría Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos

Farmacéuticos.

En el capítulo III se presentan aspectos específicamente relacionados a la

Auditoría Interna, como lo es su definición, objetivos, importancia, funciones, los

papeles y programas de trabajo, así como pruebas sustantivas y de

cumplimiento.

El capítulo IV contiene la definición, los objetivos, la importancia y la organización

del área de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos

Farmacéuticos y las causas suficientes para realizar una Auditoría Administrativa

en esta clase de empresas.

En el capítulo V se presenta el caso práctico de una Auditoría Administrativa,

enfocada a evaluar las políticas, procedimientos y controles existentes en la

División de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos

Farmacéuticos.

También se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la Bibliografía

que fue consultada para llevar a cabo el trabajo de investigación.

CAPÍTULO I

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

En la época de los negocios pequeños, las transacciones mercantiles de ventas,

compras y distribución de productos se llevaban a cabo directamente del

fabricante al consumidor final, pero a medida que la sociedad se ha desarrollado,

estas actividades también demuestran un crecimiento acelerado, impulsadas por

una avanzada y moderna tecnología industrial, con utilización de sofisticados

equipos de maquinaria.

Es así, como nacen las empresas Distribuidoras de Productos Farmacéuticos

con un alto grado de especialización y división del trabajo, abasteciendo los

mercados y las regiones con cantidad y variedad de productos, y originándose

la necesidad de trasladar esos bienes a caseríos, aldeas, poblaciones y

ciudades en general.

1.1 CONCEPTOS GENERALES

Al realizar una Auditoría Administrativa en una empresa Distribuidora de

Productos Farmacéuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la

definición, las generalidades y la estructura organizacional del negocio,

previo a desarrollar el trabajo.

1.1.1 Definición

“Empresa Distribuidora de Productos Farmacéuticos, es el establecimiento

farmacéutico destinado a la importación, distribución y venta de productos

farmacéuticos de venta libre, productos afines, material de curación,

equipo

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