Procedimiento de gestion de control documentario de un proyecto

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[pic 5]PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CONTROL DOCUMENTARIO DE

[pic 6]UN PROYECTO

NOTA 1: Es responsabilidad de los usuarios asegurarse de utilizar la revisión vigente.[pic 7]

NOTA 2: Prohibida su reproducción y/o difusión parcial o total sin la autorización de la Gerencia

General o de su representante.

1. OBJETIVO

Tiene por finalidad detallar los procesos de administración de toda la documentación e información que se va generando y recibiendo a lo largo del proyecto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los proyectos de HAUG S.A. que desarrolle y ejecute en el Perú y/o en el extranjero.

3. REFERENCIAS[pic 8]

PE.QHSE.0000.IT.001E - Elaboración de Información Documentada

4. RESPONSABILIDADES DE IMPLEMENTACION

4.1  Gerente de Proyecto:

Brindar los lineamientos generales y asegurar la implementación y cumplimiento del presente procedimiento.

4.2  Control Documentario:

Implementar y cumplir lo indicado en el presente procedimiento y adjuntos.

4.3  Equipo del Proyecto:

Conocer y cumplir el presente procedimiento y adjuntos.

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL DOCUMENTARIO

-        Recepcionar los documentos del proyecto que ingresan o generan por diferentes medios, para su clasificación, registro, control, seguimiento y distribución.

-        Archivar  los  documentos  del  proyecto  de  forma  adecuada  tanto  físico  como electrónicamente.

-    Generar  y actualizar  la  base  de  datos  de  documentación  del  proyecto:  LOG  de

documentos

-    Mantener la trazabilidad de los documentos del proyecto.

-    Verificar la correcta aplicación de los procedimientos de control de documentos.

-        Distribuir los documentos de acuerdo a la matriz de comunicaciones tanto interna como externa en los casos que corresponda.

-        Mantener actualizado los documentos físicos de acuerdo a los procedimientos de control de documentos.

-    Realizar el cierre documentario del área al final del proyecto.

-    Entregar a Almacén de Obra la documentación física que será desmovilizada a la Sede

Central.

6. DEFINICIONES

Procedimiento: documento que especifica y detalla un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de actividades.[pic 9]

NOTA 1: Es responsabilidad de los usuarios asegurarse de utilizar la revisión vigente.[pic 10]

NOTA 2: Prohibida su reproducción y/o difusión parcial o total sin la autorización de la Gerencia

General o de su representante.

Instructivo: documento que describe la secuencia de pasos necesarios para realizar alguna actividad

Transmittal: es un formato generado por Control Documentario (CD), que se utiliza para formalizar la entrega de documentos técnicos y documentos de gestión del proyecto, presentados para revisión, aprobación o de carácter informativo. En este formato constan los datos del que lo envía, a quien va dirigido, nombre de los documentos y el propósito de los mismos.[pic 11]

Especificación Técnica:  son los documentos en  los cuales se definen  las  normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras.

Carta: es el medio formal por el cual HAUG comunica al cliente o viceversa temas referidos a la ejecución del contrato.

No Conformidad (NCR): es el incumplimiento de algún requisito solicitado por el cliente expresado en las especificaciones técnicas del proyecto.

Requerimiento de Información (RFI): es un documento formal que sigue un determinado estándar, cuyo propósito es recoger información técnica por escrito sobre características particulares o de diseño de algún entregable del proyecto

Plan: es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Registro: es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

Memoria de cálculo: son los procedimientos descritos de forma detallada de cómo se realizaron los cálculos de las ingenierías que intervienen en el desarrollo de un proyecto de construcción

Plan de Izaje (Rigging): documento que especifica la planificación ordenada y detallada de las maniobras a realizar de forma segura cuando se utilizará una grúa para maniobras de izaje.

Diagrama: es una representación gráfica, como forma de comunicación de un problema, de una solución o de una situación.[pic 12]

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