Sistema De Control De Inventarios

1) ¿Qué es inventario?

Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

En una empresa industrial o manufacturera, de las que se encargan de procesar la materia prima para elaborar un nuevo producto, se manejan tres tipos de inventarios: inventario de materia prima, inventario de productos en proceso e inventario de productos terminados.

a) Inventario de materia prima:

Es el valor del conjunto de los materiales primarios que la empresa compra para la elaboración de sus productos. Pueden estar constituidos por materiales básicos, como pulpa de madera para la elaboración de papel, fibras para la elaboración de textiles productos agropecuarios para la conservación de alimentos enlatados, etc…, o por bienes manufacturados, como chips de memoria en el caso de empresas ensambladoras de computadoras, o ambos tipos de materiales.

Disponer de materias primas suficientes confiere ventajas a una empresa, tanto en sus compras como en su producción, por cuanto el Departamento de Compras se beneficia de la posibilidad de adquirir los materiales necesarios en grandes cantidades, a fin de obtener provecho de los descuentos por cantidad que ofrecen los proveedores. Además en caso de preverse un aumento en los precios o una escasez de materiales específicos, o en ambos casos, la posesión de grandes existencias de materia prima garantiza a una empresa disposición de provisiones adecuadas y suficientes a costos razonables.

La certeza de disposición de materias primas suficientes, cuando es necesario, permite al Departamento de Producción cumplir con sus programas de producción y hacer el uso más eficiente posible de sus instalaciones, de la planta física y de su personal. Por lo tanto, son muchas las razones validas por las que los departamentos de Compras y Producción de una empresa deseen contar grandes inventarios de materias primas.

b) Inventario de productos en proceso:

Es el valor de los productos que están en una etapa intermedia de la cadena de producción, sin que haya concluido su elaboración.

Los inventarios de productos en proceso son parte indispensable de los sistemas industriales modernos porque conceden cierto grado de independencia a cada una de las operaciones del ciclo de producción. Esto, a su vez, contribuye a la programación eficiente de las diversas operaciones y a la minimización de costos diversos y tiempos ociosos. Por esta razón, el Departamento de Producción de una empresa deseará mantener razonables inventarios de productos en proceso. Por regla general, cuanto más prolongado sea el ciclo de producción en una empresa, mayores serán sus inventarios de productos en proceso

c) Inventario de productos terminados:

Se refiere al valor de los productos ya elaborados y disponibles en el almacén, listo para su venta.

En una empresa comercial de las que se dedican a la compra y venta de productos, el inventario de refiere al valor de sus mercancías destinadas a la venta

2) Diferencia entre el sistema de inventario periódico y el de inventario permanente.

Sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden una gran variedad de artículos con alto volumen de ventas y un costo unitario relativamente bajo, como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc…

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Sistema de inventario permanente, continuo o perpetuo, este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario periódico. Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada; de allí el nombre del sistema de inventario permanente.

Bajo este sistema también se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de la mercancía vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por cualquier compra de mercancía. Cuando se vende mercancía, se hacen dos asientos: El primero registra el ingreso por ventas ( Débito a efectivo o cuenteas por cobrar, crédito a Ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta de inventario y registra el costo de la mercancía vendida (débito a la cuenta Costo de mercancías vendidas, crédito a inventario).

El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artículos de valor unitario alto, como automóviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto fácil.

En una empresa que vende grandes cantidades de mercancía a bajo costo, el registro del costo de cada transacción de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de víveres, almacenes por departamentos y la mayoría de comerciantes pequeños han usado tradicionalmente el sistema de inventario periódico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente.

El sistema de inventario permanente a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios.

3) Tres métodos básicos de evaluación de inventario de mercancías.

Método del costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.

Los primeros costos que entraron al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

Método de las Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

Este método presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la venta.

Los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo.

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario.

Método Promedio Móvil.

Se basa en el costo promedio del inventario durante el período.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo.

- Determinar el costo

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