Procedimiento de la dirección general

INDICE

CAPITULO I

PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO Y GASTO PÚBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO:

Como primer instancia esta el área de ventanilla donde:

• Llega un representante de las diferentes dependencias, solicitando un requerimiento de presupuesto.

• Los documentos son recaudados en el área de ventanilla con un horario de 8:00am a 4:00pm.

• Después de la una de la tarde cuando ya están todos los documentos en ventanilla, se empiezan a repartir los documentos al área de revisión.

• Para que después de ser revisados, serán pasados al área de captura, y así después pasar al área de contabilidad y finalmente son enviados a tesorería para que se realice la entrega de la cantidad presupuestada.

En el primer paso los documentos llegan a ventanilla y la encargada de la ventilla revisa de una manera breve todos los documentos que entren, verificando que contengan todos los datos necesarios para así seguir el procedimiento y otórgales un folio o ser rechazados desde ese momento.

Después son entregados al área de revisión donde cada trabajador realiza la revisión detallada de cada documento y verificar que todos los documentos tengan los datos pedidos en un principio y que las cantidades coincidan ya terminada esta actividad se le pone otro folio y es entregado al área de captura.

En el área de captura con dicho folio, una vez que están bien revisados los documentos son registrados en el sistema de presupuesto denominado sip egre se revisa la captura se le registra como ejercido revisan si en el presupuesto de su dependencia tienen la posibilidad de otorgar la cantidad pedida, se le asigna una orden de pago se imprime la orden de pago; se le turna para firma con el director de presupuesto una vez firmada por el director es firmada con el director general y el subsecretario una vez terminado esto se envía a tesorería para pago.

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En tesorería revisan la documentación y se elabora el cheque para pago una vez pagado turnan la a contabilidad la orden de pago a la póliza de cheque la solicitud de liberación de recursos y la documentación comprobatoria

Ya en contabilidad hace el registro contable de dicho cheque.

PROCESO DEL AREA DE REVISIÓN

En primera instancia se encuentra el área de ventanilla donde llegan los representantes de las distintas dependencias a entregar sus documentos donde la encargada de dicha área hace una revisión brevemente los documentos observando que tipo de documento es y a que dependencia corresponde, entre otros datos generales que si no están o son erróneos en el documento son regresados por lo contrario posteriormente se les otorga un folio, se registra y se marca que tipo de documento es, se guardan en una caja para repartirla al día siguiente en el área de revisión, mientras los trabajadores hacen los del día anterior, o si en ese momento los de dicha área no realizan ninguna actividad se les otorgarán los documentos, pero solamente se reparten hasta que cierre la ventanilla.

Cuando son entregados los documentos a los trabajadores se revisan con más detalle dependiendo el documento que sea; desde el nombre de la dependencia las facturas, lineamientos, las solicitudes de la liberación de recursos después de esto se registra la recepción de las solicitudes, se revisa que los datos de la solicitud de liberación de recursos estén bien, que las facturas que acompañan la solicitud de liberación de recursos sean correctas es decir que sean facturas vigentes que estén bien llenadas.

Por ultimo se les otorga otro folio y son entregados a la jefa de dicha área, esta le da una ultima revisión no tan detallada a los documento y son dados a el área de captura.

CAPITULO II

PROBLEMA

El problema detectado al estudiar y seguir este procedimiento, así como también apoyando en una encuesta realizada a los encargados del área de revisión, fue que en las diferentes dependencias del estado llegan a realizar su tramite casi una hora antes de cerrar la ventanilla, tomando en cuenta que la ventanilla se abre desde de las 8:00am, durante las cinco horas anteriores, se realizan pocas entregas en ventanilla.

Este es un problema porque el trabajo de la en cargada se junta en las ultimas horas y hace que su trabajo sea mas lento y menos eficiente y eficaz, y en las horas anteriores tiene mucho tiempo muerto y no puede hacer otra cosa porque su labor es únicamente este y las personas de las diferentes dependencias pueden llegar en cualquier momento.

Es por eso que los documentos del día anterior, se realizan durante estas cinco horas al día siguiente, pero cuando son muy pocos documentos el área tiene tiempos muertos.

Otro de los problemas detectado en esta área, fue que las distribuciones de carga de trabajo están mal distribuidas, debido a que la repartición de los documentos está mal elaborada ya que la encargada de ventanilla reparte dichos documentos como van llegando y algunos de ellos son mas elaborados que otros por esto son mas tardados de revisar porque tienen mucha documentación, también a causa de un problema que se detectó en una entrevista realizada al personal del departamento.

Por la experiencia que tienen algunos miembros del personal en el área de revisión, se detectó que son más ágiles realizando sus actividades laborales ya que no tienen que revisar manuales , mientras que el personal nuevo es menos hábil al realizar estas porque carece de experiencia para saber qué puntos revisar así como también saber de forma precisa los lineamientos que tiene que corroborar, esto implica que la revisión sea más tardada porque tiene que apoyarse de manuales y/o guías para realizar esta actividad, por este motivo existen sobre cargas de trabajo ya que le dan mas trabajo a los que tienen mas experiencia que a los que acaban de ingresar y esto no tiene muy contento a los trabajadores con mayor experiencia porque no es recompensado su trabajo.

CAPITULO III

TEORÍA

Las teorías que ocupare son la de X y Y de Douglas

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