Sistema De Control De Inventario

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

REGION CAPITAL

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE LA LIBRERÍA JULIETA

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Informática

Autores: Monasterios Arrioja, Greycis Josefina

Urbina Ramírez, María Alejandra

Tutor: Prof. José Acosta

Caracas, Junio 2013

INTRODUCCIÓN

Previo a la incursión de las computadoras; los negocios como librerías, supermercados, tiendas de ropa, almacenes de electrodomésticos y otros; manejaban su control de inventarios de forma manual.

Con el avance tecnológico, los niveles directivos de ese tipo de organizaciones vieron la necesidad de automatizar la toma información relacionada con los procesos de control de inventarios.

De esta misma forma, Librería Julieta ha venido manejando en años anteriores, todos sus procesos en cuanto a la administración y control de inventarios en hojas de kardex verificando de esta forma la entrada/salida de libros.

Al llevarse de esta forma la administración de inventarios en la Librería Julieta se cometían algunos errores en el control de la existencia de libros. Los errores que se presentaban de manera continua eran los relacionados con pérdidas, además de un mal registro de los libros existentes, lo cual determinaba que el control en los estantes no fuese exacto. Esto provocaba que cada cierto tiempo se realicen controles de inventarios y cierres temporales de la librería, provocando pérdidas cuantiosas en ventas.

Al llevarse sin eficiencia el control de inventarios, los errores se evidenciaban también en la contabilidad de la librería

Los resultados que arrojan las hojas de kardex permiten llevar sin eficiencia el stock actual de libros tanto en estantes como en el almacén.

Un grave problema que se viene presentando y que afecta al control de inventarios son los continuos robos de libros debido a una falta de seguridad. Los responsables de la librería no pueden detectar fácilmente cuando se produce un robo en el local, y más aún cuando no se cuenta con un sistema automatizado que permita conocer al instante el stock en la librería.

Muchas librerías cuentan con sistemas de control de inventarios basados en códigos de barras, lo cual ha optimizado el proceso de inventarios. A pesar de todo esto, aún existe la presencia de pérdidas de libros debido a robos en cantidades menores, los cuales no son detectados por el sistema. Esto hace que sea necesario que se realice un control de inventarios cada cierto tiempo para detectar si han existido pérdidas o robos y mantener actualizado al sistema.

CAPITULO I

PROBLEMA DE INVESTIGACION

1.1. Planteamiento del problema.

En la actualidad existen diversos problemas al momento de controlar la salida y entrada de libros en un sistema de inventarios convencional; los problemas que se cometen son los siguientes:

• Demora en el proceso de registro de entrada y salida de los libros.

El ingreso de los datos a procesar experimenta una demora ya que muchas de las veces los libros cuentan con gran cantidad de información relacionada como: autor o autores, título, editorial, edición, área o ciencia a la que pertenece, cantidad mínima en stock, cantidad en stock y otros datos.

• Inventarios inexactos.

Debido a que los inventarios son manejados a través de hojas de kardex, el encargado de ventas, así como el de bodega pueden cometer errores al registrar la entrada y salida de libros. A ello se suma el problema de tener que realizar cierres temporales de la librería por falta de inventarios, lo cual ocasiona pérdidas en ventas para el negocio.

• Fácil violación y modificación de la información procesada en los sistemas actuales.

Este problema se causa al momento de ingreso o salida de los libros, los sistemas actuales admiten que se presenten errores de digitación o registro al momento de ingreso de libros ya existentes en bodega o al momento de realizar ventas, es por esta razón que se hace necesario un sistema que incluya una menor actuación de los responsables de ventas y de adquisiciones de libros.

• Pérdidas por robos.

Al no contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer al instante el stock actual no se puede detectar los robos o pérdidas a tiempo, solo al momento de realizar el cierre de la librería para hacer la revisión del inventario se logra detectar estas pérdidas.

