Lista de verificacion
Enviado por Lizzet1984 • 18 de Marzo de 2019 • Documentos de Investigación • 2.161 Palabras (9 Páginas) • 103 Visitas
FECHA: 04 DE SEPTIEMBRE DE 2015 - 10:54 AM AUDITOR: LIZZET DEL PILAR PEREZ ROMERO AUDITADO: SECRETARIA DE PLANEACION AREA: STATUS: No Conformidad (NC), Conformidad (OK) y Observación (OBS) | ||||
ITEM | PREGUNTA | RESPUESTA | STATUS | OBSERVACIONES |
ELABORACION PLAN OPERATIVO | ||||
1 | Respecto al plan operativo anual de la actual vigencia que cumplimiento se ha tenido |
En general se ha cumplido en un 70% | OK | |
2 | Que actividades están pendientes por realizarse | Seguimiento a Prevención y Atención a Desastres, pendiente realizar una reunión del CMGRD para socializar la consultoría del diseño de estabilización del cerro la cruz. La Ing. de Planeación hace la recomendación que es necesario crear un rubro para comprar 16 hectáreas del cerro con el fin de crearla como zona de protección en el EOT. | OK | Se le informa que el cumplimiento total del plan debe estar culminado finalizando el presente año. |
FORMULACION DE PROYECTOS MUNICIPALES | ||||
3 | En su gestión que proyectos de obra se han formulado. | Equipamiento municipal = 4 Vías = 10 Acueducto = 10 Medio Ambiente = 5 Vivienda Nueva = 4 Mejoramiento de vivienda = 21 | OK | Se constató la información por medio de los presupuestos realizados. |
4 | Respecto al EOT que mecanismos de implementación se han realizado para su formulación y actualización. |
| OK | Como evidencias se pudo verificar oficios enviados a la UFPS solicitando el apoyo de los pasantes y comunicaciones que soportan el tema del EOT. |
5 | Actualmente en qué etapa se encuentra. | Esta socializado con Corponor en un 70%, está pendiente la cartografía. Se espera culminarlo en Noviembre para luego presentarlo al Consejo Municipal en Diciembre | OK | Una vez esté terminado debe reposar una copia en el archivo de gestión. |
6 | Qué tipo de proyectos se han ejecutado para el sector vivienda | Para el sector urbano se han ejecutado mejoramiento de vivienda y una vivienda nueva, se tiene proyectado realizar cuatro viviendas adicionales. Para el sector rural se está haciendo seguimiento y control al proyecto de vivienda nueva rural con recursos del pacto agrario, que está siendo operada por una administradora de proyectos a cargo del Banco Agrario y de acuerdo al cronograma establecido por ellos, la obra ya debería estar en ejecución, y al momento no ha comenzado; por lo que se le envió un oficio a la procuraduría informando el inconveniente con el fin de que se tomen cartas en el asunto y entren a intervenir. | OK | Se recomendó hacer seguimiento al proyecto como ente supervisor y mantener informado al alcalde municipal de la situación. |
7 | Qué población es beneficiada de estos proyectos. | La población urbana y rural | OK | |
8 | En el programa transporte y vías de comunicación que actividades o proyectos se han llevado a cabo. | Se ha realizado mantenimiento vial a través de instalación de recebo y rocería de caminos. Apertura de tramos de vías inferiores a 2 km. | OK | Estas actividades se constatan por medio de los contratos que se han ejecutado. |
9 | En relación al programa Electrificación y ampliación de redes, que sectores han sido intervenidos. | Se han intervenido: San Guillermo La amarilla Chane-Cacahuala. Cambios de luminarias de Alumbrado Público en el casco urbano. | OK | |
10 | Como secretaria de planeación que medidas de control y seguimiento hace a cada uno de los anteriores proyectos. | Visitas técnicas, registro fotográfico para elaborar el informe de interventoría | OK | |
11 | Que evidencias tiene de lo anterior. | Cada contrato ejecutado cuenta con su informe de interventoría y registró fotográfico. | OK | Se verificaron evidencias de las actas de interventorías realizadas a cada proyecto ejecutado. |
INTERVENTORIA Y SUPERVICION DE OBRAS | ||||
12 | Qué tipo de interventorías maneja la secretaria de planeación municipal. | Interventoría de contrato de obras públicas e interventoría de consultorías, lo demás son contrato de orden nacional por lo que se realiza es supervisión | OK | |
13 | Se ha manejado control alguno, mediante actas de visita o bitácoras sobre la supervisión o interventoría de las obras? | Bitácoras y actas de visitas no se realizan por la duración tan corta de los contratos, solo se realizan actas de interventoría después de hacer la visita reglamentaria. | NC | Las actas de interventoría no cuentan con las cantidades de obra ejecutadas y que se van a pagar. No se realizan actas de visita. |
14 | Qué aspectos se supervisan al realizar la interventoría a una obra. | Se supervisa: el tema técnico y económico El cumplimento de materiales. Especificaciones de instalación, con los tiempos del contrato. | OK | |
15 | Se ha tomado evidencia fotográfica sobre las obras realizadas en el municipio? | Si en cada uno de los contratos donde se encuentra el informe de interventoría reposan fotografías del mismo. | OK | |
GESTION DE RIESGOS Y DESASTRES | ||||
