Qué Es Organización Y Métodos

Qué es Organización y Métodos

Conocida por OYM es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y rentabilidad de los procesos administrativos, así como el control dentro de una empresa. Ello se consigue mediante el estudio y perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos administrativos vigentes. Generalmente se insiste más en los métodos que en la estructura organizativa.

Necesidad de la función de OYM:

Hasta hace poco la función de OYM no se aplicaba con mucha profusión, pero actualmente se esta generalizando debido a la complejidad creciente de las actividades de las empresas, derivada de fenómenos tales como la expansión, la concentración, la competencia, el progreso técnico, la intervención del estado, los impuestos, los elevados costos, la escasez de personal administrativo calificado, entre otros.

La aparición de diferentes problemas originados por distintas causas, hacen necesarios los estudios de OYM. No se puede pensar que haya un conjunto de soluciones únicas para afrontar todos los problemas, no puede haber una panacea (solución) especifica que pueda ser utilizada en la solución de problemas tan diversos como reestructurar un departamento, mejorar un sistema o cambiar procedimientos. Cada una de estas áreas necesita de la realización de un trabajo distinto y por fuerza las conclusiones y las recomendaciones a las cuales haya de llegarse tendrán que ser también diferentes.

Objetivos y ventajas de Organización y Métodos:

Eliminación de Esfuerzos:

Uno de los objetivos primarios de OYM es la eliminación de esfuerzo o trabajo. Una observación humorística atribuida a los especialistas de OYM es que a ellos no les gusta trabajar, lo cual evidentemente significa que no perdonan la producción de trabajo inútil porque origina un esfuerzo innecesario y utiliza recursos que pueden ser mejor empleados en trabajos más importantes que no podrán ser hechos en modo alguno. Esta situación es descubierta por medio de un análisis esmerado de los procedimientos.

Reducción de costos de oficina:

Si es posible eliminar trabajo innecesario y el personal puede ser utilizado más eficazmente, los costos se reducirán, no tiene que ser empleado personal adicional y el volumen normal del personal reducirá Cuando las cifras del personal se reducen, un espacio estimable de oficina se pone a disposición de fines más productivos, lo cual viene a eliminar a menudo cualquier necesidad de gasto para extender los terrenos existentes de la empresa.

Simplificación del trabajo:

Muchos procedimientos y métodos son más complicados de lo que es justificado por los resultados exigidos del procedimiento. Por lo tanto, el costo de los procedimientos excede a menudo los beneficios que los mismos se derivan. Cuanto más simplificados sean los procedimientos, más eficientes serán y se obtendrán más beneficios:

▪ Los trabajos serán más claramente definidos y asignados a los miembros más idóneos del personal a base de las exigencias del trabajo y aptitudes del personal.

▪ Una porción de errores, causados por la falta de compresión de los procedimientos, serán eliminados.

▪ se ayudara al reclutamiento debido a una estructura mucho más clara de planes de trabajo.

▪ Es posible hacer economías en la utilización de personal calificado, pudiendo ser asignado a tareas más ajustados a la aptitud de cada uno.

Características de las unidades de Organización y Métodos:

1. No conocen el trabajo que analizan.

2. No son responsables del resultado del trabajo que hace la unidad que analizan.

3. No ejercen autoridad alguna sobre la unidad analizada.

4. Son responsables de su trabajo de asesoramiento, solo ante su propio superior.

5. No buscan ineficiencias y deficiencias sólo para presentarlas como defectos, sino para emplearlas como razonamiento que justifique las soluciones que aconsejan.

6. No presentan sus propuestas en términos de ultimátum ni bajo presión alguna.

7. Las modificaciones que puedan sugerir están basadas siempre en hechos levantados en la propia unidad estudiada.

Suelen depender, en cuanto a su propia responsabilidad, de una autoridad o jerarquía de alto nivel.

Las Condiciones del Analista de OYM:

El cumplimiento y desarrollo de las actividades propias del analista, exigen de él un buen conocimiento de los principios y prácticas modernas de administración de empresas. No siempre es posible que en un analista concurran todas las condiciones o requisitos de formación intelectual, que son indispensables.

En algunos casos el analista tendrá más conocimientos de la materia organizativa que de la materia procedimental, pero es deseable que el mayor cúmulo de conocimientos en estas áreas esté presente en la formación del analista.

El analista

Debe poseer una educación amplia para entender, no solamente los problemas propios del área que se encuentra estudiando, sino también otros problemas no directamente relacionados con el asunto, pero que pueden ayudar a una visión más clara y

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