Organizacion

UP – Organización de Eventos III

Lic. Adriana Bruno

4 UNIDAD 1. LOS EVENTOS MULTIDISCIPLINARIOS

Identificamos como Eventos Multidisciplinarios a las Convenciones, Exposiciones y Eventos de Competición Deportiva y/o Cultural porque su realización implica la sumatoria de múltiples eventos que se desarrollan de manera sucesiva y/o simultánea. Y este es el motivo en el cual se basa su complejidad, ya que demandan una mayor cantidad de acciones a considerar, controlar y coordinar.

La ejecución de este tipo de eventos requiere:

 Un método de trabajo lógico y efectivo para organizar actividades interrelacionadas, mediante un procesos sistemático.

 Trabajar por Comisiones o Comités

 Personal altamente capacitado por especificidad técnica o especialización académica

 Gran cantidad de personal por áreas específicas

La realización de éstos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan muchos millones de dólares, por ello los organizadores y los expositores cada día necesitan estrategias y técnicas nuevas y perfeccionadas para tener mejores resultados.

Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas. También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos. Para cada objetivo planteado se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.

La selección y concepción específica de una convención y el tener un propósito claro y concreto son cruciales para tener éxito en su realización. Los mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden ocasionar pérdidas de imagen, dinero y ser muy costosos.

El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboración del plan y muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso, para una buena planificación el grupo organizador debe conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.

Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.

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Lic. Adriana Bruno

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La planificación general debe incluir:

 La definición de los objetivos generales y específicos

 Las políticas generales

 La temática general y particular del evento

 El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes

 La estructura de organización y la distribución de funciones

 La formación, organización y programa del grupo de trabajo

 La mecánica de trabajo y su realización (procedimientos)

 Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero

 La contratación de lugares y servicios

 Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos

 La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución

 Las proyecciones de ventas y beneficios

 Las estrategias de comercialización y difusión

 El control de la aplicación de recursos

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