Presentacion

CLAVES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Diciembre 2007

ÍNDICE pág.

Claves para una comunicación eficaz 3

¿Qué FACTORES influyen más en la comunicación? 3

1. Saber ESCUCHAR 4

2. Trabajar la EMPATÍA 5

3. El Arte de PREGUNTAR 7

Bibliografía 7

CLAVES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Son muchas las ocasiones en las que nos han hablado sobre los elementos que componen un proceso de comunicación: mensaje, emisor, receptor, canal… No hay duda de que tener conocimiento de estos elementos es importante, aún así, a veces olvidamos que hay otros aspectos, tal vez más sutiles, que son igual o incluso más importantes en la comunicación.

Si analizamos la comunicación entre personas, observamos que se trata de un proceso realmente complejo en el que influyen muchas variables: la relación que existe entre los interlocutores, la situación en la que transcurre la conversación, el espacio, la personalidad de cada interlocutor, el nivel social, la cultura, el estado anímico… Aceptando dicha complejidad, nuestro objetivo es el de extraer algunos consejos prácticos que sirvan a las personas de B.A.I. que se van a relacionar con empresas dentro del servicio de orientación. Se trata de optimizar el proceso de comunicación con las empresas, y en definitiva, mejorar su relación y generar un entorno de confianza que permita que las empresas contacten con B.A.I. siempre que lo necesiten.

¿Qué FACTORES influyen más en la comunicación?

Cuando nos acercamos por primera vez a una persona y nos habla, cuando acudimos a una conferencia o a una presentación, o cuando desde la Agencia de Innovación nos acercamos por vez primera a una empresa… ¿cuáles son los factores que tienen mayor influencia en la efectividad del proceso de comunicación?

Según Francois d’Anethan, del United Business Institute, los factores y su peso serían los siguientes:

• La Voz, con un peso del 38% en la efectividad de la comunicación.

• La Actitud, con un peso del 55%.

• Las Palabras, o el contenido del mensaje a comunicar, que representa un 7%.

Estos porcentajes son válidos sólo para ese proceso mencionado de escuchar o conocer a una persona nueva. No valdrían para cuando nos encontramos con personas que ya conocemos de antes. Es en este contexto, de conocer o escuchar a una persona nueva, cuando habitualmente sólo necesitamos entre 10 y 20 minutos para evaluar a dicha persona, para decidir sobre si nos interesa su mensaje o no, sobre si merece la pena prestarle nuestra atención y nuestro tiempo.

De lo anterior se infiere una lección para nuestro proceso de visita a las personas que ejercen las funciones gerenciales o directivas de empresas: ¡debemos cuidar muy mucho esos primeros minutos de conversación, porque serán vitales y decisorios para el éxito de nuestra misión!

Si como vemos en esos primeros minutos no es el contenido del mensaje lo que más cuenta (en verdad parece que cuenta mucho menos de lo que suponíamos – 7%), ¿qué hacer entonces para incrementar la eficacia de nuestra comunicación?

ACTITUD

• Poner energía en el mensaje. Quiero comunicar mi mensaje porque creo que es importante y que servirá a las empresas. Le damos la importancia que tiene al servicio que vamos a ofrecer de orientación. Y nos damos permiso a nosotros mismos para ser buenos profesionales y ser capaces de hacer bien nuestro cometido de orientación

• Poner entusiasmo. Estamos enamorados de nuestro mensaje, nos parece que de verdad los servicios de BAI serán de utilidad y ayudarán a crear valor a las empresas.

• Ser respetuosos con nuestro interlocutor. De verdad nos preocupamos de sus necesidades incluso antes que de las nuestras, lo que nos ayudará a ofrecerle el mejor consejo posible para su situación específica.

Estos consejos anteriores, útiles sobre todo en la primera parte de nuestras entrevistas con la gerencia de las empresas que visitamos, por supuesto se deberán completar con otro tipo de habilidades que iremos desarrollando durante el resto del proceso de entrevista y que acompañarán a los contenidos o mensajes a transmitir. Las describimos a continuación.

1. Saber ESCUCHAR

Esta es tal vez la cualidad que mayor importancia debería tener a la hora de establecer contacto con una PYME. No debemos olvidar, que el principal objetivo del B.A.I es el de conocer las necesidades que pueda tener la empresa para después poder actuar en consecuencia. Se trata por tanto, de tener una actitud de ESCUCHA ACTIVA.

A continuación se exponen algunas de las reglas

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