SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO ( SGDi. v.3.3 )

El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi” v.3.3 ® está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente en materia de procedimientos administrativos para el Sector Público. También, el Sistema SGDi es aplicable a empresas privadas de cualquier actividad económica que requieren llevar control de su trámite documentario, sobre todo aquellas que sean representantes de empresas extranjeras.

El sistema está desarrollado utilizando tecnologías de información de última generación y herramientas de Intranet e Internet, lo cual permite que usuarios a distancia se integren al sistema en tiempo real. Esta característica es particularmente importante en entidades que tienen oficinas u órganos descentralizados o desconcentrados, ya que elimina las distancias físicas, permitiendo el máximo de eficiencia en la gestión documentaria.

Subsistemas

El sistema SGDi esta constituido de dos subsistemas siguientes:

a) Subsistema SGDa que se ejecuta en ambiente Cliente Servidor en una red local instalado en la sede central o sucursal de la entidad o empresa.

b) Subsistema SGDb que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa para interactuar por Internet desde cualquier lugar del mundo, con el subsistema SGDa.

Procesos

El Sistema SGDi cubre los siguientes procesos:

a) Generación y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos, etc.) en cada área interna de la empresa, almacenando la información en una base de datos única y con acceso solo del usuario de cada área u oficina, es decir la otra oficina no puede visualizar otros documentos que no le pertenezcan a dicha oficina.

b) Gestión de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad hacia terceros (Clientes, Proveedores o otras áreas externas). Todos los documentos estarán almacenados en el disco duro del servidor este en cualquier formato (Word, Excel, Power Point, Pdf, etc), pero se sugiere que los documentos físicos no generados, se escaneen para grabarlos en la base de datos del sistema.

c) Gestión de los documentos recibidos de terceros, sea físico o virtual por, medio de Internet, por lo menos la Carta y otros documentos básicos deben ser escaneados para subirlos al sistema SGDi y tener como archivo adjunto, de tal manera que en el trámite del expediente puedan ser visualizado por las personas encargadas de dar trámite.

d) Gestión de los documentos internos (entre dependencias o áreas internas de la entidad, intranet).

Funciones

El Sistema SGDi tiene las siguientes funciones:

- Registro automático de los documentos emitidos y recibidos, tanto internos como de terceros. Para el cual se almacena todos los documentos en una base de datos Oracle.

- Generación automática de documentos (en base a su tipo).

- Derivación automático del tránsito de los documentos entre las dependencias de la entidad.

- Control automático del tiempo de permanencia de cada documento en cada dependencia de la entidad.

Una característica muy importante del SGDi es que permite adjuntar al documento original, otros documentos relacionados (tipo Word, Excel, PDF, gráfico), de manera que en cualquier etapa del trámite, se puede consultar la documentación virtual que lo acompaña en forma inmediata, sin la necesidad de tener físicamente el documento escrito.

El SGDi permite, además, las siguientes funciones:

- Predefinir en el sistema la ruta de cada tipo de documento.

- El tiempo máximo de permanencia de cada tipo de documento en cada dependencia.

- La emisión automática de avisos de vencimiento de plazos para la tramitación de cada documento en cada dependencia.

- La asignación de prioridades a cada documento en forma individual.

- Para empresas que sean representantes de empresas extranjeras permite llevar el control del proceso de importación y las comisiones de venta que corresponde.

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