Sistema De Polizas

1. Definir sistema de pólizas.

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

Consiste en registrar las operaciones realizadas diariamente en unas formas llamadas pólizas. Tales operaciones se clasifican por cuentas, de acuerdo con un catálogo establecido, procediendo después a su registro. Dentro del sistema de pólizas, se utilizan dos métodos:

De póliza única. Se aplica registrando las operaciones que efectúe la empresa, cualquiera que sea su tipo (venta, compras, entradas y salidas de efectivo, etc.) en una póliza única.

De pólizas varias. Consiste en agrupar las pólizas de acuerdo con las operaciones homogéneas de la empresa. Por lo común, se utilizan tres tipos de pólizas: póliza de ingresos, de egresos y de diario, cada una de diferente color para identificarlas y hacer más fácil su proceso.

2. Definir catálogo de cuentas.

El catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

٭ Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

٭ Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

٭ Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

٭ Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iníciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

٭ Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

3. Definir póliza cheque.

En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago; es decir, la póliza de egresos o cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la operación implica una salida de dinero del banco a través de un cheque.

Las operaciones que se registrarían y los comprobantes que se anexarían a una póliza de egreso o cheque serían los siguientes:

a) La compra de materia prima, cuando se paga al proveedor con un cheque y nos entrega una factura.

b) La compra de herramienta para el negocio, por la cual hacemos un cheque y nos dan una factura.

c) Cuando cambiamos un cheque en el banco

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