1.2. Objetivos.

1.2.1. Objetivo general.

• Desarrollar e Implementar un sistema que permita automatizar el control de inventarios de productos para Librería Julieta

1.2.2. Objetivos específicos

• Analizar los procesos y la información que intervienen continuamente en el manejo de inventarios de Librería Julieta con el fin de automatizarlos y obtener mayor nivel de seguridad en el manejo de información involucrada en dichos procesos.

• Diseñar un sistema que automatice los procesos que han sido encontrados previamente en el análisis y se ajuste a las necesidades y requerimientos de librería.

• Implementar una solución informática que permita llevar eficientemente el inventario, evite los robos o pérdidas de libros.

• Pronosticación exacta para el abastecimiento de los artículos.

• Realizar un registro de proveedores para su fácil ubicación.

• Controlar la adquisición y venta de los artículos.

1.3. Justificación.

La razón del proyecto a desarrollar es contar con un sistema que permita a la librería manejar de mejor forma el control de inventarios, será una solución tecnológica que permitirá el control automatizado de la entrada y salida de libros.

El sistema ayudará a disminuir el tiempo para realizar inventarios en la librería evitando tiempos muertos o paralizaciones por motivos de controles de stock de libros, así también se evitará pérdidas lo cual normalmente sucede con los sistemas actuales de control de inventarios que se los viene haciendo de forma manual utilizando herramientas básicas y de poco control.

1.4 Alcance y delimitación.

El desarrollo del sistema automatizado implica el estudio y análisis de cada uno de los procesos que se hallan involucrados en el manejo de control de inventarios en Librería Julieta. Con dicho análisis se detectarán procesos que no se vienen realizando de una adecuada manera a fin de corregirlos. Una vez que se tengan claros los procesos que intervienen en el sistema, se procederá a la automatización del ingreso/salida de libros en las ventas en la tienda. Para ello, al realizar el ingreso de libros se procederá a ingresarlos al sistema de acuerdo a su código, además de que almacenarán información referente al libro como: identificación del libro, fecha de ingreso y otros datos importantes que al realizar el estudio de los procesos involucrados en el control de inventarios. Una vez registrada la información será almacenada en una base de datos. Cuando exista una salida de libros, en el momento de facturación de uno de ellos, los datos serán modificados en la base manteniendo actualizado el inventario de artículos en estantes, de esta forma evitar los robos o pérdidas de libros.

La localización de la librería Julieta se encuentra en la parroquia San Bernardino, entre avenida panteón y avenida Cajigal, Edificio Marlene local 3, el tiempo estimo para realizar el sistema es de 2 meses.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1. Antecedentes de la investigación.

Autor: Campos Q. Yesika B.

Fecha: Julio 2006

Institución: Universidad Experimental Nacional Politécnica “Antonio José de Sucre” Vise-Rectorado “Luis Caballero Mejías”

Título: Sistema de Información bajo ambiente Web que permita la gestión y evaluación de proyecto de infraestructura para el programa de Desarrollo Especial y Físico. (De La Oficina de Planificación Del Sector Universitario).

Objetivo: Diseñar un Sistema de Información bajo ambiente Web que permita la gestión y evaluación de proyectos de infraestructura para el programa de desarrollo espacial y físico de la OPSU.

Vinculación: El trabajo de se realizó el desarrollo del sistema bajo el concepto de software libre utilizando el lenguaje de programación PHP y utilizando la metodología para modelado de sistema UML.

Autor: Gudiño, Jan Pierre

Fecha: Febrero 2007

Institución: Instituto Universitario de Tecnología y Administración Industrial (IUTA).

Título: Sistema de Información para el control del inventario de las estaciones de trabajo de la oficina de planificación del sector universitario en la coordinación de tecnología y servicios de información.

Objetivo: Implantar un sistema de inventario automatizado en la coordinación de Tecnología y Servicios de información que permita conocer de forma detallada los equipos y dispositivos informáticos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).

Vinculación: Se toma como referencia el sistema automatizado de inventario que es considerado para mejorar el funcionamiento,

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