Sistema De Polizas

3.1-SISTEMA DE PÓLIZAS

DEFINICIÓN. Es un sistema de registro manual o electrónico, que se caracteriza por la realización de una póliza para cada operación o transacción económica, sin embargo, el formato del libro diario o diario continental se sigue manteniendo tanto en sus características como en sus datos. En caso de que el asiento principal genere complementarios sí se registran en la misma póliza

Al finalizar el periodo de registro, se totalizan las columnas de las pólizas y se prepara un asiento de concentración, el cual se pasa al diario general y de ahí al mayor general.

Las pólizas se elaboran con las copias que se necesiten (por duplicado, triplicado, etc.) y a la póliza original, se le anexa el documento fuente (documento comprobatorio).

CLASIFICACIÓN:

Podemos encontrar dos clasificaciones en el sistema de pólizas, la cual se elegirá, dependiendo el tipo de control que se quiera tener en la entidad económica:

I. Basándose en los movimientos del efectivo:

1. Pólizas de entradas de efectivo. Se registrarán todas las operaciones que impliquen entradas de efectivo (Cargos a efectivo). Se registran en hojas de color azul.

2. Pólizas de salidas de efectivo o pólizas cheque. Se registrarán todas las operaciones que impliquen salidas de efectivo (Abonos a efectivo). Se registran en hojas de color amarillo.

3. Pólizas de diario. Se registrarán todas las operaciones que no impliquen entradas o salidas de efectivo, o que al mismo tiempo implique entrada y salida de efectivo por el mismo importe monetario. Se registran en hojas de color verde.

II. Basándose en los ingresos y egresos.

Ingresos. (NIF A-5 p 43-50). Un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.

Si partimos de que un ingreso es lo contrario a un egreso, definiríamos a los egresos como: Un egreso es el decremento de los activos o el incremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el déficit, respectivamente.

1. Póliza de ingresos. Se utilizan para registrar los ingresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color azul.

2. Póliza de egresos. Se utilizan para registrar los egresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color amarillo.

3. Póliza de diario. Se utilizan para registrar las operaciones que no implican ingresos o egresos de la entidad económica, o que implican ambos en el mismo momento. Se registran en hojas de color verde.

Ventajas de la utilización del sistema de pólizas:

• Permite la división del trabajo, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente.

• Fortalece el control interno, ya que para que una póliza sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por personal autorizado.

• El empleo de las copias, facilita los pases a los auxiliares y tabulares, sin necesidad de interrumpir actividades de otros empleados.

• El registro se efectúa con mayor rapidez.

Desventajas de la utilización del sistema de pólizas:

• La falta de cuidado en el registro de las operaciones, ocasionaría una serie de errores.

PRÁCTICA:

Registrar en sistema de pólizas (basándose en las entradas y salidas de efectivo y después basándose en los ingresos y egresos), las siguientes operaciones (Todas las operaciones son independientes, por lo que no se pide procesamiento de datos, ni obtención de estados financieros):

1. Se vende de contado mercancía por $100,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpétuos).

2. Se compra a crédito mercancía por $37,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpétuos).

3. Se recibe un pago de un deudor por $15,000.00 (De una operación que no incluía IVA).

4. Se le pagan a un proveedor $28,000.00 (De una operación que incluía IVA)

5. Se compra a crédito un automóvil para uso de su administrador por $185,000.00 más IVA.

6. Los socios aportan $500,000.00 en efectivo, para constituir la sociedad.

7. Se registra la depreciación de una computadora por $800.00.

8. Se paga la renta de un edificio con un cheque por $10,000.00.

9. Se realiza un traspaso por $250,000.00 de una cuenta del banco “X” a una cuenta del banco “Y” (Ambas cuentas son a nuestro nombre).

10. El banco nos paga una comisión por $8,000.00, incluyendo IVA.

11. Pagamos con efectivo físico $600.00 de intereses por un crédito que obtuvimos.

Tipos de software contable

Hoja de cálculo

Para llevar la contabilidad, las empresas utilizan programas con hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Spreadsheets. Se puede adaptar una hoja de cálculo a casi todas las necesidades básicas de contabilidad. Por ejemplo, puedes utilizar los programas de hojas de cálculo para la lista de gastos, ventas u otros datos financieros pertinentes, e incluso para manejar las funciones de contabilidad más avanzados. En general, un negocio muy simple sólo dependerá de una hoja de cálculo para manejar la contabilidad, mientras que la mayoría requiere de más de una hoja de cálculo para complementar otros procesos contables.

