Diccionario Archivística

Accesibilidad: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura de que esa información pueda ser reproducida y por tanto usada.

Agregación de documentos: Operación de añadir a un expediente documentos que forman parte del mismo, ingresados en el Archivo con posterioridad al ingreso del expediente.

Almacenamiento persistente: Memoria de la computadora que no requiere energía eléctrica para mantener su contenido almacenado.

Análogo: Varía continuamente en correlación con un proceso físico.

Anexo : Aquel documento que, al ser físicamente conectado a un documento de archivo por medio de un acto, pasa a formar parte de ese documento de archivo.

Archivar: Guardar (separar, apartar) un documento elaborado o recibido, dentro de un conjunto con documentos de archivo activos que participan en la misma acción o asunto o están relacionado con una misma persona o sujeto, de tal forma que tal documento pueda ser recuperado para futura acción o referencia.

Archivo 1: instancia responsable de la preservación y distribución de documentos de archivo seleccionados para su preservación permanente.

Archivo intermedio: Es la antesala del Archivo histórico. Dentro del ciclo vital de los documentos es la residencia para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al Archivo histórico.

Archivo particular: Los documentos personales acumulados o que pertenecen a un individuo y están sujetos a su disposición.

Archivo particular: Documentos de archivo y archivos cuya procedencia es de organizaciones no gubernamentales.

Archivo público: Archivo de entidad pública colectiva, independiente de su ámbito de acción y del sistema de gobierno del país.

Archivología: Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquéllos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos.

Archivos/documentos desplazados: Archivos que han sido desalojados del país en el que se acumularon en un principio. Algunas veces los archivos desalojados se denominan desterrados, fugitivos o archivos capturados.

Atributos: Características que identifican de forma inequívoca a un documento de archivo

Autenticación: Declaración de autenticidad de un documento de archivo en cierto punto específico del tiempo realizada por una persona con calidad jurídica y con autoridad para hacer tal declaración (por ejemplo servidor público, notario, autoridad certificadora). Véase también: “certificado de autenticidad”.

Autenticidad: Junto con fiabilidad y exactitud es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo; consiste en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias inherentes. Véase también: “identidad”, “integridad”, “certificado de autenticidad”.

Autoridad archivística: Servicio de archivos o programa responsable de la selección, ingreso y conservación de documentos de valor permanente, de facilitar su disponibilidad y de la aprobación de la destrucción de otros documentos de archivo.

Base de datos: Colección de unidades de datos afines, interrelacionados y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida

Base de datos operativa: Base de datos que contiene y maneja datos esenciales para un sistema de información, los cuales deben ser independientes de las interfaces o presentación de ese sistema.

Borrador: Documento de archivo elaborado para fines de corrección

Cadena de custodia: Un sistema de controles que se extiende durante todo el ciclo de vida de los documentos de archivo a fin de asegurar su identidad e integridad.

Cadena de preservación: Secuencia o sistema de controles que se extiende sobre todo el ciclo de vida de los documentos de archivo para asegurar su identidad e integridad a lo largo del tiempo

Capacidad de evidencia: La capacidad de mostrar o servir como prueba de un hecho o evento.

Capturar: Identificar un documento de archivo elaborado por un productor en un sistema de producción de documentos de archivo e integrarlo de acuerdo con las especificaciones de actividades, procedimientos documentales y privilegios integrados, emitidos por ese productor.

Carpeta: Cubierta dentro de la cual se guardan libremente documentos de archivo no electrónicos que pertenecen al mismo expediente, por lo general ordenados cronológicamente. Un expediente o dossier puede estar distribuido a lo largo de varias carpetas.

Ciclo vital: Coincide con las etapas o edades por las que sucesivamente se reconocen por su utilidad los documentos de archivo y suelen corresponderse con su custodia en los sucesivos Archivos que forman la red de Archivos de una organización (Archivos de oficina, Archivo central, Archivo intermedio, Archivo histórico). Su reconocimiento y aplicación lo elevan a la estimación de principio archivístico.

Clasificación: Organización sistemática de documentos de archivo en grupos o categorías jerárquicas de acuerdo a métodos, procedimientos, criterios o convenciones preestablecidas y representadas en un plan, cuadro o esquema de clasificación.

Colección: Una reunión artificial de documentos en base de alguna característica común (por ejemplo, modo de ingreso, el creador, asunto, idioma, soporte, nombre del coleccionista) sin tener en cuenta la procedencia de los documentos.

Completitud: Característica de un documento de archivo que se refiere a la presencia dentro del mismo de todos los elementos requeridos por el productor y el sistema jurídico para ser capaz de generar consecuencias. Junto con el “carácter primitivo” y la “efectividad” de un documento es una cualidad básica de un documento de archivo original.

Compresión: Recodificación de datos digitales para reducir sus dimensiones y poder así ahorrar espacio de almacenamiento o tiempo de transmisión

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