Listas de Verificacion

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Herramientas de control

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Lista de Chequeo

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Cecilia S. Cardona E.

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Astrid C. Restrepo A.

Complementar la planeación, la organización y la ejecución de algo, con la función de control, aplicándolo a toda la cadena de gestión, representa asegurar la eficacia de lo que se emprende, llámese proyecto, proceso, actividad o tarea.

El poder contar así mismo con herramientas apropiadas para un efectivo control, facilita el apropiarse del estado de una situación y los puntos que requieren intervención.

Para efecto del objetivo académico que nos pertenece, abordaremos en esta ocasión y dentro de la categoría de herramientas de control, la lista de chequeo, ilustrando sobre su significado, elaboración, usos, formatos y beneficios.

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Definición

La lista de chequeo es un tipo de ayuda de trabajo informativo. Obedece también a los nombres: Listas de control u hojas de verificación.

La lista de chequeo, como herramienta metodológica está compuesta por una serie de ítems, factores, propiedades, aspectos, componentes, criterios, dimensiones o comportamientos, necesarios de tomarse en cuenta, para realizar una tarea, controlar y evaluar detalladamente el desarrollo de un proyecto, evento, producto o actividad. Dichos componentes se organizan de manera coherente para permitir que se evalúe de manera efectiva, la presencia o ausencia de los elementos individuales enumerados o por porcentaje de cumplimiento u ocurrencia. (Oliva, 2009).

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En otras palabras, se entiende por lista de chequeo (check-list) un listado de preguntas, en forma de cuestionario que sirve para verificar el grado de cumplimiento de determinadas reglas o actividades establecidas con un fin determinado.

La lista de chequeo es en sí misma, una ayuda para la memoria, al proporcionar un método para una rápida verificación de los ítems planteados según el tipo de asunto a controlar. Contribuyen a normalizar o estandarizar líneas de acción sistemáticas detallando cada uno de los puntos de actividad o proceso.

En síntesis, afirma Oliva (2009, p. 9) “las listas de chequeo son dispositivos metodológicos y nemotécnicos, que reducen la complejidad para comprobar solamente los elementos importantes, con ello reducen errores de omisión”.

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Elaboración

Falzatev, (2012) plantea que los pasos a seguir para construir una lista de chequeo, son:

1. Hacer la lista de actividades o tareas a verificar.

1. Denominar los atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) a verificar de cada actividad.

1. Determinar, del paso anterior, la importancia o impacto de cada atributo y variable en el resultado final.

1. Definir  la frecuencia de verificación: Mensual, quincenal, semanal o diaria

1. Tener claridad sobre quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, se deben distribuir las responsabilidades de verificación entre las personas que participan, de tal manera que cada una de ellas se enfoque en unos pocos atributos o variables a controlar.

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1. Diseñar el formato de verificación. Dependiendo del volumen de información recopilada se pueden requerir formatos individuales para cada frecuencia de verificación.

Oliva (2009) anota que lo más importante para elaborar una lista de chequeo es:

1. Identificar los principales puntos contenidos dentro de la teoría y la metodología implícita con la que se quiere evaluar.

1. Priorizar los contenidos evaluativos.

Mancera (2008) por su parte, considera que para elaborar una lista de chequeo se debe tener en cuenta:

Paso 1: Definir quien la elaborará y para que se quiere hacer la lista. Determinar claramente el objetivo, es decir que se busca con la lista. Recomienda tener entre 10 ó 12 items a controlar.

Paso 2: Observar el proceso, actividad, equipo o proyecto a evaluar para convertirlo en los ítems a verificar.

Paso 3: Analizar toda la información e ir haciendo un listado, describiendo los items que conformarán la lista de chequeo.

Paso 4: Filtrar la lista por donde aparecen los items descritos, es decir, anular aquellas que se han repetido o unir en una, varias que no se requiere que aparezcan individualmente.

Paso 5: Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un manual de instrucciones.

La lista debe tener un encabezado con:

• Nombre de la empresa.

• Proyecto, trabajo, actividad a controlar, evaluar o verificar.

• Fecha.

• Responsable.

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∙        Contenido: Definir los ítems a evaluar, de fácil aplicación

Paso 6: Realizar una prueba piloto con el formato y el manual de instrucciones.

Paso 7: Retroalimentar el equipo de trabajo sobre toda la información, con el fin de hacer ajustes tanto de forma como de contenido.

Paso 9: Normalizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el cronograma que se establezca.

Paso 10: Retroalimentar de manera periódica los avances o retrocesos del asunto que se está controlando.

En consecuencia, con base en nuestra experiencia y después de analizar la información referida por los diferentes autores consideramos que los pasos fundamentales para realizar una lista de chequeo son:

1. Definir las etapas a controlar, como resultado de la planeación del proyecto, producto o actividad.

1. “Mapear” cada actividad o fase de lo que se esté controlando en ítems sencillos, claros y exactos para que la respuesta no se preste a malos entendidos.

1. Asignar porcentajes de cumplimiento o ejecución, dependiendo de la actividad, visualizando por colores, a manera de ejemplo en el siguiente orden:

40%  de cumplimiento:        Color rojo

41% - 89% de cumplimiento:        Color Amarillo

90  a 100% de cumplimiento        Color Verde

1. Definir una temporalidad para su aplicación, de tal manera que permita hacer modificaciones o acciones de transición o mejora para culminar con éxito el asunto en desarrollo, teniendo en cuenta que la finalidad de una lista de chequeo es verificar o controlar.

En conclusión: Las listas de chequeo deben ser elaboradas para cada situación particular. Los modelos pueden servir como referentes, pero requieren ajustarse con base en la planeación de cada proyecto.

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Usos

Las listas de chequeo tienen por propósito reducir las fallas que pueden presentarse en la ejecución de una actividad y compensar las limitaciones de la memoria humana y la atención.

En términos generales, suelen ser utilizadas para realizar comprobaciones rutinarias, de tal manera que se pueda verificar el cumplimiento de las condiciones previamente diseñadas. Cada punto chequeado amerita un “visto bueno”.

Una buena lista de chequeo exige claridad sobre:

• Los aspectos a controlar.

• Los criterios de conformidad.

• El responsable de realizar  el chequeo.

• Las observaciones que se generan sobre cada  aspecto.

Las listas de Chequeo pueden aplicarse de manera particular a:

1. Tareas rutinarias: “Cosas” que realizan las personas de manera periódica, para dar cumplimiento a los compromisos laborales, familiares o personales.

El objetivo es ejecutar lo requerido, sin necesidad de pensarse cada vez en cuáles son estas acciones. Según se realizan se van tachando y por ende controlando que no se deja de hacer algo importante.

1. Tareas complejas (periódicas o puntuales). El punto clave de este tipo de listas es que se piensan una vez y se usan las veces que se requiera.

Si no se tienen perfectamente definidas, acordadas y al alcance de todos, las listas de chequeo para afrontar situaciones críticas, se da lugar a la improvisación y a puntos de criticidad, muchas veces innecesarios.

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