Software para contabilidad comercial

Un software de contabilidad comercial como QuickBooks o Peachtree puede manejar a la mayoría, si no todas, de las pequeñas y medianas necesidades contables de un negocio. Un software de contabilidad de trabajo para casi cualquier tipo de negocio te permite crear funciones personalizadas que se adapten a tus necesidades específicas. El software de contabilidad comercial a menudo incluye gráficas que resumen datos, así como informes que proporcionan una imagen de la salud de una empresa. Cada tipo de software de contabilidad comercial tiene fortalezas y debilidades.

Software para contabilidad empresarial

Las empresas grandes llevan a cabo operaciones de una complejidad enorme y el software de contabilidad de la empresa es fundamental para la gestión de esta complejidad. El software de contabilidad para empresas grandes a menudo integra su contabilidad con otros servicios prestados por el mismo software como son la gestión del flujo de trabajo, la inteligencia de la empresa y la planificación de proyectos. A menudo, cuando una gran empresa adquiere este tipo de software de contabilidad, se sigue un protocolo de múltiples etapas que incluye una solicitud de información de los proveedores de software de contabilidad, una demostración del producto y la comunicación con otras empresas que utilizan el mismo software.

Software de contabilidad personal

A veces, una empresa crea su propio software de contabilidad. Esto sucede a menudo, casi por accidente: cuando el negocio crece, el personal capacitado puede pedir o elaborar un software para manejar diversas situaciones contables hasta que con el tiempo la empresa encuentra que ha creado su propio software de contabilidad personalizado. Por ejemplo, bajo condiciones muy específicas una empresa, como el Grupo de Solución Integrada, Inc., crea su propio software debido a que no hay programas de contabilidad comerciales que cumplan con sus necesidades.

3.2- Aplicación en los casos prácticos de software

Aplicación de casos prácticos de Software: determinar la importancia y la eficacia del Software.

Es el software de contabilidad que también es considerado como el software de aplicación y puede ser utilizado para conservar y mantener los registros así como procesos que están relacionados con las transacciones de contabilidad.

Esto puede basarse también en los módulos prácticos y casos prácticos como cuentas por pagar, nómina, balance de comprobación y cuenta por cobrar.

Este tipo de software puede considerarse también como el sistema de información para la contabilidad como actividad.

Bien, el desarrollo de dicho software puede suceder en la casa donde las empresas o negocios pueden diseñarlo dirigiéndose primero a sus requerimientos.

A veces empresas también prefieren obtener los paquetes de software de contabilidad de terceros que localmente se modifican en orden a los trajes de sus requerimientos de la mejor manera posible.

Pero el hecho es que el software de contabilidad varía en cuanto a su costo y complejidad.

La aplicación de estas herramientas puede ocurrir sobre la base de casos prácticos de software.

Si usted se verá después de 1990, entonces usted puede encontrar el mismo mercado se encuentra en varios tipos de consolidación considerable.

Hay muchos proveedores que están dejando los oficios sólo o están siendo comprados en algún momento por los grupos más grandes.

En la mayoría de los casos, la implementación de software de contabilidad es considerado como un gran aspecto que la selección del software afectado.

La configuración e instalación como elementos a menudo juega un papel importante cuando se trata del real costo para poseer el negocio y para mantener las smoothers de procesos.

Cada vez que utilice el sistema informático, usted hará menos errores al calcular totales y en escribir, minimizar la confusión.

El software de factura permite generalmente que incluye el porcentaje de impuestos mientras adecuados y con sistema de hacer todos los cálculos.

Es el beneficio útil, especialmente mientras tienes las facturas exhaustivas y donde varias horas y elementos específicos son facturados en diferentes ritmos.

Cuando el sistema está constituido por derecho, elegir y seleccionar elementos siendo facturados y el resto pueden ser hacia fuera para usted.

El principal beneficio de hacer uso del sistema computarizado es una capacidad para ejecutar los informes para decidir que los clientes han pagado y que no han.

El informe de envejecimiento también le dice a quién usted le debe, para saber cómo largo y cuánto.

Se realiza muy fácilmente así como le pone totalmente en control de las finanzas.

...