Procedimiento de gestion de control documentario de un proyecto

[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4]

[pic 5]PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CONTROL DOCUMENTARIO DE

[pic 6]UN PROYECTO

NOTA 1: Es responsabilidad de los usuarios asegurarse de utilizar la revisión vigente.[pic 7]

NOTA 2: Prohibida su reproducción y/o difusión parcial o total sin la autorización de la Gerencia

General o de su representante.

1. OBJETIVO

Tiene por finalidad detallar los procesos de administración de toda la documentación e información que se va generando y recibiendo a lo largo del proyecto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los proyectos de HAUG S.A. que desarrolle y ejecute en el Perú y/o en el extranjero.

3. REFERENCIAS[pic 8]

PE.QHSE.0000.IT.001E - Elaboración de Información Documentada

4. RESPONSABILIDADES DE IMPLEMENTACION

4.1  Gerente de Proyecto:

Brindar los lineamientos generales y asegurar la implementación y cumplimiento del presente procedimiento.

4.2  Control Documentario:

Implementar y cumplir lo indicado en el presente procedimiento y adjuntos.

4.3  Equipo del Proyecto:

Conocer y cumplir el presente procedimiento y adjuntos.

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL DOCUMENTARIO

-        Recepcionar los documentos del proyecto que ingresan o generan por diferentes medios, para su clasificación, registro, control, seguimiento y distribución.

-        Archivar  los  documentos  del  proyecto  de  forma  adecuada  tanto  físico  como electrónicamente.

-    Generar  y actualizar  la  base  de  datos  de  documentación  del  proyecto:  LOG  de

documentos

-    Mantener la trazabilidad de los documentos del proyecto.

-    Verificar la correcta aplicación de los procedimientos de control de documentos.

-        Distribuir los documentos de acuerdo a la matriz de comunicaciones tanto interna como externa en los casos que corresponda.

-        Mantener actualizado los documentos físicos de acuerdo a los procedimientos de control de documentos.

-    Realizar el cierre documentario del área al final del proyecto.

-    Entregar a Almacén de Obra la documentación física que será desmovilizada a la Sede

Central.

6. DEFINICIONES

Procedimiento: documento que especifica y detalla un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de actividades.[pic 9]

NOTA 1: Es responsabilidad de los usuarios asegurarse de utilizar la revisión vigente.[pic 10]

NOTA 2: Prohibida su reproducción y/o difusión parcial o total sin la autorización de la Gerencia

General o de su representante.

Instructivo: documento que describe la secuencia de pasos necesarios para realizar alguna actividad

Transmittal: es un formato generado por Control Documentario (CD), que se utiliza para formalizar la entrega de documentos técnicos y documentos de gestión del proyecto, presentados para revisión, aprobación o de carácter informativo. En este formato constan los datos del que lo envía, a quien va dirigido, nombre de los documentos y el propósito de los mismos.[pic 11]

Especificación Técnica:  son los documentos en  los cuales se definen  las  normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras.

Carta: es el medio formal por el cual HAUG comunica al cliente o viceversa temas referidos a la ejecución del contrato.

No Conformidad (NCR): es el incumplimiento de algún requisito solicitado por el cliente expresado en las especificaciones técnicas del proyecto.

Requerimiento de Información (RFI): es un documento formal que sigue un determinado estándar, cuyo propósito es recoger información técnica por escrito sobre características particulares o de diseño de algún entregable del proyecto

Plan: es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Registro: es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

Memoria de cálculo: son los procedimientos descritos de forma detallada de cómo se realizaron los cálculos de las ingenierías que intervienen en el desarrollo de un proyecto de construcción

Plan de Izaje (Rigging): documento que especifica la planificación ordenada y detallada de las maniobras a realizar de forma segura cuando se utilizará una grúa para maniobras de izaje.

Diagrama: es una representación gráfica, como forma de comunicación de un problema, de una solución o de una situación.[pic 12]

NOTA 1: Es responsabilidad de los usuarios asegurarse de utilizar la revisión vigente.[pic 13]

NOTA 2: Prohibida su reproducción y/o difusión parcial o total sin la autorización de la Gerencia

General o de su representante.

Esquema: es una representación gráfica de la asociación de ideas o conceptos que se relacionan entre sí, y entre los que se establecen relaciones de jerarquía

Copia de Seguridad (Back up): es una copia de respaldo o copia de reserva de los datos o archivos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida.

7. DESARROLLO

Para un mejor entendimiento de la gestión de Control Documentario de un proyecto se han definido los siguientes procedimientos:[pic 14][pic 15]

Archivar documentos generados y recibidos

Documentación Final del proyecto

Codificación de

Documentos

Copia de Seguridad (Back Up) de Información

Distribución de documentos

7.1 Procedimiento para archivar Documentos generados y recibidos en el Proyecto

7.2 Procedimiento para Codificación de Documentos

7.3 Procedimiento para Distribución de Documentos

7.4 Procedimiento de Copia de Seguridad (Back up) de Información

7.5 Procedimiento Documentación Final del proyecto

8. OBLIGATORIEDAD DE CONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

Es obligatorio el conocimiento y aplicación del “Procedimiento de Gestión de Control Documentario de un Proyecto” y sus procedimientos adjuntos por parte de todos los integrantes que forman el Equipo del Proyecto.

[pic 16]9. HISTORIAL DE CAMBIOS

...