Informes Tecnicos

El Informe Técnico.

Es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.

El objetivo del informe técnico es presentar de forma clara y detallada un trabajo científico o técnico de investigación o desarrollo, o describir en qué estado o situación se encuentra algún proyecto.

Tipos de Informes.

Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se hace, atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno sería múltiples, en tal sentido podrían clasificarse así:

Ø Según su extensión: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas.

Ø Según su función: Comunicativos, examinadores y analíticos.

ü Comunicativos: Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.

ü Examinadores: Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.

ü Analíticos: Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.

Ø Según su Finalidad: Operacionales y para cambios.

ü Operacionales: Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización.

ü Para Cambios: Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.

Ø Según el Grado de Formalidad: Formales e informales.

ü Formales: Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias.

ü Informales. Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos preelaborados.

Estructura de los Informes Técnicos

La correcta estructura de un informe técnico es fundamental para que el mismo pueda ser comprendido con claridad; de esta manera se garantiza una redacción clara y objetiva, es así como se debe utilizar frases concretas y concisas, sin perder de vista los objetivos del trabajo. La extensión total del Informe debería estar entre 3 y 8 páginas, incluyendo figuras y referencias.

La estructura debe estar compuesta como mínimo de las siguientes partes:

a) Presentación.

b) Introducción.

c) Desarrollo/Hallazgos/Resultados.

d) Conclusiones y Recomendaciones.

e) Anexos.

Ø Presentación: La presentación de un informe está constituido por la portada y el índice o tabla de contenido; a continuación se describe los elementos básicos a considerar en la redacción de estos aspectos:

ü Portada: Es la primer página del informe y permite la identificación del documento, que consta del título del informe, el nombre del autor y/o autores, el nombre completo de la Corporación; además de la fecha en la que se presenta. El título del informe proviene del objetivo general del informe técnico.

Es el primer contacto del lector con el trabajo que se le ofrece y por ello la portada debe contener en pocas palabras la información necesaria y suficiente para dejar en claro a qué se refiere el texto e interesarlo en la lectura.

ü Índice o Tabla de Contenido: Lista los títulos principales y la página en que aparece cada uno de ellos. Enlista los subtítulos debajo de su título principal correspondiente. Lo importante de esta sección radica en que proporciona un esquema del reporte; el lector sabrá inmediatamente donde buscar lo que le interesa.

Ø Introducción: En esta parte del informe se presenta brevemente una descripción breve de lo que se trata el informe respectivo, con el propósito de situar al lector y ofrecer un marco de referencia. Si se trata de una investigación se debe indicar cuál es el problema, el por qué y cómo se planeó la investigación; además se debe informar cual es el objetivo principal y los específicos dentro de los que se contemplen los siguientes datos:

ü Antecedentes: Es la contextualización que servirá para que el lector tenga conocimiento de qué se trata el informe respectivo, ¿Qué tipo de hechos se desea esclarecer?, ¿Desde cuándo se presenta?, ¿Cómo afectan la realidad?, etc. Si se tratara de un informe Ad hoc es necesario mostrar quien solicita dicho informe y por qué lo solicita. Si el informe a redactar se trata de un avance de proyecto, se debe indicar el vínculo que tiene el informe a redactar con otros anteriores. En el caso de un informe periódico, solo se establece que es de rutina presentarlo y que, salvo que haya sido encontrado algo fuera de lo común, solo sirve de información a la administración.

ü Período que abarca y dónde se realizó: Todo informe técnico debe explicar brevemente el período que abarca el tema que se presenta en dicho informe, Seguido del lugar en donde se realizó la investigación efectuada.

ü Objetivo General: Los objetivos son los propósitos del trabajo, expresan el fin que pretende alcanzarse y por lo tanto todo el trabajo se orientará a lograr ese objetivo. El objetivo general es la gran pauta a seguir dentro del proceso que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer. Los pasos que nos llevan a su logro son los objetivos específicos.

ü Objetivos Específicos: Expresan cómo se pretende alcanzar el objetivo general, en otras palabras son los pasos que nos llevan a su logro. Además lo operacionalizan y nos dicen cómo proporcionan cada uno por aparte, un porcentaje del objetivo general, hasta completarlo en un cien por ciento.

Para la redacción de los objetivos se tomará en cuenta lo siguiente:

ü Estar dirigidos a los elementos básicos del problema en estudio.

ü Ser medibles y observables.

ü Ser claros y precisos.

ü Expresarse por medio de un verbo en infinitivo (ej. Implementar).

Nota: Se recomienda que el informe tenga como máximo tres objetivos específicos, para lograr alcanzar el objetivo general, de lo contrario estos objetivos tenderán a confundirse con metas. Normalmente uno de los objetivos específicos tiene mayor connotación que los otros, de tal forma que, los porcentajes pueden estar divididos de la siguiente manera: objetivo específico 1 (40%), objetivo específico 2 (30%) y objetivo específico 3 (30%).

ü Alcance: Corresponde al ámbito del trabajo, es decir, al campo de aplicación del cual se extrajo la información.

ü Problema y su justificación: El punto de partida de una investigación es la existencia de una situación que ha llamado la atención del funcionario y que a su juicio requiere ser investigada para esclarecerla, mejorarla, hacer propuestas, resolverla, etc., es decir, para pasar a algún tipo de acción posterior. Por este motivo se indican las razones que originan la necesidad de investigar (a modo de introducción) tal tema; se enuncia el problema y se justifica la necesidad de hacer la investigación, indicando su viabilidad y su duración probable.

Cuando el informe técnico responde al resultado de una investigación, se plantea el problema que dio origen al estudio y el razonamiento de su importancia. La formulación del problema no es más que la expresión del mismo en interrogantes, puede hacerse en una única pregunta o en varias.

Los criterios para plantear adecuadamente el problema de investigación son:

El problema estará formulado claramente y sin ambigüedad, preferiblemente en forma interrogativa, por ejemplo ¿qué efecto?, ¿en qué condiciones?, ¿Cómo se relaciona esto con aquello?

El planteamiento en forma de preguntas tiene la ventaja de presentarlo de manera directa, minimizando la distorsión; para que esto suceda es necesario que la(s) pregunta(s) sea (n) lo más precisa (s) posible. Con el planteamiento del problema de investigación en el informe técnico, se afina y estructura mejor los resultados de la investigación que se desea informar.

Antes comenzar una investigación se debe elegir el problema que se desea estudiar. Muchos autores afirman que se debe elegir el tema a estudiar, pero esto no es así, pues no se estudia un tema, se estudia un problema que puede estar dentro de un tema.

Ø Desarrollo/Hallazgos/Resultados: En esta sección del informe se presenta los frutos del análisis y evaluación de la realidad

...