16 | Según la ley 1523 de 2012 en el municipio debe existir el consejo municipal para la gestión de riesgos y desastres (CMGRD), está creado? | Si, mediante decreto 004 de 2012 se reestructura la conformación del Comité local para prevención y atención de desastres. Decreto 036 de 2012 se adopta el plan municipal de gestión de riesgos y desastres Decreto 064 de 2012 se conforma y organiza el consejo municipal de gestión de riesgos y desastres. | OK | |
17 | Dentro de su archivo existe copia del decreto de creación y conformación. | Si | Se evidenciaron en físico su existencia | |
18 | Quienes integran este comité y cada cuanto se reúnen. | Está conformado por el alcalde, secretario de gobierno, secretario de planeación, coordinador de salud, representante ICBF, comandante policía nacional, representante defensa civil, representante cruz roja. Se reúne en los momentos que sea requerido, no hay fechas estipuladas para el año. | OBS | Teniendo en cuenta que a la fecha no se han reunido, se le sugiere que debe realizar una reunión teniendo en cuenta la época del fenómeno del niño, debido al calentamiento se pueden ocasionar incendios forestales. |
19 | Qué casos se han atendido | Actualmente se han presentado fuertes sequias que han provocado incendios forestales por la quema de potreros. | OK | |
20 | Cuando se presenta alguna situación catalogada como riesgo o desastre, a que entidad se presenta el reporte. | Se hace el reporte a la Oficina de Atención y prevención de desastres de Cúcuta, al comandante de la Policía Nacional con el fin de apoyar la emergencia. | OK | |
21 | Que función cumple el CMGRD |
| OK | |
LICENCIAS DE URBANISMO Y CONSTRUCCION | ||||
22 | Esta implementado el manual de normas de construcción? | Como manual no, pero se viene trabajando con las normas establecidas en el EOT que actualmente está vigente y con las normas nacionales que se pueden aplicar en todo el territorio nacional. | OBS | Se recomienda realizar un manual de normas urbanísticas y de construcción implementado por aparte del EOT con su respectiva cartilla. |
23 | Se ha dado un manejo adecuado en cuanto a requisitos mínimos para la expedición de licencias y certificaciones? | Se tiene implementado una plantilla con los requisitos y la cuenta en donde se debe hacer el pago, esta se entrega al solicitante | OK | Se verifico en físico el soporte. |
24 | Qué tipo de licencias se han expedido | Licencias de demolición y construcción Licencias de adecuación y construcción Licencias de englobe y desenglobe | OBS | Se debe manejar una base de datos de licencias y certificaciones expedidas para llevar un control sobre estos. |
25 | En qué casos se debe solicitarse una licencia | En todos los casos en que se vaya a intervenir un terreno, así sea para adecuación, ampliación, construcción nueva, demolición, urbanismo, para parcelación y subdivisión. | OK | |
26 | Qué requisitos se requieren para solicitar una licencia | Fotocopia cedula de ciudadanía Certificado de libertad y tradición Plano arquitectónico Presupuesto de obra Recibo de pago Diligenciar 2 formularios (formulario único nacional y formulario de vecinos colindantes) Para obras grandes se solicita el memorial de responsabilidades Una vez aprobada la licencia se le informa como debe elaborar la valla informativa | OK |
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BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS | ||||
27 | Se encuentra implementado el Banco de Proyectos? | Sí, estamos en proceso de registro | OK | |
28 | A la fecha cuantos proyectos están en proceso de inclusión. | Son 15 proyectos en total según los macros establecidos en el plan de desarrollo, a la fecha se han incluido 11. Se espera para el mes de diciembre tener datos exactos de cuanto se ejecutó por cada uno de los ejes de inversión. | OBS | Para el mes de noviembre se da plazo para tener actualizado el banco de proyectos. |
29 | Que tipos de programas y proyectos son incluidos en el banco de proyectos. | Educación, cultura, salud, deporte y recreación, agua potable, saneamiento básico y medio ambiente, electrificación y ampliación de redes, vivienda, población vulnerable, transporte y vías de comunicación, atención y prevención de desastres, cultura ciudadana y derechos humanos, agropecuario, turismo, equipamiento municipal, fortalecimiento institucional. | OK | |
30 | Para qué sirve el banco de proyectos | Como guía de inversión de lo que se ha ejecutado en el presupuesto municipal. | OK | |
31 | Cuál es el procedimiento para la inclusión o actualización de información para los proyectos montados en el banco. |
| OK | |
32 | Evidencias. | Az con el registro de los proyectos | OK | Se verifico la información |
MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTION | ||||
33 | Se está manejando los formatos de comunicaciones oficiales implementados por el MECI? | Si, se maneja para comunicaciones y actas | OK | Se constató la información |
34 | Como está organizado el archivo de gestión | Esta por separado comunicaciones enviadas y recibidas, actas, informes, licencias, acuerdos, entrega de materiales, resoluciones. | OBS | Se hizo la observación de actualizar la planilla para la marcación de las carpetas y la forma de archivar un oficio en la carpeta. Para el mes de noviembre se espera que este subsanada la observación. |
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