Gestión Documentario

1. Problema: Tramite Documentario Manual

Actualmente los procesos que se llevan a cabo para realizar los trámites documentario en la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Cajamarca tanto académicos como los administrativos se los realiza de forma manual y esta es la principal causa que genera demora en la ejecución de los tramites que los estudiantes o cualquier otra persona este realizando. En la formación de expedientes participa-ban distintos usuarios. Esto daba lugar a que estos se fraccionaran y los documentos se dispersaran en varios Departamentos o se duplicaran. La falta de canales de comunicación eficaces, dificultaba el cono-cimiento entre áreas, con la consiguiente falta de información y duplicidad de esfuerzos. También existe un mal almacenamiento de toda la documentación que se genera y ello conlleva a una gran demoran en que sean aprobados o rechazados dificultando la continuidad y un malestar entre los usuarios, así como la duplicidad que se pueda generar con los documentos.

2. Temática: Gestión Documental

La Gestión Documental de una Empresa permitir que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conser-vada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario; especialmente cuando se trata de una Entidad del sector Público, así también lo ideal de la Gestión Documentaria es que administración documental es disponible de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso. Algo más que se debe tener en cuenta para poder llegar a una gestión ideal es que toda organización debe realizar tareas esenciales como clasificación, reubicación, expurgación, destrucción y proporcionar una mayor garantía de conservar los documentos necesarios y, a la vez, ase-gurar la eliminación de aquellos documentos y expedientes que ya no sean necesarios y todo esto siem-pre con la utilización de las tecnologías.

3. Contexto: Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Cajamarca

La Facultad de Ingeniería es una de las Facultades con las que cuenta la Universidad Nacional de Caja-marca y a su vez esta cuenta con 5 Escuelas Académicas Profesionales, y en todas esta se realiza todos los días una gran de trámites, ya sean tramites académicos, como para pedir Certificados de Estudio, Ré-cor de Notas entre otros; trámites administrativos los cuales se realizan entre las diferentes Facultades, Escuelas Académicas o Áreas administrativas de la Universidad para poder pedir informes, requerir algu-na necesidad que se tenga en la Facultad o en alguna de sus escuelas, etc. Las responsables de recibir y distribuir todo estos trámites dentro de la Facultad son las Secretarias, ya se de la misma facultad

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