PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVA APLICADA A LOS FONDOS CONSIGNADOS EN LOS TRIBUNALES

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

COMISIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORÍA

PROFESOR: SIMÓN CÓRDOVA

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVA APLICADA A LOS FONDOS CONSIGNADOS EN LOS TRIBUNALES.

CASO: TRIBUNAL EK LOPNNA DEL ESTADO VARGAS

INTEGRANTES:

LIC. KARINA URBINA, C.I. N° 13.828.234

LIC. EDWIN VÁSQUEZ, C.I. N° 9.486.690

CARACAS, 28 DE MAYO DE 2013

INDICE

1. Objetivo de la prueba 3

1.1 Objetivo General 4

1.2 Objetivo Específico 4

2. Población 4

3. Parámetros Estadísticos 5

3.1 Confianza y riesgo 5

3.2 Tasa de Error Esperada 5

3.3 Criterio de selección 6

4. Tamaño de la muestra 6

5. Selección de la muestra 6

6. Análisis de la muestra, evaluación de los resultados y conclusiones 6

7. Recomendaciones 10

1. Objetivo de la prueba

De acuerdo a la legislación venezolana, cuando existe alguna demanda por parte de un cónyuge contra el otro, por lo general los más afectados son los hijos surgidos de esa unión.

Cuando no hay manera alguna que las partes lleguen a un acuerdo amistoso, interviene un Tribunal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes (en adelante Tribunal LOPNNA), que procurará mediar y aún determinar el monto a consignar mensualmente una de las partes a favor de la otra o de los hijos que debe mantener, en una cuenta bancaria (cuenta de ahorros), que generalmente es abierta a nombre del menor y del tribunal, toda vez que el Juez que lleva el caso, autorice por escrito a la entidad bancaria tanto para la apertura, como para los débitos que afectarán dichas cuentas.

Aunque el tribunal, a simple vista no gana nada, sin embargo, está impartiendo justicia y prestando un trabajo social, para lo cual se debe llevar un riguroso control de las cuentas bancarias que maneja a favor de los particulares.

De ser unas pocas cuentas bancarias, como sucede en tribunales con competencias en otras materias, no habría mayor dificultad de control y supervisión, pero al tratarse de Tribunales LOPNNA, en donde dependiendo de la región, pueden superar las mil (1.000) cuentas, el control debe ser regular, permanente y minucioso.

Es allí donde interviene la Unidad de Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Justicia, para evaluar si los controles internos del manejo de los fondos consignados por terceros en los tribunales están ajustados a la normativa que aplica y si no existen desvíos considerables en dichos fondos.

Siendo esto así, para la evaluación del control interno del Tribunal EK LOPNNA del Estado Vargas, se verificará en principio si los expedientes tienen anexos la autorización del Juez para la apertura de la cuenta de ahorros, la Hoja de Control de Consignaciones donde se registran las entradas y salidas de dinero, debidamente actualizada y las planillas de depósitos bancarios. Asimismo, se constatará que todos los documentos del expediente se encuentren foliados de manera correlativa en número y letra; y se validará que los saldos registrados en las Hojas de Control se correspondan con lo reflejados en las Libretas de Ahorro.

Por su parte, sirven como base legal, Normas Generales de Control Interno, emanadas de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela, así como el Manual de Normas y Procedimientos, instrumento sublegal, emanado de las autoridades judiciales, para llevar el registro contable de las entradas y salidas de dinero consignados por terceros en los tribunales.

1.1 Objetivo General

Constatar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para la recepción, registro, control y custodia de los fondos consignados por terceros en el Tribunal EK LOPNNA del Estado Vargas. Así como, validar la razonabilidad y confiabilidad de los registros contables realizado en la Hoja de Control de Consignaciones de Dinero, asociadas a los expedientes.

1.2 Objetivo Específico

- Evaluar el Sistema de Control Interno del Tribunal EK LOPNNA, mediante una prueba de cumplimiento aplicada a los expedientes con consignaciones en dinero, resguardados en el referido Tribunal, a través de la verificación de ciertos atributos contemplados en el Manual de Normas y Procedimientos, desde el 07/01/2013 al 30/04/2013.

- Verificar que el saldo registrado en la hoja de control de consignaciones, anexa a cada expediente del Tribunal EK, se corresponda con el saldo de cuentas de ahorros asociadas a estos, desde el 07/01/2013 al 30/04/2013.

