Informatica Aplicada A La Administracion

PROCESO DE CAPACITACION

La capacitación se refiere a los métodos usados para proporcionar al personal de una empresa las habilidades que éstos necesitan para realizar su trabajo. Ésta abarca desde cursos sencillos sobre terminología hasta cursos complejos que permiten entender el funcionamiento de un nuevo sistema; tales cursos pueden ser teóricos o prácticos, o combinados.

La capacitación es un proceso que lleva a mejorar continuamente las actividades laborales, con el fin de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general es: preparar desarrollar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores. En este sentido, la capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador, para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas. Producir resultados de calidad, dar excelente servicio a los clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.

Por medio de la capacitación el perfil del trabajador se adecua al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria.

El proceso de capacitación se puede acometer de dos modos. Primero, el que se produce por y dentro el mismo grupo de trabajo; se da un intercambio que fomenta el aprendizaje a través de experiencias compartidas. En este aspecto, la capacitación de saberes es inherente al oficio específico de cada trabajador. Segundo, la que es acometida por una persona ajena al ámbito de la organización. Por ejemplo, facilitadores externos de empresas especializadas en el área. Se capacita al personal de una empresa para alcanzar la satisfacción por el trabajo que realiza; pues si un empleado no está satisfecho con la labor que lleva a cabo no podrá efectuar un trabajo eficiente.

El proceso de capacitación es un proceso continúo. El mismo está constituido de cinco pasos, a que continuación mencionamos:

• 1. Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los conocimientos y desempeño.

• 2. Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el contenido del programa, folletos, libros, actividades...

• 3. Validación: Se eliminan los defectos del programa y se hace una presentación restringida a un grupo pequeño de personas.

• 4. Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.

• 5. Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.

Principios fundamentales de la capacitación

El contenido de la capacitación involucra cuatro tipos de cambios de comportamiento, a saber:

• 1. Transmisión de informaciones: Distribuir información entre los entrenados como un cuerpo de conocimientos.

• 2. Desarrollo de habilidades: Destrezas y conocimientos directamente relacionados con el desempeño del cargo actual. Es una capacitación orientada de manera directa a las tareas y operaciones del trabajador.

• 3. Desarrollo de actitudes: Se refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión.

• 4. Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar conducida a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas, ya sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización.

El contenido de los programas de capacitación conlleva a establecer principios fundamentales inherentes a éstos, entre los cuales tenemos:

• Las necesidades de las personas.

• El crecimiento individual.

• La participación como aprendizaje activo.

• La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana.

• Los conocimientos y experiencias de los participantes revalorizan y refuerzan el aprendizaje existente, al incorporar nuevos conocimientos.

• La capacitación en equipo que permite mayor posibilidad de interacción e intercambio.

• Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización.

• Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.

• Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

• El individuo debe acompañar los resultados de su desempeño.

• La persona aprende mejor cuando está motivada para aprender.

• La distribución de los periodos de aprendizaje debe considerar la fatiga, la monotonía y los periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido.

• El ejercicio y la práctica son indispensables para el aprendizaje y la retención de habilidades.

• El aprendizaje eficiente depende de la utilización de técnicas adecuadas.

• Ayuda al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones.

• Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.

• Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.

• Sube el nivel de satisfacción con el puesto.

• Permite el logro de metas individuales.

• Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Con respecto a las organizaciones, tenemos que:

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.

• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

• Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

• Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.

• Crea mejor imagen.

• Mejora la relación jefes-subordinados.

• Es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas.

• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.

• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.

• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

• Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

• Ayuda a mantener bajos los costos.

• Desarrolla el sentido de responsabilidad hacia la empresa.

• Logra que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos.

• Mantiene a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados.

• Mejora las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.

• Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.

• Ayuda en la orientación de nuevos empleados.

• Proporciona información sobre disposiciones oficiales.

• Hace viables las políticas de la organización.

• Alienta la cohesión de grupos.

• Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.

• Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

DIAGNOSTICO DE LA CAPACITACION

La detección de necesidades es una metodología de trabajo, que incluye el uso de diversas técnicas que permiten identificar y agrupar las necesidades de capacitación que existen en una empresa, según su naturaleza y “población-objetivo”.

Las técnicas de detección de necesidades se utilizan por las siguientes razones:

• Para que la gente sea más productiva en su trabajo actual y tenga la posibilidad de progresar.

• Porque el éxito de la empresa exige un desarrollo óptimo de la labor individual y grupal, lo que requiere que se definan y resuelvan las necesidades de crecimiento y progreso individuales y colectivas, lo que se traduce en capacitación y desarrollo.

• Porque todas las personas normales, independientemente de su lugar en la jerarquía, pueden hacer un buen trabajo y lo harán si se les da la oportunidad y los medios para hacerlo.

• Para no malgastar tiempo ni recursos en esfuerzos de capacitación innecesarios, que no satisfacen las reales necesidades de la organización ni de sus miembros.

Existe una enorme variedad de necesidades de capacitación tales como: las que tienen un individuo, las que tiene un grupo, las que requieren soluciones a mediano y largo plazo, las que derivan de un cambio tecnológico, las que derivan de cambios en la estructura de la organización, las que complementan ajustes o cambios de políticas, las que requieren intrucción sobre la marcha, las que precisan instrucción fuera del trabajo, etc...

Por otra parte existen diversos indicadores de necesidades de capacitación en la empresa, algunos de los mas habituales son:

• Problemas observables en diferentes áreas de la empresa.

• Errores observables en los trabajadores o grupos de trabajadores durante el desempeño de sus tareas.

• Vacantes de puestos de trabajo debido a la movilidad o retiros del personal

• Ascensos del personal a puestos de mayor complejidad, responsabilidad y remuneraciones a través de líneas de ascensos.

Las necesidades de capacitación se determinan a partir de indicadores específicos. No obstante, no basta definir las necesidades de capacitación; es preciso relacionarlas con los Propósitos de

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