Ensayo de comités, grupos y equipos.

Ensayo cap. 16

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Uno de los recursos más comunes en una organización es el comité. Un comité es un conjunto o grupo de personas a las que se les comisiona un asunto. Algunos sostienen que los comités pasan por cuatro etapas: formación, confrontación, normatividad y desempeño (no necesariamente siguen las etapas en esta secuencia). Algunos comités y equipos emprenden funciones gerenciales como planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar, mientras que otros únicamente se forman para recibir información; sin tomar decisiones ni hacer recomendaciones. Un comité puede tener funciones de línea o staff. Tiene una función de línea si incluye tomar decisiones que afecten a los subordinados, como el consejo directivo; si su relación de autoridad con un superior es de asesoría, es un comité de staff. Los comités tambien pueden ser formales o informales; si se establecen como parte de la estructura de la organización, con deberes y autoridad específicamente delegados, son formales. Los comités informales se organizan sin que se les delegue autoridad específica y casi siempre los conforma una persona que promueve una forma de pensar grupal. Así como pueden ser permanentes o temporales.

Existen muchos motivos para la utilización de comités y grupos, pero uno de los más importantes es la ventaja de obtener una deliberación y una opinión grupal; otro de los motivos es el temor de delegar demasiada autoridad en una sola persona. Se considera que los comités son muy útiles para coordinar las actividades entre diversas unidades organizacionales, también para coordinar planes y políticas. También permiten una amplia participación en las decisiones. Entre algunas de sus desventajas; es que pueden ser muy costosos, pueden llevar a una situación en la que unas cuantas personas imponen su voluntad sobre la mayoría, su reputación es cuestionada por su mal uso, entre muchas otras.

El éxito de un comité depende de muchos factores como lo es la autoridad, la cual debe especificarse para que sus miembros sepan si es su responsabilidad tomar decisiones, hacer recomendaciones o simplemente deliberar y presentar al presidente algunas ideas sobre el tema que se analiza. El tamaño de un comité es muy importante, por regla general un comité debe ser lo suficientemente grande para promover la deliberación e incluir la variedad de experiencias requeridas para la tarea, aunque no tan grande como para hacer perder el tiempo o propiciar la indecisión. Los miembros de un comité deben seleccionarse con cuidado, éstos deben ser representativos de los intereses a los que se espera sirvan; deben tener la autoridad requerida y ser capaces de trabajar bien en grupo, y tener la capacidad de comunicarse bien y llegar a decisiones de grupo. El trabajo del comité debe limitarse a un tema que pueda controlar mediante un análisis de grupo. Para una reunión de comité efectiva es decisiva la selección del presidente, quien puede evitar los desperdicios y las deficiencias de los comités, formular propuestas definitivas para el análisis o la acción, y conducir la reunión con efectividad. El presidente establece el tono de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis se desvíe.

La comunicación efectiva en los comités normalmente requiere que se hagan circular minutas y se verifiquen las conclusiones. Un comité debe valer sus costos. Puede ser difícil contabilizar los beneficios, pero el comité sólo puede justificarse si los costos se compensan con beneficios tangibles e intangibles.

Aun cuando el comité es de especial importancia como dispositivo organizacional, en realidad es sólo uno de los muchos tipos de grupos que se encuentran en las organizaciones. Un grupo puede definirse como dos o más personas que actúan de forma interdependiente y unificada para conseguir metas comunes. Un grupo es más que un conjunto de individuos: a partir de sus interacciones se crean nuevas fuerzas y propiedades que deben identificarse y estudiarse en sí. Entre sus características están que los miembros comparten metas comunes, requieren interacción y comunicación entre sus miembros, sus miembro asumen funciones dentro del grupo, los grupos siempre forman parte de un grupo mayor y los grupos grandes tambien pueden estar formados por subgrupos. Los grupos desarrollan normas respecto del comportamiento esperado de sus miembros, si los individuos se desvían de ellas se ejerce presión para que se cumplan. Los grupos tienen el poder para cambiar el comportamiento, las actitudes y los valores, y para disciplinar a los miembros; además se emplean para la toma de decisiones, las negociaciones y los intercambios. Esto no significa que las decisiones de grupo siempre sean mejores que las individuales.

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