2. Población

Para determinar la población de expedientes con consignaciones en dinero manejados y custodiados por el Tribunal EK LOPNNA, se solicitó a través de Memorando UAI-2012-AT-01 de fecha 18/12/2012, dirigido al Juez de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes, una relación en formato digital de todos los expedientes con fondos consignados, donde se especificara el número de expediente, número de cuenta de ahorro y libreta, saldo en bolívares según Hoja de Control de Consignaciones. En base a esto, se determinó la población total de expedientes con fondos consignados por terceros de N = 422.

Para el presente estudio, se seleccionarán dos muestras, una para evaluar el cumplimiento de los atributos seleccionados, y otra para validar que los saldos reflejados en el listado suministrado se correspondan con los mostrados en las libretas de ahorro asociadas a cada expediente. En tal sentido, al determinar el tamaño de la muestra y extraer la misma, se solicitará al Juez los expedientes seleccionados en físico, así como las correspondientes libretas de ahorro, con el fin de aplicar una prueba de cumplimiento, donde se verificará con los atributos determinados en la documentación soporte, los registros y foliatura; además de aplicar una prueba sustantiva a través del muestreo por unidades monetarias (MUM) para validar qué tan precisos o lejos se encuentran los registros en la Hoja de Control de los saldos reflejados en las libretas. Para la realización de las referidas pruebas se aplicará el software programa estadístico ForSampling.

3. Parámetros Estadísticos

3.1 Confianza y riesgo

En las pruebas de cumplimiento y sustantiva, se desea analizar una muestra representativa de la totalidad de los expedientes con consignaciones de dinero, a fin de verificar el cumplimiento del referido Manual de Normas y Procedimientos, y de comprobar que los saldos analizados no presentan errores. En tal sentido, basado en nuestra experiencia como profesionales del área, conocemos que efectivamente existe un porcentaje de riesgo de incumplimiento objeto a análisis, que debe ser medido; es por ello, que siendo el riesgo complementario de la confianza, para la pruebas a ejecutar se utilizó un nivel de confianza del 95% y, por consiguiente, un riesgo de auditoría de 5%, considerados estos parámetros dentro de un tipo de trabajo de auditoría especial, por considerarse una actuación de riesgo, en tanto, están involucrados saldos en bolívares consignados por terceros y resguardados por el Tribunal EK.

3.2 Tasa de Error Estimada

Siendo la tasa de error esperada el porcentaje de error que se conoce existen en el control interno, pero que no afecta a su confiabilidad, y que puede fijarse basado en experiencias anteriores, se estableció para la determinación del tamaño de la muestra una tasa de errores estimada de 5%, debido a que este porcentaje representa en términos absolutos un error esperado de 22 expedientes con consignaciones de terceros, dada la experiencia en auditorías pasadas realizadas a ese Tribunal; además del incremento en el volumen de transacciones realizadas diariamente, la inexperiencia de nuevos analistas de control y la omisión de empleados con más años de experiencia.

Esta misma tasa de error, fue considerada para la prueba sustantiva, motivado a que los saldos en bolívares pasan por el mismo sistema de control.

3.3 Criterio de selección

El Criterio de Selección para la prueba de cumplimiento es de tipo unitario, de manera tal, que cada uno de los expedientes con consignaciones en dinero realizadas por terceros en el Tribunal EK LOPNNA, tienen la misma probabilidad de ser escogidos, independientemente del tipo de causa o monto que maneje.

4. Tamaño de la muestra

Dada una población de 422 expedientes con consignaciones en dinero, asociados a libretas de ahorro, un riesgo general de auditoría de 5%, un nivel de confianza de 95% que mide la probabilidad de que las conclusiones sean correctas y de que la muestras seleccionadas para ambas pruebas, sean representativas de la población, con una tasa de error estimada de 5%, se consideró seleccionar la muestra propuestas por el programa estadístico ForSamplig.

5. Selección de la muestra

Para la prueba de cumplimiento de atributos, se consideró el método aleatorio para la selección de la muestra, de tal forma, que cada combinación de las unidades de muestreo de la población tiene la misma probabilidad de ser escogida.

Por su parte, para la prueba sustantiva se adoptó el método sistemático, de donde se obtiene un intervalo para la selección de la muestra.

Basado en esto, la muestra

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